De 12 beste måtene å øke effektiviteten i prosjektledelsen

Hvis du er en del av et prosjektlederteam, er det ingen øvre grense for produktivitet. Det er alltid noen muligheter for å forbedre effektiviteten din.

Mens ulike verktøy kan hjelpe deg, bør alle som er involvert i et prosjekt følge noen metoder for å fullføre oppgaven dyktig. Bruk følgende fremgangsmåter i dag for å forbedre effektiviteten mens du jobber med et prosjekt.

1. Planleggingsstadiet er avgjørende

Planlegging er nøkkelen til prosjektledelse. Et nøye planlagt prosjekt vil ikke bare sikre suksessen. Det vil også bekrefte at hvert teammedlem gjør den riktige oppgaven til rett tid.

I løpet av denne fasen, vurder alle kravene fra klientsiden for å lage spesifikke mål.

Fortsett deretter med å skissere oppgavene dine og fordele dem blant lagkameratene dine. Før du tildeler oppgavene til teammedlemmene, sjekk om de er komfortable med rollene sine.

I slekt: De beste gratisappene for oppgaveplanlegging

2. Effektiv kommunikasjon

Først når kommunikasjonen mellom interessentene er klar, kan du jobbe med full effektivitet. Sørg for at prosjektmedlemmene er på samme side med klientene og deres lagkamerater.

Avhengig av prosjektkravene kan du stole på synkronisert eller sanntidskommunikasjon. Enten du kommuniserer verbalt eller nonverbalt, bør korrespondansen være tydelig.

Enhver feilkommunikasjon kan skade produktiviteten din og forårsake forsinkelser i prosjektet. Du kan bruke Slakk for transparent og dokumentert kommunikasjon.

3. Lag kunnskapsbase

Selv om du har jevn kommunikasjon mellom kolleger, vil flere lagkamerater som ber noen om samme informasjon være kontraproduktivt. For å gjøre prosessen med datadeling enkel, bør du opprette en kunnskapsbase eller datahub på apper som Bitrix24.

Samle alle nødvendige data og instruksjoner i en kunnskapsbase og gi tilgang til dem for hvert prosjektmedlem. Du kan også lage forklarende opplæringsvideoer for å hjelpe nye prosjektmedlemmer uten å kaste bort tid.

4. Administrere og budsjettere prosjekttid

Tid er en avgjørende essens i et prosjekt. Prosjektforsinkelser kan få deg til å miste verdifulle og langsiktige kunder. Derfor bør du budsjettere tid i begynnelsen av prosjektet for å sikre full effektivitet til teamet.

Bruke Betimelig app for å registrere tiden det tar deg å fullføre hver milepæl og oppgave. I tillegg til å spore effektivitet og produktivitet, kan appen også hjelpe deg med å levere fakturaer til kunder.

5. Gjør prosjektfiler tilgjengelige

Hvert prosjekt innebærer å lage og dele hundrevis av dokumenter og papirarbeid. Noen dokumenter trenger også samarbeid i sanntid. Et teammedlem som venter på tillatelse til å få tilgang til en fil vil bare bidra til forsinkelser og ineffektivitet.

Du kan bruke hvilket som helst innholdsstyringssystem som Microsoft SharePoint som lar deg lagre i ett sentralt depot. Sørg for at systemet har funksjoner som forskjellige tillatelsesnivåer, versjonskontroll og revisjonsfunksjon.

6. Forbered deg på å håndtere risikoer

Ingen prosjekter er fri for potensielle risikoer. Ubegrunnede problemer midt i et prosjekt kan hemme effektiviteten. Derfor er det obligatorisk å gå gjennom risikovurderingsprosessen før du arbeider med prosjektet.

Med SWOT-app, kan du identifisere risikoene og forstå skaden disse kan forårsake. Diskuter med de tildelte for å finne en løsning for å håndtere risikoen hvis den oppstår.

7. Dokumenter alle data

Dokumentasjon hjelper deg med å øke ansvarligheten og effektiviteten til et team. Deltok på et Zoom-møte? Sende møtenotatet i skriftlig form. Har du tatt en avgjørelse muntlig? Dokumenter det i en e-post og send det til alle involverte.

