Hva er en intern Wiki, og hvordan kan du sette opp en?

Det er vanskelig å holde bedriftens kunnskap synkronisert på tvers av alle ansatte når du ikke har en god måte å lagre og dele informasjon på. Dette fører til en nedgang i produktiviteten ettersom ansatte bruker mer tid på å søke etter svar i stedet for å jobbe.

En intern wiki kan hjelpe deg med å løse dette problemet. I denne artikkelen vil vi lede deg gjennom prosessen med å sette opp wikien din, men først:

Hva er en intern Wiki, og hva er fordelene med den?

En intern wiki er et kunnskapsregister som gir ansatte mulighet til å lage, redigere og dele relevant bedriftsinnhold og beste praksis. Det er som en sentralisert database som lar alle ansatte kommunisere informasjon for å forbedre teamets kollektive kunnskap og eliminere overflødige spørsmål.

Det er en verdifull ressurs som kan fungere som bedriftens leksikon for å bevare institusjonell kunnskap etter hvert som teamet ditt vokser.

Selv om en intern wiki ligner på en kunnskapsbase ved at den fremmer informasjonsdeling, er den største forskjellen at den er et mer samarbeidsverktøy som lar alle

dele sin ekspertise (primært for internt bruk). På den annen side administrerer et dedikert team vanligvis en kunnskapsbase og inkluderer informasjon for både intern og ekstern bruk (produkter og tjenester).

Her er noen grunner til at du bør opprette en intern wiki:

• Å gi rask tilgang til informasjon i organisasjonen din vil forbedre samarbeidet på tvers av ulike avdelinger, eller innenfor en ekstern/hybrid arbeidsplass.
• Å ha et sted som inneholder all relevant informasjon vil øke de ansattes læringshastighet og produktivitet.
• En intern wiki kan forbedre ombordstigningsprosessen. Den inneholder all relevant informasjon nye ansatte trenger for å tilpasse seg sitt nye miljø og få ballen til å rulle.
• Interne wikier gir også et ekstra nivå av sikkerhet og pålitelighet. Du kan angi at de bare skal være tilgjengelige for medlemmer av organisasjonen din, og det eliminerer risikoen for tap av data på lokale harddisker.
• Interne wiki-verktøy er brukervennlige og lar hvem som helst lage og redigere innhold tydelig og organisert ved hjelp av kuler, hyperkoblinger, forskjellige farger og andre verdifulle funksjoner.
• Å ha en intern wiki kan hjelpe deg med å bygge en mer inkluderende arbeidsplass, siden den oppfordrer alle til å skape sentralnervesystemet i bedriften din.
• En intern wiki lar lagene dine kommunisere asynkront, reduserer stresset med å finne overlappende timer og risikoen for kontekstbytte.
• Det lar deg forhindre tap av kunnskap når ansatte slutter.

Hvilken type innhold kan du lagre i din interne Wiki?

Selv om en intern wiki kan romme all informasjon om organisasjonen din, er det best å fokusere på det mest relevante innholdet teamene dine trenger i sin daglige drift, inkludert:

• Bedriftsnyheter og oppdateringer
• Veiledninger for intern programvare
• Opplæring og onboarding dokumenter
• Tekniske merknader
• Vanlige arbeidsflyter
• Møtenotater
• Selskapets retningslinjer, etc.

Velge din interne Wiki-programvare

Mens hvert selskap har forskjellige behov og krav, er det noen kjernefunksjoner å se etter når du velger et internt wiki-verktøy. Her er noen viktige funksjoner å vurdere:

• Velg en wiki-programvare som integrerer populær interne kommunikasjonsverktøy som Slack, Microsoft Teams, Asana, e-poster, etc., for å unngå å kontinuerlig bytte mellom dem for å få tilgang til viktig informasjon.
• Et av hovedmålene med bedriftens interne wiki er å redusere tiden teamene dine bruker på å lete etter informasjon. Med tanke på at bedriftens wiki kan inneholde mye informasjon, er det viktig at du velger et verktøy med effektive søkefunksjoner for å bla raskt gjennom filer.
• Den interne wiki-programvaren skal gi tilgang og rettighetsadministrasjon for å beskytte innholdet fra utenforstående.
• Wikiverktøyet ditt skal tillate flere brukere å få tilgang til og bidra i sanntid.
• Velg et verktøy som lar deg lage separate arbeidsområder for ulike avdelinger. Det er fordi teamene dine vil være mer produktive når de kan få direkte tilgang til innhold som er relevant for funksjonene deres.
• Wiki-programvaren du velger skal tillate deg å spore endringer og oppdateringer. Du, eller teamet som har ansvaret for å vedlikeholde wikien, bør vite hvem som gjør endringer og når endringene gjøres.

