5 verktøy for å overvinne eksterne teamkommunikasjonsutfordringer

Kommunikasjon på arbeidsplassen utvikler seg raskt, spesielt med fremveksten av fjern- og hybridarbeid. Selv om det er mye å vinne på disse nye måtene å jobbe på, som å benytte seg av en talentmasse som ikke er begrenset av beliggenhet, gir de også nye kommunikasjonsutfordringer.

Du vil ikke få mest mulig ut av det eksterne teamet ditt uten å overvinne disse hindringene. I denne artikkelen vil vi dekke noen verktøy som kan hjelpe deg med å smøre kommunikasjonshjulene på den eksterne arbeidsplassen din.

1. Google Meet å overvinne feilkommunikasjon

Når teammedlemmer på arbeidsplassen ikke er i stand til å forstå hverandre pga feilkommunikasjon, deres samarbeid og produktivitet lider, ettersom det blir umulig å flytte inn samme retning. Feilkommunikasjon er spesielt uttalt på avsidesliggende arbeidsplasser fordi samhandlingen hovedsakelig er basert på skriftlig meldinger, blottet for viktige kommunikasjonssignaler som tonefall, volum, ansiktsuttrykk, gester og mer.

Så hvordan kan du overvinne denne utfordringen?

Av åpenbare grunner er det kanskje ikke et alternativ å ha personlig interaksjon. Du kan imidlertid bruke videokonferanseverktøy som Google Meet for å forbedre kvaliteten på kommunikasjon eller når det er en sjanse for misforståelser, for eksempel adressering av sensitive saker.

Virtuelle møter er en flott løsning for å overvinne utfordringene eksterne team møter med fysiske begrensninger. Google Meet er et gratis, brukervennlig videokonferanseverktøy som lar deg samle deltakere fra hele verden. Bare gå til Google Meet-nettstedet, logg på Google-kontoen din, klikk på Nytt møte for å starte, og det vil generere en møtekobling som du kan dele med andre for å bli med i diskusjonen.

Du kan øke den ved å betale for en Google Workspace forretningsplan som inkluderer andre apper som Gmail, Google Dokumenter, Google Disk, Google Kalender og mer.

2. Vri for å unngå avbrudd på grunn av sanntidskommunikasjon

I fjernarbeidstiden betyr ikke det å være på nett nødvendigvis at du er tilgjengelig. Det er fordi spredningen av varsler fra kommunikasjonsverktøy og forventninger om umiddelbare svar kan bryte arbeidsflyten.

Det har blitt stadig vanskeligere for fjernarbeidere å fokusere på arbeidet sitt fordi de hele tiden blir avbrutt av e-post eller tekstmeldinger i løpet av dagen, noe som fører til kontekstbytte og lavere produktivitet. Men, det handler ikke bare om glidende arbeidsprestasjoner; sanntidskommunikasjon kan også føre til arbeid hjemmefra utbrenthet.

For å finne en løsning kan du prøve å bruke "ikke bryte strømmen"-filosofien til Twist, en asynkron kommunikasjonsplattform, for å hjelpe det eksterne teamet ditt med å samarbeide uten press for å være tilgjengelig samtidig tid.

Twist lar deg organisere innboksen din i søkbare tråder, fullt ut tilpasse varslene dine, lage kanaler (grupper) basert på spesifikke emner, avdelinger, prosjekter og mer. Twist lar deg også integrere andre digitale tredjepartsløsninger du kanskje bruker, inkludert Asana, Calendly, Zapier og mer, for å samle alle arbeidsflytene dine på ett sted.

Alt i alt har Twist som mål å eliminere kommunikasjon hele tiden, slik at du kan utnytte dine produktive timer til dyptgående arbeid.

3. Officevibe å håndtere mangelen på tilbakemeldinger

Å få ansatte til å føle seg verdsatt er en avgjørende faktor for organisasjonens suksess. Engasjerte medarbeidere er mer produktive, og deres generelle tilfredshet bidrar til et positivt arbeidsmiljø.

