De 6 beste verktøyene for å overvinne vanlige tidskastere på arbeidsplassen

Noen få glipper av og til i løpet av arbeidsdagen er uunngåelig. Men hvis disse distraksjonene blir konsekvente vaner, kan de skade kvaliteten på arbeidet ditt og produktiviteten.

Mens noen produktivitetsdrepere er åpenbare, forkleder andre seg som nødvendige oppgaver. Hvis du ikke er forsiktig, kan disse tidsbrukerne lett snike seg inn i dagen din og kaste bort timer. Å gjenkjenne disse aktivitetene og bruke passende verktøy for å motvirke dem kan hjelpe deg med å gjenvinne kontrollen over tiden din.

1. Spike for å redusere e-postoverbelastning

Å lese og svare på e-poster er en av de arbeidsaktivitetene som kan virke ufarlige, men det kan raskt spise opp tiden din hvis den ikke administreres riktig. Overbelastning av e-post kan være forårsaket av flere faktorer, for eksempel en overfylt innboks, mangel på organisering eller manglende bruk av egnede interne kommunikasjonsverktøy. Hvis det ikke merkes av, kan overbelastning av e-post også bli en betydelig kilde til stress og angst.

Gå inn i Spike, et brukervennlig, men robust e-postverktøy som kan hjelpe deg å få en

håndtere den overfylte innboksen din og øke produktiviteten. For det første lar Spike deg samle alle e-postkontoene dine på ett sted, slik at du enkelt kan administrere alle meldingene dine fra samme dashbord. Den har også en rekke funksjoner som hjelper deg med å organisere og prioritere e-postene dine, for eksempel Prioritert innboks, som skiller viktige meldinger fra ikke-prioriterte e-poster, slik at du kan fokusere på den viktigste kommunikasjonen din.

I tillegg har du full kontroll over e-postvarslene dine. Du kan også bruke Spikes snooze- og påminnelsesfunksjoner for å sette av tid til å lese og svare til e-poster (batch e-postaktiviteten din), i stedet for å la dem kaste bort de produktive timene dine arbeidsdag.

Nedlasting: Spike for Android|iOS | Windows | Mac os (Gratis, premium-kontoer tilgjengelig)

En oppsummering av de vanligste tidssløserne på arbeidsplassen ville ikke vært komplett uten å nevne sosiale medier. Tillokkelsen ved å sjekke Facebook, Twitter eller TikTok kan være vanskelig å motstå, men disse aktivitetene kan raskt tære på arbeidsdagen din uten at du skjønner hvor mye tid du har tapt.

Hvis du sliter med å holde fokus på jobben, er Unpluq et verktøy som kan hjelpe deg med å overvinne distraherende apper ved å gjøre det vanskeligere for deg å bruke dem. Alt du trenger å gjøre er å legge til appen du ønsker å blokkere og velge distraksjonsbarrieren din, for eksempel skanne en QR-kode, riste telefonen i 5 sekunder eller trykke på 7 knapper. Du kan også tilpasse vanskelighetsgradene til disse barrierene.

Unpluq vil blokkere alle varsler fra appen og hindre deg i å åpne den før den angitte tiden er ute, eller du bevisst utfører distraksjonsbarrieren. Målet er å hjelpe deg med å bryte vanen med tankeløst å bla gjennom dine sosiale medier og i stedet fokusere på arbeidet ditt.

Nedlasting: Unpluq for Android (Gratis, tilbyr ved kjøp)

3. IFTTT for å automatisere repeterende oppgaver

I likhet med e-postaktiviteten din, kan repeterende oppgaver bli ulvene i fåreklær på arbeidsdagen din, snike seg inn og sluke tiden din uten at du er klar over det. Å gjenta de samme oppgavene kan være en betydelig kilde til bortkastet tid og kjedsomhet på arbeidsplassen, spesielt hvis du kan automatisere disse prosessene for å bruke tiden din og ferdighetene dine på oppgaver med høy verdi.

IFTTT er en plattform som lar deg koble til forskjellige apper og enheter for å lage "oppskrifter" som automatiserer oppgaver. Du trenger ikke være programmerer for å bruke IFTTT; alt du trenger er en grunnleggende forståelse for å lage en oppskrift.

Du kan for eksempel bruke den for automatisk å legge ut daglige påminnelser til Slack-kanalen din eller legg til fullførte Asana-oppgaver i et Google-regneark, i stedet for å måtte gjøre det manuelt. Du kan bruke en av flere oppskrifter som allerede er laget eller lage dine egne basert på dine spesifikke behov.