Dokumentasjon hjelper deg med å finne ut hvilke utfordringer et team møter under et prosjekt. Disse vil fungere som en guide for dine fremtidige prosjekter også. Du kan bruke Asana oppgavekommentarsystem for å systematisk lagre all informasjon relatert til en spesifikk oppgave.

8. Velg prosjektteamet med omhu

Mange mennesker kan være en del av organisasjonen din, men du må akseptere at ikke alle passer for hvert prosjekt. Ulike prosjekter krever ulike ferdigheter og erfaringer. Det er derfor å velge de riktige personene for et prosjekt vil hjelpe dem å yte maksimal innsats.

Hvis du ansetter en kreativ skribent for et teknisk innholdsskrivingsprosjekt, vil de ikke kunne jobbe effektivt selv om de ønsker det. Å velge riktig person vil sørge for at man kan utnytte talentet sitt.

9. Belønn det utøvende teammedlemmet

Å nå små milepæler i tide baner vei for rettidig fullføring av hele prosjektet. Bare et motivert og produktivt team kan hjelpe deg med å nå milepælene og prosjektmålene.

Selv om alle får betalt for jobben sin, kan belønninger og takknemlighet sikkert inspirere en person til å jobbe bedre. Ved å belønne teammedlemmer når de har oppnådd en milepæl, vil ikke bare mottakeren være motivert, men andre teammedlemmer vil også jobbe hardt for å tjene belønningen neste gang.

10. Vær åpen for tilbakemeldinger og forslag

Konstruktiv tilbakemelding fra lagkameratene dine kan hjelpe deg med å finne de svake punktene du ikke er klar over. Hvis du mener alvor med å forbedre produktiviteten din, må du være positiv til kritikk og forslag. Tilbakemeldinger fra forskjellige mennesker vil hjelpe deg å forbedre deg selv.

For å samle tilbakemeldinger diskret, er det en god idé å lage et anonymt spørreskjema. Du kan lage et spørreskjema gratis ved å bruke Google Skjemaer og distribuere koblingen mellom kolleger. De kan dele tilbakemeldinger og forslag uten å avsløre identiteten sin.

I slekt: Google Forms vs. Microsoft Forms: Hvilken bør du bruke?

Automatisering av prosjektledelsesoppgaver kan forbedre effektiviteten på mange måter. Du kan bruke alle prosjektstyringsverktøy som er tilgjengelige på markedet. Før du velger det, sørg for at appen kan oppfylle det prosjektet ditt krever.

For eksempel, hvis teamet ditt jobber med programvareutvikling, vil du kanskje gå for verktøy som støtter smidig prosjektledelse. I disse dager krever de fleste prosjekter at du er tilgjengelig mens du er på farten. Derfor må verktøyene du velger for prosjektet ha en mobilversjon.

12. Kjenn produktiviteten din og improviser

Til slutt bør du hele tiden spore produktiviteten din for å lære ulempene dine og forbedre dem. Ved å bruke et robust oppgavestyringsverktøy som Trello vil gi deg beskjed om fremdriften til individuelle oppgaver og det overordnede prosjektet.

Samtidig kan appene vise deg effektiviteten til individuelle medlemmer ved å sammenligne timene de bruker for å oppnå et mål. Man kan også utføre en egenvurdering for å finne ut områder som trenger forbedring.

Fullfør prosjektene dine effektivt

Nå som du kjenner noen av de beste metodene for å øke effektiviteten, bør implementering av disse vise økt produktivitet. Moderne prosjekter krever maksimal effektivitet fra teammedlemmene.

Det er fordelaktig å bygge en kultur for kontinuerlig læring for å forberede teamet ditt til å ta utfordringene i fremtidige prosjekter. Utsett teammedlemmene dine for en intern kunnskapsbase eller nettbasert prosjektledelse for gjensidig fordel.

De 8 beste nettbaserte prosjektledelseskursene

Hvis du ønsker å oppgradere og lære noe nytt, her er de åtte beste gratis og betalte prosjektledelseskursene på nett.

Les Neste

Om forfatteren