6 måter å garantere å fornærme, sinne og irritere med hver e-post du sender

Annonse

E-postmeldinger er tøffe. Det er veldig vanskelig å komme over hva du virkelig vil si i en e-post, og halve tiden vil folk nesten alltid misforstå deg. Mye av problemet kommer ned på at menneskene du skriver til ikke kan se ansiktet ditt. De kan ikke se smilet i ansiktet ditt, og du kan ikke se uttrykket i ansiktet deres - det naturlige menneskets evne til å forstå følelser i ord gjennom ansiktsuttrykk er fullstendig ugyldig i et e-post.

Så, hva kan erstatte ansiktsuttrykk og tonetone? Hvordan får du effektivt frem meldingen din uten å få alle vennene dine eller alle på kontoret royalt merket av deg?

Forfatter Peter Drucker skrev en gang, "Det viktigste i kommunikasjonen er å høre hva som ikke blir sagt.” Jeg vil gå et skritt lenger enn det, og si at det viktigste ved å sende en e-post er å avklare akkurat nok slik at mottakeren ikke hør hva som ikke er sagt. Det som skaper mest problemer med e-postkommunikasjon er faktisk når personen som mottar e-posten tolker alle slags forferdelige ting du har antydet, selv når du bare har skrevet en enkelt linje.

Det er dette som fører til hat og misnøye. Det er dette som bygger harme. Dette er grunnen til at karen over bordet på morgenmøtet stirrer på deg, fordi du hadde sendt ham på en e-post som du sendte ut i går ettermiddag, og han tok det som et personlig angrep.

Lag din perfekte e-post

Her på MUO har vi dekket mye om det tekniske aspektet ved å sende e-post, som sende e-post anonymt Slik sender du anonyme e-poster: 5 snodige metoderDet er ikke vanskelig å sende en anonym e-post. Og det er legitime grunner til å bruke en anonym e-postkonto. Vi viser deg hvordan. Les mer eller e-posten min på sende e-post fra Excel Slik sender du e-post fra et Excel-regneark ved hjelp av VBA-skriptKodemalen vår vil hjelpe deg med å sette opp automatiserte e-poster fra Excel ved hjelp av CDO (Collaboration Data Objects) og VBA-skript. Les mer . Men hva med følelsessiden av e-post? Hva med hvordan du kommer over i e-postene dine, og bedre måter å presentere deg på i det skrevne ordet som ikke får alle så haket av deg hele tiden?

Vel, det er ikke uten mye smerte og lidelse at jeg kan stå her i dag og fortelle deg at jeg nå er i en posisjon til å hjelpe. Jeg har gjort omtrent alle feil som kan gjøres med e-post, fra de første dagene kl college, da jeg forsøkte å starte en markedsføring på flere nivåer ved å sende e-post til alle på campus. I løpet av et døgn fikk jeg kontoen min stengt i 24 timer og en stor, stygg advarsel fra IBMs hovedrammeadministrator om hva som definerer “spamming”.

Det var ikke så mye leksjoner i e-postetikette, ettersom det var en vekker at e-post virkelig kan få deg i problemer hvis du takler det galt. Gjennom årene jeg har fornærmet mennesker, har jeg blitt fornærmet, og jeg har fått episke skråstikk-ordkamper med mennesker. Jeg vil si at noen vant - men ingen vant noen gang. Derfor står jeg her i dag og håper å hjelpe fremtidige legioner av den utsendte offentligheten bedre å utarbeide disse e-postene før jeg klikker på send-knappen.

1. Sender en roman

En av mine første skyldige synder da jeg først begynte å jobbe som ingeniør, var at jeg nesten alltid ville skrevet e-poster som strakte seg over tre eller fire avsnitt. Årsaken var ikke bare fordi jeg kan skrive ganske raskt, men fordi jeg alltid følte at hvis jeg la noen detaljer ut, ville folk ikke virkelig forstå hva jeg snakket om. Det kan være sant til en viss grad - og vi kommer til e-postmeldinger som er for korte om et øyeblikk - men det er noe å si for å gjøre det enkelt.

Når du skriver så kompliserte e-postmeldinger, unnlater du ikke å få budskapet ditt over på forskjellige måter. For det første, det at du skrev så mye, innebærer for personen at du har liten respekt for tiden deres, og hvis du gjør det for ofte, vil du bli irritert. For det andre, mens en e-postadresse på 500 ord organisert i flere avsnitt gir mye mening å du, forvirrer du sannsynligvis alle - og gir dem migrene.

Hvis du er en smed og har en tendens til å skrive for mye, må du alltid gå tilbake og jobbe med å "hugge opp" setningene. Kom på nye og kreative måter å forkorte dem, eller kanskje kan du fjerne dem helt. Kanskje du tilbyr altfor mye informasjon. Fortell folk hva de trenge å vite, ikke hva du vil at de skal vite du vet. Du vet?

2. Sende en to-ords e-post

Det motsatte krenkelsen av den nye e-postadressen er e-postmeldinger som ikke forklarer noe som helst. Det tilsvarer når jeg spør barna mine ved middagsbordet, "Så hvordan var dagen din?”Etter et øyeblikk, et motvillig svar, "Fint.”Ikke sikker på hvorfor jeg til og med gidder, trykker jeg på. “Hva gjorde du, noe gøy?”Det uunngåelige svaret, "Nei egentlig ikke.”

Jeg forstår ærlig ikke hvorfor noen mennesker til og med gidder å bruke e-post. Hvis du er heldig, vil en e-post fra denne personen inneholde en eneste full setning. Hvis du er uheldig, vil personen be deg om å gjøre noe for dem, men ikke gidder å forklare nøyaktig hva de vil at du skal gjøre. Det er som å sende ut en nødmelding over en radio når du er tapt midt i villmarken, og ikke unnlater å informere redningsmannskapene hva koordinatene dine er.

