Hvordan forbedre tidsstyringen med DRY-prinsippet

Hvis du jobber på et kontor eller hjemmefra, er sjansen stor for at mye av produksjonen din er digital, og dette kommer ofte med tidkrevende eller repeterende oppgaver som du gjør på daglig basis.

Du har kanskje hørt begrepet "arbeid smartere, ikke hardere", og det er nettopp her DRY-prinsippet kommer inn. DRY står for Don't Repeat Yourself, og den skisserer nøyaktig hvordan du kan forbedre tidsstyring og produktivitet.

Hvordan fungerer DRY-prinsippet?

DRY Principle ble opprinnelig nevnt i The Pragmatic Programmer, en bok utgitt i 1999, og ble brukt av programmerere for å effektivisere kode. Hovedforutsetningen bak det er at i stedet for manuelt å gjenta de samme arbeidsflytene om og om igjen, automatiserer du den prosessen for å spare tid.

På overflaten kan dette høres opplagt ut, men det er mange oppgaver som arbeiderne gjentar hver dag. Hvor mange e-poster mottar og skriver du for eksempel daglig? For hver e-post du sender, gjenskaper du i utgangspunktet den samme strukturen med litt forskjellig ordlyd, og dette er svært tidkrevende.

I slekt: De beste rapporteringsverktøyene for prosjektledere

DRY-prinsippet krever at du noterer deg alle handlingene du tar på jobben, én etter én. For å oppfylle dette kravet kan du inkludere oppgaver som faller inn under følgende kategorier:

• Uplanlagte, for eksempel innkommende meldinger fra klienter.
• Månedlig og årlig ansvar, for eksempel årsrapporter eller én til én.
• Rutine, eller ting du gjør hver dag.

Med denne listen kan du begynne å finne ut hvilke som fungerer med DRY-prinsippet. Vær oppmerksom på hvor repeterende, tidkrevende og/eller skremmende hver enkelt er, og legg merke til dem. Dine beste utfordrere vil være hovedfag for DRY-prinsippet, og du kan begynne å automatisere dem så mye du kan.

Det vil være noen du ikke kan automatisere helt, og i disse tilfellene kan du effektivisere sider ved ansvaret.

Lag maler for e-postene dine

En av de enkleste og uten tvil de beste måtene å automatisere utskriften på er å lage en mal. Som nevnt er mange av handlingene du utfører mest sannsynlig avhengig av den samme spesifikke strukturen, for eksempel e-poster sendt til kunder og månedlige rapporter. Å ha en bank med maler reduserer repetisjonen betraktelig.

Du kan automatisere e-postene dine på to forskjellige måter. Du kan bruke en applikasjon som TextExpander, som lar deg lagre deler av teksten i Forkortelser fanen, og når du går for å skrive din neste e-post, skriver du bare inn forkortelsen du vil bruke, og den vil automatisk produsere den teksten. På samme måte kan du også bruke dette i Slack og andre direktemeldingstjenester.

I slekt: Hvordan automatisk CC eller BCC selv i Outlook og Gmail

Alternativt kan du automatisere e-postene dine i appen. I Outlook 365 gjør du bare følgende:

1. Marker teksten du vil lagre.
2. Gå til Sett inn fanen og klikk Raske deler.
3. Klikk Lagre utvalg i Quick Parts Gallery.
4. Gi det et navn, og klikk deretter OK.
5. Når du vil bruke den, gå til Sett inn > Hurtigdeler og velg den du vil bruke.

For Gmail må du sørge for det Maler er aktivert. Bare gå til Innstillinger > Avansert > Maler og klikk Aktiver > OK. Følg deretter disse trinnene:

1. I en e-post markerer du teksten du ønsker.
2. Klikk på de tre vertikale prikkene i e-posten din, gå til Maler og klikk Lagre utkast som mal.
3. Deretter, for å bruke den, klikk på de vertikale prikkene i en e-post, gå til Maler og velg den du vil bruke.

Lag maler for arbeidet ditt

På samme måte som e-poster, kan du lage maler for praktisk talt ethvert arbeid du fullfører. Enten dette er en rapport, et regneark, et prosjekt eller noe annet. Målet er å bruke så lite repetisjon som mulig for hver handling, så å ha en mal løser dette enkelt.

Microsoft og Google har et stort utvalg av maler du kan velge mellom, eller du kan lage dine egne. Selv om det første oppsettet kan ta tid, vil det mer enn betale seg tilbake i det lange løp. På samme måte, hvis du regelmessig presenterer lysbildefremvisninger, lag en standard mal som du kan gå tilbake til og redigere etter behov.

I slekt: Lag en profesjonell faktura fra bunnen av

Sørg for å lagre alle malene dine på et bestemt sted, slik at du kan ringe dem ved behov. Hvis du finner ut at en av dem ikke sparer deg tid, kan du bruke tekst fra tidligere arbeid for å informere om det du skriver.

Automatiser rutineoppgavene dine

Det er en mengde oppgaver du gjør som er utrolig repeterende. Fra planlegging av hendelser, skriving av gjøremålslisten din, ta notater, lagring av filer og mye mer. Selv om de kanskje bare tar deg et par minutter å gjøre, legger det seg raskt opp og fjerner fokuset fra arbeidet.

Zapier er en fantastisk applikasjon for å effektivisere flere arbeidsstrømmer, da den muliggjør kommunikasjon mellom applikasjonene du bruker mest, og sender data til å fullføre oppgaver. Hvis du for eksempel bruker Gmail og Google Disk, kan du sette opp en arbeidsflyt der e-postvedleggene dine automatisk lagres på Google Disk. Dette kutter ut mellommannen, så å si.

Når du oppretter en gratis konto, gjør du bare følgende:

1. Fra din Dashboard, klikk Lag Zap.
2. Søk for en app du bruker, der en hendelse finner sted, for eksempel Gmail.
3. Velg en Utløser hendelse, f.eks. mottar du en e-post.
4. Koble til appen.
5. Velg appen du vil ha data sendt til, dvs. Google Disk.
6. Velg utfallet, dvs. lagrer en fil.

Med Zap-oppsettet vil denne prosessen være fullstendig automatisert.

DRY-prinsippet har du dekket

Med alle disse prosessene som skjer i bakgrunnen, frigjøres tiden din, slik at du ikke trenger å bekymre deg for å fullføre de repeterende arbeidene manuelt. Av alle produktivitetsverktøy gjør DRY-prinsippet tidsstyring til å fungere mest effektivt.

Bruk tiden du har nå til å maksimere produksjonen din i fremtiden, og du vil oppdage at du kan bruke mye mer av dagen til de tingene som betyr mest. Det er alltid ting du kan bruke DRY-prinsippet på, så ta en titt på arbeidsmengden din og se hva du kan automatisere.

9 dagligdagse oppgaver du kan automatisere ved hjelp av Zapier

Her er noen dagligdagse oppgaver som du kan automatisere uten koding i Zapier for å spare tid og gjøre livet enklere.

Les Neste

Om forfatteren