Skrap oppgavelisten din: Slik lever du i kalenderen din for oppgavebehandling

Alle har hørt om en huskeliste, og de fleste bruker en for å holde styr på fremragende arbeid de trenger å fullføre. Men som med alt annet, kan gjøremålslister komme raskt ut av kontroll, og kan faktisk ende opp med å motvirke produktiviteten din.

Å leve i kalenderen din betyr å skrote listen og planlegge de ventende oppgavene dine i kalenderen din i stedet. Hvis gjøremålene dine forårsaker flere problemer enn du ønsker, kan dette være løsningen din.

Gjøremålsliste vs. Å leve i kalenderen din

Det er ikke noe galt med gjøremålslister i seg selv, men de krever mye disiplin for å være effektive. Gjøremål er utrolig åpne, og det er ditt ansvar å få dem til å fungere skikkelig. Dette er bare noen av tingene som kan skade deres nytte:

• Hvis de er for lange, kan de bli overveldende.
• De gir ingen kontekst for prioritering.
• De kan bestå av mange unødvendige oppgaver.
• Det er mer sannsynlig at du gjør mindre, morsommere oppgaver og forsømmer andre.
• Du trenger ekstra applikasjoner for å gjøre oppgavelisten din mobil.

På den annen side løser det å leve i kalenderen de fleste av disse problemene på grunn av hvordan det fungerer. Når du har et stykke arbeid du må fullføre, ser du på kalenderen din og planlegger som fungerer som en avtale blant dine andre ansvarsområder. Dette gjør at du automatisk prioriterer oppgaven i sammenheng med de andre jobbene dine.

I slekt: Måter å gjøre Google Kalender til din Windows-skrivebordskalender

I tillegg er det mer sannsynlig at du gjør de mer vanskelige og komplekse oppgavene fordi de allerede er planlagt, noe som forhindrer utsettelse. Alt dette er mulig uten lange, skremmende lister fordi kalenderen din er et fungerende knutepunkt for informasjon som samler alt.

De fleste arbeidsplasser bruker allerede en digital kalenderapplikasjon som Outlook eller Google Kalender. Dette betyr at du kan ta den med deg på farten ved å bruke nettlenken eller appen på en hvilken som helst digital enhet du trenger.

Det er bare noen få enkle regler for å leve i kalenderen din som vil optimere administrasjonen av den, og er langt mindre kompliserte enn oppgavelisteregler.

Tidsblokkering er din venn

Dette er noe du bare ikke kommer unna, uavhengig av hvilket medium du bruker til oppgavesporing. Tidsblokkering betyr å ta litt tid i begynnelsen av uken eller dagen for å skrive ut eventuelle jobber du trenger å gjøre.

Det er et tidsbesparende tiltak som øker arbeidsresultatet betraktelig. Ved å gjøre dette vet du allerede hva du må ta tak i på forhånd, og du kan bruke resten av arbeidsuken på å takle dine ansvarsområder.

I slekt: Tidsblokkerende tips for å forbedre fokuset ditt

Før du går inn i arbeidet ditt, bruk 15-20 minutter på å fylle ut kalenderen din. Med tidsfrister i tankene, finn tiden mellom dine møter, prosjekter og klientarbeid for å lage en avtale for ditt ærend.

Hvis en av gjøremålene dine innebærer å sette opp et møte med en kollega, oppretter du møtet i kalenderen din og inviterer dem. Sørg for å inkludere en møtelenke fra den digitale konferanseapplikasjonen du bruker, hvis du ønsker å møtes virtuelt.

Bruk temaer for å administrere oppgavene dine

Fargekoding av kalenderavtalene dine i kategorier hjelper i stor grad med å skille mellom oppgaver, møter, prosjektarbeid og andre oppgaver. Med et raskt blikk vil du kunne fortelle hva som utgjør uken din og planlegge deretter.

For å gjøre dette i Outlook, klikk på en avtale, og klikk på båndet Kategoriser > Alle kategorier. Plukke ut Ny, skriv inn navnet på temaet ditt, velg en farge og klikk OK.

Gjenta for så mange temaer du vil. Du kan deretter tilordne en kategori til hver avtale du oppretter. På Google Kalender, høyreklikk på en avtale og velg fra en av fargene som dukker opp.

I slekt: Verktøy for å synkronisere Microsoft Outlook med Google Kalender

Pass på å navngi kategoriene etter hvilken type arbeid det er, og velg farger som du reagerer godt på. Noen kategorieksempler kan være:

• Prosjekt arbeid
• Administrator og oppgaver
• Kunder
• Møter
• Opplæring

Del kalenderen din med kolleger

Selv om du kan bruke et gjøremålslisteprogram som Todolist for å dele fremgangen din med andre ansatte, vil de ikke kunne se det lett hvis de ikke bruker den samme programvaren. Det er her det å bo på kontorets standardkalender har en ekstra fordel.

Ved å dele kalenderen din, vil kollegene dine kunne se fremgangen din bare ved å se den. Dette forhindrer at innboksen din blir tilstoppet med e-poster som spør om fremgangen din, og du trenger ikke engang å merke dem i den. Sørg imidlertid for å gjøre dem oppmerksomme på at dette er hvordan du jobber.

I slekt: Outlook vs. Gmail: Hvilken e-posttjeneste er bedre?

Slik deler du Outlook-kalenderen din:

1. Klikk på båndet Del kalender og velg den du ønsker å publisere.
2. Klikk Legge til for å legge inn teamets e-postadresser og deretter OK.
3. Under Tillatelser, velg enten Kan se titler og steder eller Kan se alle detaljer.
4. Klikk Søke om og OK.

For hvordan du lager en delt kalender på Google, kan du se denne offisielle videoen fra Google Workspace:

Vær realistisk om planleggingen din

Selv om det å leve i kalenderen din omgår mange av problemene med prioritering av gjøremål og tidsstyring, må du fortsatt være realistisk og smart om hvordan du planlegger oppgavene dine. Heldigvis er det noen utprøvde tips for å håndtere dette effektivt:

• Hvis du ikke har tid til å fullføre en stor oppgave, planlegg den som flere mindre oppgaver.
• Gi deg selv mer tid enn du tror du trenger.
• Unngå å gjøre oppgaver rett før et møte; gi deg selv en 30-minutters pause mellom dem.
• Hvis en oppgave haster, må du bestemme om du vil omorganisere andre ting i kalenderen din.

Sannsynligheten er at du blir ferdig med jobbene dine og har fritid, noe som betyr at du tar igjen e-poster og andre småbiter som dukker opp i løpet av dagen.

I slekt: Forbedre tidsstyring med Outlooks funksjon for forsinket levering

Lev i kalenderen din for å forbedre produktiviteten

Kalenderen din er et praktisk verktøy som allerede har alle ressursene du trenger for å holde styr på arbeidet ditt. Å leve i kalenderen din gir en integrert tilnærming til å administrere arbeidsmengden din, og den holder alt på ett sted.

Ved å bruke reglene nevnt ovenfor, vil du være godt i gang med å spare tid, forbedre produktiviteten, og du vil være mer effektiv mens du gjør det. Prøv det, og du lurer kanskje på hvorfor du noen gang brukte en oppgaveliste i utgangspunktet.

Hvordan gjøre Outlook mindre distraherende med disse raske tipsene

Hvis du noen gang har trodd at Outlook var distraherende, her er noen enkle justeringer som du kan finne nyttige.

Les Neste

Om forfatteren