Slik bruker du metoden for forpliktelsesbeholdning for å optimalisere oppgavebehandling

Føler du noen gang at du har så mye å gjøre, og ikke nok tid til å gjøre det på? I så fall er du sannsynligvis i flertallet av befolkningen. Enten det er jobb eller hjemmeansvar, er det alltid noe som må gjøres.

Du har kanskje prøvd alle slags forskjellige produktivitetsteknikker for å komme på toppen av arbeidsmengden, men likevel kommet til kort. Men hvis du ønsker å forbedre din tidsstyring og oppgavestyring, kan forpliktelsesoversikten være svaret ditt.

Hvordan fungerer forpliktelsesbeholdningen?

Commitment Inventory er et oppgavestyringsverktøy som lar deg administrere tiden din mer effektivt. Det er enkelt, selv om det krever litt planlegging for å få det til å fungere. I hovedsak oppretter du en kategorisert beholdning av alle forpliktelsene dine og bestemmer hvor mye tid du skal allokere til hver del.

Beholdningen du lager kan være arbeidsspesifikk, i så fall vil du skrive ned alle de forskjellige typene oppgaver du gjør som en del av jobben din. Dette kan inkludere administrasjon, markedsføring, prosjekt A, prosjekt B og møter, som et eksempel.

Tanken er å beregne hvor mye tid, i prosent, det tar deg å gjøre arbeidet i hver kategori til en god standard. Hvis du finner ut at den totale prosentandelen din overstiger 100 %, må du bestemme hva du skal fjerne fra beholdningen din.

I slekt: Grunner til at du bør bruke tankekart i hverdagen

Commitment Inventory viser deg nøyaktig hvor tiden din trenger å gå, og hvorfor du ikke klarer å få alt gjort. Det hjelper deg å rydde opp i ditt ansvar og lar deg fokusere på det som er mulig og viktig.

Lag en liste over forpliktelser

Til å begynne med må du lage en liste over forpliktelser, som bør være kategorier av oppgaver du gjør. Dette bør være en grundig liste og inkludere alt du trenger å gjøre som en del av jobben din. Du kan opprette en egen beholdning for ansvar i hjemmet eller kombinere det med jobben din.

Trello er et utmerket program for å generere listen din, siden du kan lage tavler med flere lister og se dem side ved side. Følg disse trinnene for å komme i gang:

1. Klikk på Trello øverst Opprett > Opprett brett.
2. Gi tavlen et navn og klikk Skape.
3. Klikk på Tittel på den første listen din, skriv inn "Forpliktelser" for å gi den nytt navn, og trykk Tast inn på tastaturet ditt.
4. Klikk Legg til kort for å opprette en ny kategori, f.eks. administrasjon.
5. For hver kategori kan du skrive i Kortbeskrivelse hvilke oppgaver som inngår i den kategorien.

Nå som du har listen over forpliktelser, kan du begynne å beregne prosentandelen av tiden du trenger for hver enkelt. Ikke vær verdifull om prosentandelen på dette tidspunktet; bare skriv ved siden av hver forpliktelse hvor mye tid du rimeligvis trenger for å gjøre det bra.

I slekt: Tips for å administrere Trello-tavlene dine

Når du har gjort dette, kan du legge sammen prosentene og finne totalen din. Det er her de fleste opplever at totalsummen deres overgår 100%.

Vær realistisk om tiden din

Prosentloven tilsier at 100 % av tiden din er det maksimale du kan gi. Hvis forpliktelsene dine krever mer enn dette, er sjansen stor for at du enten kommer til å prestere dårlig, eller at du bare ikke får ting gjort i det hele tatt.

Som sådan må du bestemme hva som må fjernes fra beholdningen din, for at du skal prestere godt og administrere tiden din riktig. Det kan være utfordrende å fjerne ting fra denne listen, spesielt hvis det betyr å droppe et prosjekt eller si nei til folk. Det er imidlertid nødvendig å være realistisk om hva som er mulig på en gitt dag eller uke.

Det kan være lurt å fjerne arbeidsoppgaver som:

• Du kan enkelt delegere.
• Er tilleggsansvar du ikke har tid til, det vil si spesifikke prosjekter.
• Er ikke nødvendig.

For å slette kort på Trello, hold markøren over kortet, klikk på Redigere ikonet, og velg Arkiv. Fortsett å gjøre dette til forpliktelsene dine utgjør 100 % av tiden din.

I slekt: Hvordan overholde tidsfrister og fullføre oppgaver i tide

Bruk forpliktelsesbeholdningen din til oppgavebehandling

Når forpliktelsesbeholdningen din er fullført og klar til bruk, er det viktig å holde seg til tidsbegrensningene du har tildelt hver forpliktelse. Dette kan enkelt gjøres ved å sette oppgaver basert på hver forpliktelse.

La oss for eksempel si at du har tildelt 15 % av tiden din til administrasjon, som inkluderer å sjekke e-post, skrive notater og skrive møtereferat. Derfor bør administrasjonstiden kun ta opp 15 % av arbeidstiden din, ikke inkludert pauser.

Du kan administrere dette sømløst på Trello ved å bruke brettet du allerede har laget. Du kan lage en gjøremålsliste på Trello-brettet ditt ved å klikke Legg til en annen liste.For hver oppgave (kort) du legger til, kan du velge Rediger > Rediger etiketter og velg en farge som representerer hver av forpliktelsene dine. På denne måten kan du spore hvor mye tid du bruker på hver enkelt.

Hvis du planlegg oppgaver i kalenderen din, kan du enkelt administrere dette ved å sette opp kategorier på din digitale kalender. På Outlook kan du gjøre dette ved å velge Kategorier på båndet, og på Google Kalender, høyreklikker du ganske enkelt hendelsen og velger en farge som representerer den kategorien. Ved å gjøre dette vil du få en klar oversikt over uken din og hvordan den står opp mot forpliktelsen din.

I slekt: De beste gratis prioriteringsmalene for prosjektene dine

Over tid vil du kanskje legge merke til at du må justere prosentene. Dette kan være fordi du har vært for sjenerøs med tiden din, eller ikke sjenerøs nok. I dette tilfellet må du revurdere beholdningen din og gjøre endringer etter behov.

Oppgaver under kontroll

Med en forpliktelsesbeholdning får du langt bedre innsikt i hvordan du administrerer arbeidsmengden din. Det vil hjelpe deg med å prioritere ditt ansvar effektivt. Det er lett å legge press på seg selv til å gjøre alt, men realiteten er at ingen kan gjøre det. I stedet for å prøve å stappe alt inn, ta et skritt tilbake og se på det som er foran deg.

Sett grenser på plass i løpet av arbeidsuken din, og du vil kunne prestere bedre på de ansvarsområdene som betyr mest. Ikke bare det, men du vil ha fungerende bevis på hvor tiden din blir brukt, og være i stand til å gjøre endringer i den etter behov.

Asana vs. Mandag: Velg det perfekte prosjektstyringsverktøyet

Asana og Monday er begge populære prosjektstyringsverktøy, men hvordan sammenlignes de? Finn ut hvilken som er best!

Les Neste

Om forfatteren