Så, noen få verktøy gir funksjonene ovenfor samtidig som de er brukervennlige, hvorav ett er Tettra.

Beste praksis for å bygge din interne Wiki ved å bruke Tettra

Det er viktig at du har en trinn-for-trinn-plan for å bygge din interne wiki før du går ombord på team. Her er noen trinn du kan følge:

1. Strukturer informasjonen din

Etter å ha valgt wiki-programvare, kan du dele innholdet inn i hovedkategorier for bedre organisering. For eksempel:

• EN Selskap delen hvor du vil legge til bedriftsomfattende informasjon som bedriftsoppdateringer og nyheter.
• Opprett en HR seksjon for selskapets retningslinjer, ansattes belønninger og fordeler, feriepolitikk.
• Du kan også sette opp en Avdelinger kategori hvor distinkte avdelinger i organisasjonen din raskt kan få tilgang til relevant informasjon.
• En annen hendig kategori kan være Opplæring, for veiledninger og annet opplæringsmateriell.

Du kan opprette flere kategorier avhengig av bedriftens behov. Målet her er å organisere innholdet ditt bedre slik at alle vet hvor de kan finne spesifikk informasjon.

2. Importer eller lag innhold

Etter å ha opprettet en klar og organisert struktur for bedriftens wiki, kan du nå importere eksisterende innhold, hvis du har, eller opprette nytt innhold i wiki-kategoriene dine.

Et flott sted å starte ville være å lage en Starter kategori for å inkludere din Intern Wiki-veiledning. Du kan bruke denne veiledningen til å forklare hvordan dette prosjektet vil være nyttig i organisasjonen din og beste praksis for hvordan du kan utnytte det.

3. Sett opp integrasjoner

Sett opp integrasjoner for å sikre at du kan bruke dine eksisterende interne verktøy for å legge til/oppdatere innhold i din interne wiki. På denne måten vil du enkelt bidra med innhold som ellers ville tatt for lang tid, eller bare skape en bedre totalopplevelse for brukerne.

Dette inkluderer at chat-applikasjonen din kobles til, slik at brukere kan brainstorme ideer, legge dem ut i Tettra slik at andre kan se dem, og til og med åpne et oppgaveelement der om nødvendig. Å gjøre dette vil bidra til å øke bruken av den interne wikien ved å gjøre den til en integrert del av alles daglige arbeidsflyt.

4. Konfigurer tilgangsrettigheter og tillatelser

Konfigurering av tilgangsrettigheter og tillatelser gir deg mulighet til å bestemme hvem som har tilgang til hvilket innhold. Dette er viktig fordi du kan legge til innhold som bare er relevant for et spesifikt team i organisasjonen din. Eller du vil kanskje begrense tilgangen til bestemte dokumenter. Det kan du gjøre i Tettra under Laginnstillinger.

5. Start din Wiki

Nå er det på tide å slå på lysene og få alle til å bruke din interne wiki. For å gjøre dette kan du sende e-post til teammedlemmer direkte gjennom innstillinger i Tettra. Når du har gjort dette, sørg for at du oppfordrer dem til å lese wikiguiden du la til i kategorien Komme i gang.

Øk teamets samarbeid ved å sette opp firmaets Wiki

Å sette opp en intern wiki er en fin måte å lagre og dele informasjon på. Mange selskaper har ikke dette, men det kan være nyttig på mange måter.

Det åpner for bedre samarbeid mellom team og avdelinger, og flere muligheter for ansatte til å lære av hverandre. Bruk disse tipsene som grunnlag for å lage din bedriftswiki.

Slik bruker du Wiki-verktøyet i Microsoft Teams

Microsoft Teams har et internt Wiki-verktøy som lar deg administrere og samle inn informasjon sømløst. Slik bruker du det!

Les Neste

Om forfatteren