Det er ekstremt frustrerende, fordi folk må slite med å forstå hva i all verden du snakker om. Enda verre er det at du faktisk tvinger dem til å kaste bort tid på å svare på e-posten din, bare for å be deg om å utdype litt mer.

Jeg mistenker at de fleste med dette problemet skriver så korte e-poster fordi å skrive er en så møysommelig øvelse. Ikke alle kan skrive over 60 til 70 ord i minuttet, så du må ha litt sympati for denne gruppen.

3. Sende en masse e-postmelding for en person

Vil du virkelig merke folk? Send en masse e-post til alle på kontoret ditt bare for å irettesette en enkelt person for noe de gjorde galt. Jeg kaller dette e-posten "offentlig ydmykelse". Vanligvis vet kanskje alle på kontoret allerede at en bestemt person gjorde en feil, men lederen kan ikke la det være i fred. Så de sender ut en masse e-post til alle som forklarer i stor og uutholdelig detalj hvorfor en bestemt handling er så galt å gjøre, eller hvorfor den spesielle feilen er så dårlig.

Jeg må innrømme at i noen av lederrollene mine i det siste, skled jeg inn i denne oppførselen. Jeg har sett andre kolleger av meg gjøre det også. Det er en enkel feil å gjøre, fordi du kanskje vil være sikker på at alle andre du administrerer ikke gjør den samme feilen. Realiteten er at hvis alle allerede vet om det, blir personen som gjorde feilen ydmyket. Hvis de ikke vet om det, er alle forvirrede og usikre på om du snakker om dem eller ikke.

Gjør det enkelt - snakk om det spesifikke problemet med personen som gjorde feilen. Hvis du føler det er viktig nok for alle, kan du sende et varsel, men få det til å høres ut som om det bare er et generell "FYI" sendt fra høyere ledelse - dette fjerner den beskyldende tonen og gjør den mindre personlig.

4. Bruke dramatiske adverb

En annen veldig vanlig oppførsel i e-poster - vanligvis fra folk som er veldig lidenskapelig opptatt av arbeidet sitt generelt, eller om et spesifikt prosjekt som er under diskusjon. Den atferden er overforbruk av veldig dramatiske adverb. Setninger som, “Det designet er bare fryktelig galt”Eller“Den tilnærmingen er smertefullt vag ” tjener bare til å introdusere følelser i diskusjonen.

Når du ser på disse setningene uten adverbene, kan du se hvor mye mer forretningsmessige - og mye mindre antagonistiske - de er. Ellers kommer du bare over som en overdramatisk, bortskjemt brat.

Prøv det uten adverbene. Den utformingen er feil. Den tilnærmingen er vag.

Det kan ikke glede mottakeren - men den angriper dem heller ikke og setter dem på forsvaret. Det er mer profesjonelt, og du kan faktisk være i stand til å gi deg bort som moden voksen, selv når du er uenig med noen.

5. Overforbruk av passiv stemme

Det var faktisk ikke før sent i skriverkarrieren jeg virkelig lærte om og forsto den passive stemmen. Problemet med å lære om det, er at du begynner å se det overalt. En av de mest utbredte bruken av passiv stemme er i e-post, fordi den passive stemmen lar en person skille seg fra en handling.

I stedet for å si:Jeg kjørte klienten til flyplassen ”, som legger ansvaret direkte på skuldrene, kan du i stedet skrive, "Klienten ble ført til flyplassen. ”

Dette er en atferd som er vanlig blant folk som er nervøse for å ta ansvar for omtrent hva som helst, for hvis noe går galt, vil de ikke bli beskyldt. Dette er de samme menneskene som klager når risikotakerne - de som tar ansvar for å få ting gjort - får anerkjennelse eller kampanjer. Sannheten er at folk ser gjennom den passive stemmen i e-post. Hvis du er ferdig med en oppgave eller oppnår et mål, ikke vær redd for å ta æren!

6. Klapper deg selv på baksiden

Merkelig nok er det motsatte ytterpunktet for folk som bruker passiv stemme i e-post hele tiden, de menneskene som nesten alltid skriver om alt i første person. Når du leste e-postene deres, skulle du tro at et prosjekt ikke var en gruppeinnsats, det var en personlig prestasjon. Du skulle tro at personen som sendte e-posten gjorde absolutt alt arbeidet!

Hvordan gjenkjenner du disse e-postene? Telle forekomstene av ordet "jeg".

Når du leser en e-post fra denne typen personer, er det tydelig at de føler at hele verden kretser rundt dem, og at alle burde gi dem konstant kudos for alt arbeidet de har gjort på egenhånd oppnådd. Disse e-postene lar teamkameratene alltid være nedslitte og fullstendig ikke verdsatt. Denne tilnærmingen er raskeste vei til sinne og isolasjon fra jevnaldrende.

Jeg er sikker på at det er mange andre typer e-postmeldinger som virkelig irriterer og fornærmer folk. Jeg vedder på at du også har din egen liste! Hva slags e-postmeldinger setter deg virkelig i gang? Hvilke typer er kjæledyr peeves? Del tankene dine i kommentarfeltet nedenfor.

Bildekreditt: Konsentrert forretningsmann via Shutterstock, Maths Formula via Shutterstock, Ung forretningskvinne via Shutterstock, Ekspressiv Senior via Shutterstock, Military Kid via Shutterstock, Skam via Shutterstock