En sunn arbeidskultur som oppmuntrer til tilbakemelding og skaper et miljø der alle føler seg trygge til å gi uttrykk for bekymringer eller utfordringer, kan imidlertid være vanskelig å dyrke på avsidesliggende arbeidsplasser. Du kan endre dette ved å bruke Officevibe.

Officevibe er en brukervennlig programvareløsning for engasjement som lar deg gjøre pulssjekkundersøkelser for tilbakemelding i sanntid. Dette verktøyet gjør det tunge løftet for deg ved å automatisere prosessen med å sende ukentlige undersøkelser og la ansatte svare anonymt. Deretter gir den detaljerte rapporter som gir deg verdifull innsikt i teamets velvære, slik at du kan handle raskt på problemer som trenger oppmerksomhet.

Officevibe gir deg mulighet til å skape en positiv fjernarbeidskultur der ansatte føler seg mer engasjerte og får makt til å dele problemene sine, noe som hjelper deg med å oppnå bedre resultater.

4. Smultring å overvinne mangelen på meningsfulle samtaler

Ansatte som jobber på kontoret har mange muligheter til å ha meningsfull interaksjon med sine medarbeidere, men fjernarbeidere blir fratatt disse tilfeldige interaksjonene og diskusjonene, noe som kan få dem til å føle seg ekskludert og isolert.

Mangelen på de tilsynelatende uviktige vannkjøler chatter kan skade den eksterne bedriftskulturen og produktiviteten. For å redusere dette problemet og forbedre det eksterne arbeidsmiljøet ditt, kan du prøve å bruke Donut.

Donut er et verktøy som lar den eksterne arbeidsplassen din skape meningsfulle forbindelser fra Slack-arbeidsområdet ditt. Legg til Donut til en Slack-kanal (gruppe) for å automatisk sammenkoble kolleger for virtuelle kaffer, post icebreakers spørsmål, og introduser nyansettelser til onboarding-kompiser for å fremme kameratskap og samarbeid.

Donut forbedrer ekstern teamkommunikasjon ved å oppmuntre til uformelle interaksjoner som bygger tillit, slik at du kan ha et mer inkluderende arbeidsområde.

5. Tettra å begrense overkommunikasjon

En annen bivirkning av fjernarbeid er overkommunikasjon. Det er mange grunner til dette. En av dem er at bruk av for mange kommunikasjons- og samarbeidsverktøy samtidig kan gjøre det vanskeligere å holde styr på alt. Når dette skjer, kan folk ty til å sende flere meldinger for å søke etter svar.

Denne kommunikasjonsspiralen kan skape organisatorisk kaos når den ikke håndteres effektivt. Du kan unngå dette ved å bruke Tettra til å bygge din selskapets interne wiki.

Tettra lar deg lage en kunnskapsbase som teamet ditt kan referere til når de trenger svar. Den inkluderer brukervennlige redigeringsverktøy slik at selv ikke-tekniske ansatte kan opprette, redigere og overvåke firmadokumentasjon. Tettra har også robuste søkefunksjoner som lar deg finne informasjonen du trenger når du trenger den.

Ved å hjelpe dine ansatte med å finne svar raskt uten å sende flere meldinger, eliminerer Tettra konstant problem med å søke etter e-poster eller Slack-meldinger som ellers kan redusere din produktivitet.

Bygg en mer produktiv ekstern arbeidsstyrke ved å overvinne disse utfordringene

Effektiv kommunikasjon på eksterne arbeidsplasser er for viktig til å ignorere. Hvis du leter etter måter å forbedre den eksterne bedriftskulturen på, dra nytte av verktøyene som er skissert ovenfor for å overvinne vanlige kommunikasjonsveisperringer.

Begynn å bruke disse løsningene for å bygge en ekstern arbeidsplass der alle føler seg hørt og verdsatt. Med bedre kommunikasjon kan du bygge sterkere og mer produktive team.

Hvordan overvinne overbelastning av samarbeid på arbeidsplassen din

Samarbeid er viktig på arbeidsplassen, men for mye av det kan være dårlig for deg. Slik fikser du det.

Les Neste

Om forfatteren