8 verktøy for å effektivisere eksterne arbeidsprosesser

Å drive en ekstern virksomhet uten hovedkontor, fleksible tidsplaner og muligheten til å reise hvor som helst i verden mens du jobber er spennende. Det kan imidlertid også være skremmende og krever mye arbeid.

Det gode er at teknologien er på din side. Det er nok av programvare du kan bruke for å øke effektiviteten, organisere arbeidsflyter, strømlinjeforme prosesser og forbedre teamsamarbeidet.

Denne listen er ikke uttømmende, men her er noen av verktøyene du kan begynne å bruke for din eksterne virksomhet.

1. Søkersporingssystemer

Enten du er en oppstart eller et stort selskap, kan du dra nytte av et søkersporingssystem (ATS). Disse programvareprogrammene lar deg finne all viktig informasjon om søkeren din – fra deres e-poster, intervjuer, tidsplaner og relevante data, alt på ett sted.

ATS gjør rekruttering og ansettelse til en lek ved å bruke AI til å screene kandidater, noe som sparer deg for mye tid fra manuelt å luke ut kandidater som ikke passer regningen. De hjelper deg også med å finne de beste kandidatene ved å rangere dem basert på deres ferdigheter og erfaring. Noen av de mest brukte ATS inkluderer

Arbeidsdag og Drivhus.

I denne digitale tidsalderen hvor falske sertifikater og falske identiteter er utbredt, er bakgrunnssjekker avgjørende for å holde en sikker og trygg arbeidsplass for både ansatte og kunder.

Bakgrunnskontrollverktøy som Goodhire og Chekr er også avgjørende for å verifisere den potensielle informasjonen kandidater har delt med dem.

Disse verktøyene er i samsvar med lovkrav og gir bedrifter et eget dashbord som hjelper dem med å administrere og spore resultatene av bakgrunnssjekkene deres. De fleste av disse verktøyene integreres også med ATS og andre store HR-plattformer.

3. Programvare for prosjektledelse

Å administrere eksterne team kan være utfordrende. Prosjektstyringsprogramvare gir en enkel måte å organisere arbeidsflyter på, holde oversikt over individuelle og teamfremganger, konkretisere prosjekter og få innsikt om teamets fremgang.

Hvis du leder et globalt team, bruker du prosjektledelsesprogramvare som Asana eller Klikk opp kan hjelpe deg spare mye tid å kommunisere og samarbeide med teamet ditt. Disse verktøyene forenkler sømløst samarbeid mellom teammedlemmer på hele plattformen – ikke behov for e-poster og unødvendige møter!

4. Programvare for elektronisk signatur

Å drive en ekstern virksomhet betyr ikke at du kan hoppe over viktige prosesser som å signere dokumenter og kontrakter. Fjernoppsettet kan gjøre signering av sensitive dokumenter til en utfordring.

Ingen ønsker å dele sine e-signaturer uten først å sørge for at plattformen er trygg. Det gode er at verktøy som Pandadoc og DocuSign er at de legger til rette for distribusjon og innsamling av sensitive dokumenter sammen med e-signaturer. Det er nok av andre nettbaserte dokumentsigneringsapper der ute som du kan sjekke.

E-signaturer er anerkjent for å tilsvare tradisjonelle signaturer. De er juridisk bindende hvis partene lar deg laste opp filer på en sikker måte og signere digitale dokumenter. Derimot, lovligheten av elektroniske signaturer varierer avhengig av hvor du er i verden.

5. Wiki

Informasjonsformidling og opplæring kan være utfordrende å gjøre når man driver et eksternt selskap. En bedriftswiki fungerer som et sentralt depot eller database med kunnskap.

Det gir alle tilgang til dokumenter og viktige prosesser i ansattes arbeidsflyter. De er enkle å få tilgang til, redigere og dele, slik at eksterne arbeidere forblir orientert om endringer, oppdateringer og nye retningslinjer på jobben.

Det gjør ombordstigning enklere, og gir nye ansatte mulighet til å navigere seg gjennom selskapet. Det letter fjernarbeid, og fungerer som en guide der de kan lære om selskapets prosesser. Noen wikier du kan vurdere er XWiki og SlimWiki. Det er mange andre nettsteder for å hjelpe deg med å lage din egen Wiki.

6. Programvare for ansattgjenkjenning

På grunn av begrenset interaksjon og støtte, føler mange fjernarbeidere seg ofte isolerte og usett. Mange studier viser at anerkjennelse og rettidig, passende tilbakemelding ikke bare øker folks prestasjoner, men også forbedrer oppbevaring og jobbtilfredshet.

Plattformer som Motivositet gi teammedlemmer muligheten til å lære om andre i teamet, sette pris på hverandre og fremheve gevinstene deres, gi spotbonuser og lage tilpassede priser og merker som lagene kan streve etter.

Motivosity lar teammedlemmer gi ut Motivosity-penger som ansatte kan bruke til å kjøpe gavekort, bestille flyreiser eller donere til veldedige formål. Andre alternativer for Motivosity inkluderer Bonusly og Kudos.

7. Bedriftsmeldingsapper

Fjernarbeid vil ikke fly uten en plattform som vil bringe teamet sammen. Selv om team fortsatt kan bruke e-post, er det klumpete, tidkrevende og uorganisert. Bedriftsmeldingsapper som Slakk lar deg få kontakt med hvem som helst individuelt eller i grupper.

Du kan også integrer andre apper i Slack for å øke funksjonaliteten og strømlinjeforme prosesser i apper. Du kan for eksempel koble din Asana til Slack eller bruke Giphy i Slack når du vil legge til moro i samtalene dine. Andre apper som ligner på Slack inkluderer Chat på arbeidsplassen eller Microsoft Teams.

8. Planleggingsprogramvare

Planlegging er en annen oppgave som tar opp alles tid, ekstern eller ikke. En ekstra komplikasjon i de fleste fjernarbeid er imidlertid realiteten med tidssoneforskjeller. Dessuten må mange eksterne arbeidere sjonglere med mer enn én jobb, noe som gjør det mye vanskeligere å planlegge for samtaler.

Planleggingsplattformer som Calendly integreres med kalenderne dine og eliminerer frem og tilbake for å finne den beste tiden for begge parter. I mellomtiden apper som GoReminders lar deg automatisere tekstmeldinger slik at du kan sende automatiske avtalepåminnelsesmeldinger til teamet eller kundene dine.

Dette sikrer at folk dukker opp på møtet, og hindrer deg i å kaste bort tid og penger på å vente på at de skal dukke opp.

Bruk teknologi for å øke den eksterne virksomheten din

Fjernarbeid har mange fordeler. Imidlertid kan det være vanskelig å kjøre en, spesielt hvis du planlegger å gjøre ting på den tradisjonelle måten. Ikke bare vil du ha mer papirarbeid, men det er vanskelig, til og med umulig, å kommunisere godt og spore fremdriften til prosjekter, uten hjelp av verktøy.

Oppgrader spillet ditt med programvare og verktøy som kan øke hastigheten og strømlinjeforme de eksterne arbeidsprosessene dine og bidra til å lime teamet for å oppnå en bedre arbeidsplasskultur for bedriften din.

8 tips for å skape et produktivt eksternt arbeidskontormiljø

Les Neste

Om forfatteren