Dette verktøyet automatiserer effektivt hverdagslige, repeterende oppgaver som ellers ville tapt tid og energi.

Nedlasting: IFTTT for Android | iOS (Gratis, premiumversjon tilgjengelig)

4. Yac å kutte ned tid brukt i møter

Møter kan være en viktig del av arbeidsplassen, men de kan også fort bli bortkastet tid hvis du ikke håndterer dem godt. Fjernarbeidere er spesielt berørt av unødvendige møter, da de har blitt en vanlig måte for team å holde seg oppdatert på.

Et av hovedproblemene med møter, spesielt på eksterne arbeidsplasser med team spredt over hele kloden, er at de krever at alle deltakerne er online og tilgjengelige samtidig, noe som kan være utfordrende å oppnå på grunn av tidssonen forskjeller. Dessuten er synkron kommunikasjon ikke alltid den mest produktive måten å jobbe på, da det kan føre til distraksjoner og forstyrrelser.

Du kan bruke asynkrone kommunikasjonsverktøy som Yac for å redusere tiden du bruker i møter. Yac er en chat-app som lar deg ta opp og dele talemeldinger med teamet ditt.

Ønsker du å gi tilbakemelding på et design eller forklare en prosess? I stedet for å starte enda et Zoom-møte, kan du spille inn en rask Yac-melding og utnytte skjermdelingsmulighetene for å illustrere poenget ditt.

Det går raskere å sende en talemelding enn å skrive, og dens asynkrone natur gjør at folk kan lytte til den når det passer dem, noe som hjelper deg med å unngå unødvendige møter og sparer tid.

Nedlasting: Yac for Android | iOS | Windows | Mac os (Gratis, premiumversjon tilgjengelig)

5. RecueTime for å unngå multitasking og oppdage andre tidskastere

Multitasking blir ofte utpekt som en produktivitetsforsterker, men det undersøkelser forteller en annen historie. Multitasking kan faktisk føre til redusert produktivitet på grunn av kognitiv overbelastning. Dessuten kan multitasking være en betydelig kilde til distraksjoner, noe som fører til at du mister fokus og bruker mer tid på oppgaver du ikke trenger.

RecueTime er en tidssporingsapp som kan hjelpe deg med å spore hvordan du bruker tiden din og blokkere de største distraksjonene dine for å hjelpe deg mestre enkeltoppgaver. Den kjører i bakgrunnen på enhetene dine for å spore appene og nettstedene du bruker mest, samt hvor lang tid du bruker på hver av dem.

Denne informasjonen kan hjelpe deg med å identifisere hvilke oppgaver som tar mest tid og hvilke aktiviteter som får deg til å miste fokus. Du kan deretter bruke denne informasjonen til å oppdage og eliminere andre tidsbruk. RescueTime har også en Fokus arbeid funksjon som gir deg mulighet til å konsentrere deg om arbeidet ditt i en bestemt periode.

nedlasting: RecueTime for Android | iOS | Windows | Mac os (Gratis prøveversjon, premiumversjon tilgjengelig)

6. ANC-hodesett for å redusere bakgrunnsstøy

Det kan være utfordrende å finne et rolig sted å fokusere på arbeidet ditt i dagens åpne kontorlandskap. Eksterne arbeidere kan også slite med støy fra kjæledyr, barn eller andre mennesker rundt. Bakgrunnsstøy kan være en betydelig distraksjon som hindrer deg i å komme inn i sonen.

ANC-hodetelefoner (active noise-cancelling) kan være en fin måte å redusere bakgrunnsstøy og forbedre fokuset på. Ved å kansellere lyden fra omgivelsene dine skaper ANC-hodetelefoner et støyfritt arbeidsområde, slik at du kan holde fokus på oppgaven.

Gjenvinn kontroll over tiden din for å forbedre produktiviteten

Å sette deg selv i en sterk posisjon som lar deg få gjort mer på kortere tid er nøkkelen til suksess på alle felt. For å gjenvinne kontrollen over tiden din og forbedre produktiviteten din, må du være proaktiv når det gjelder å gjenkjenne vanlige tidsbrukere på arbeidsplassen og finne verktøy og strategier for å eliminere dem. Verktøyene vi har nevnt i denne artikkelen kan hjelpe deg med å gjøre nettopp det.

Hvordan unngå overforbruk av kommunikasjons- og samarbeidsverktøy

Føler du deg noen gang overveldet av det store antallet samarbeidsverktøy du har til rådighet? Slik kan du unngå det.

Les Neste

Om forfatteren