Den eneste tingen du bør lære om Asana er hvordan du bruker prosjekter for å øke produktiviteten i teamet ditt. Med Asana-prosjektledelse kan du unngå utdaterte regneark, lange e-posttråder og lange møter som gjentar den samme informasjonen.
Hvis teamet ditt stort sett gjør mye repeterende arbeid, trenger du ikke å gjenskape disse oppgavene og prosjektene i Asana hver gang. Du kan bruke Asana-maler for å spare tid, ikke bare nå, men for påfølgende prosjektdesign.
La oss sjekke ut hvordan du bruker Asana-maler for omtrent alle prosjekter teamet ditt jobber med.
Hva er Asana-prosjektmaler?
I stedet for å starte fra bunnen av når du lager et kanban-tavle i Asana, inkluderer et maldesign allerede alle de grunnleggende seksjonene som team ofte bruker. I stedet for å planlegge et prosjekt fra grunnen av, gir Asana-prosjektmaler deg de nødvendige byggeklossene for å komme i gang.
En mal er egentlig et plug-and-play-prosjektstyringshack som lar deg standardisere prosesser og treffe bakken med hvert nytt prosjekt. Hvis du trenger å gjøre endringer for å passe dine behov, kan du også gjøre det.
Du kan bruke, opprette og lagre egendefinerte eller innebygde Asana-prosjektmaler for en rekke prosesser. Alle eksempler er prosjekter med stramme tidsfrister (som en lansering), pågående prosesser (som ombordstigning av nye rekrutter) og informasjonssporing.
Brukere med gratis kontoer kan få tilgang til gratis maler, men Premium-planer tilbyr flere alternativer skreddersydd for spesifikke bransjer. Eksempler på Asana-maler inkludere en salgsplanmal, mal for byråadministrasjon, innholdskalendermal, sjekklister for nye ansettelser og mer.
Asana organiserer også maler etter teamfunksjoner, som design, IT, produkt, kundesuksess, drift og menneskelige ressurser. Hvis du er en prosjektleder som ikke vil kaste bort tid på å fikle med kanban-tavler, kan du bare bla gjennom galleriet, velge teambeskrivelsen din og ta en prosjektplanmal som passer dine behov.
La oss nå sjekke ut hvordan du bruker Asana-prosjektstyringsmaler.
Slik bruker du Asana-prosjektmaler
Følgende er trinnene for å bruke en mal:
- Klikk på oransje øverst til venstre i Asana-appen + knapp.
- Plukke ut Prosjekt fra rullegardinmenyen.
- Velg deretter Bruk en mal fra oppstartsskjermen for prosjekter.
- Du vil bli møtt med en liste over Asana-lagde maler, for det meste skreddersydd til formålet du spesifiserte at du skulle bruke Asana til ved registrering. Du kan endre kategorien med maler du ser ved å klikke på rullegardinknappen ved siden av Type i øvre høyre hjørne av skjermen.
- Du kan forhåndsvise malene for å få en følelse av hvordan de vil se ut og hvordan de vil være til nytte for teamet ditt.
- For å starte et nytt prosjekt ved hjelp av en mal, klikk Bruk mal.
- På neste skjerm får du sjansen til å tilpasse prosjektnavnet og endre tillatelser. Klikk Opprett prosjekt når du har tilpasset alt etter din smak.
- Ta en titt på LES MEG og KOPIER MEG oppgaver for instruksjoner og forslag.
Du vil kunne tilpasse et prosjekt opprettet fra en mal for å møte behovene til teamet ditt. For å skreddersy prosjektet til arbeidsflyten din, kan du endre, legge til eller slette hva som helst i malen.
Hvis du oppgraderer til Asana Premium, vil du kunne legge til flere tilpassede felt i prosjekter opprettet fra en mal, slik at du kan holde styr på informasjonen som betyr mest for teamet ditt.
I slekt: De beste gratis Asana-alternativene for prosjektledelse
Hvordan lage egendefinerte maler i Asana
Det er mulig at teamet ditt har spesifikke arbeidsflyter som du ønsker å fange opp i en mal. I dette tilfellet vil du være i stand til å konvertere tidligere fullførte prosjekter til maler mens du beholder noen detaljer, for eksempel prosjektoppgaver, viktige milepæler og prosjektfaser.
Slik gjør du det:
- Lag et nytt prosjekt (eller dupliser et du allerede har) for å fange opp en rekke oppgaver som teamet ditt fullfører regelmessig. Sørg for at du har alle oppgavedetaljene klare til å gå.
- Klikk Detaljer, deretter rullegardinmenyen for prosjektoverskriften, og velg Konverter til en mal. Pass på at du ikke sletter eller arkiverer prosjektet.
- Gjenta prosessen for så mange prosjektoppsett du vil.
For å bruke en av dine egendefinerte maler, gå ganske enkelt tilbake til +-knappen i topplinjen og opprett et nytt prosjekt. Klikk på Maler fanen i den nye prosjektskjermen, og dine egendefinerte maler vil bli organisert etter team i en fane med organisasjonens navn.
Disse malene kan oppdateres etter hvert som prosessene dine forbedres, og du får erfaring fra tidligere prosjekter.
I slekt: De beste Asana-integrasjonene du bør sjekke ut
Jobb smart med Asana-prosjekter
Prosjektmaler gjør det enklere å spore mer av arbeidet ditt i Asana ved å tilby strukturerte arbeidsflyter som er enkle å lage og tilpasse for teamet ditt.
Det er mer oppfinnsomme måter å automatisere repeterende oppgaver og klargjøre mål og prosesser for teamet ditt i Asana. For flere ideer, les vår grundige veiledning for å bruke Asana for å få gjort mer arbeid.
Asana er et av de mest populære verktøyene for prosjektledelse. Men du lurer kanskje på hvordan du kan bruke det i hverdagen? Finn ut hvordan!
Les Neste
- Produktivitet
- Prosjektledelse
- Samarbeidsverktøy
- Oppgavestyring
Keyede Erinfolami er lidenskapelig opptatt av å bruke teknologi for å forbedre produktiviteten i dagliglivet og på jobben. Når hun ikke skriver, kan du finne hennes sparkende rumpa på Scrabble eller finne de beste vinklene for å ta naturbilder. Har et sunt forhold til Oxford-kommaet.
Abonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis e-bøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere
