4 tips for å fullføre en profesjonell jobboverlevering

Så du har blitt tilbudt en ny jobb, og du gleder deg til å begynne. Men før du kan gjøre det, må du fullføre på din nåværende jobb, og etter å ha levert inn oppsigelsesbrev, dette inkluderer å gjennomføre en overlevering for den som til slutt skal erstatte du.

Å gjøre en effektiv overlevering krever mye organisering og forståelse for hva kollegene dine trenger å vite. La oss se på hvordan du kan gjøre denne prosessen enklere for alle involverte, slik at du kan fokusere på å starte din nye virksomhet.

Lag en overleveringssjekkliste

Mellom exit-intervjuer og å si farvel, er det lett å miste oversikten over alt du trenger å gjøre før du forlater jobben. Av denne grunn er det god praksis å ha en solid overleveringssjekkliste og holder deg ansvarlig.

Sjekklisten bør inneholde alt som en ny person i rollen din og din leder trenger å vite, så du bør begynne å samle inn denne informasjonen så snart som mulig:

• Ditt daglige ansvar
• Informasjon om spesifikk programvare og prosesser
• Viktige dokumenter
instagram viewer
• Eventuelle kundelister som må overleveres
• Nøkkelkontakter i og utenfor selskapet
• Nøkkelinformasjon for personalet (hvis du er leder)
• Eventuelle prosjekter som må sluttføres eller delegeres
• Hvem trenger å motta overleveringen og eventuell informasjon du trenger

I slekt: Hvordan Padlet kan gjøre planlegging og samarbeid enklere

Du kan lage en sjekkliste ved hjelp av maler i Word eller Excel, eller du kan velge applikasjoner som f.eks Todoist og Padlet for å lage en egen huskeliste. Det viktige er at du har all informasjon skrevet ned et sted som du pålitelig kan referere til ved behov.

Å ha en klar tidslinje

Vanlig oppsigelsesfrist er ca. 4 uker, og dette bør du ha i bakhodet når du planlegger overlevering. Avhengig av arten av din nåværende jobb, bør du forvente å gradvis redusere arbeidsmengden når du jobber mot den siste dagen.

Padlet har en utmerket tidslinjemal du kan bruke hvis du trenger noe visuelt, og lar deg plotte ut oppsigelsestiden. De første prioriteringene bør være å varsle relevante personer om din avgang (som kunder, kolleger og eksterne kontakter), identifisere prosjekter du kan delegere, og kommunisere med lederen din om eventuelle prosedyrer som må fulgte.

I slekt: Gjøremålsapper for å prioritere og administrere oppgaver

Målet er å ta tak i de mest presserende og mest tidkrevende oppgavene først, slik at du ikke forhaster deg gjennom den siste uken. Derimot bør slutten av tidslinjen din kompromittere hovedsakelig av administrative oppgaver og noen få mindre løse tråder som må bindes sammen.

Skriv en profesjonell overleveringsrapport

Selv om du sannsynligvis vil ha et overleveringsmøte med lederen din, er det god praksis å skrive en overleveringsrapport for å sikre en jevn overgang. Dokumentet må være forståelig, spesifikt, kortfattet og leses som en instruksjonsmanual som flyter.

Microsoft Word er et flott sted å starte, fordi det er tilgjengelig på alle plattformer og integreres sømløst med andre applikasjoner. Word tilbyr en rekke maler som du kan få tilgang til fra Hjem side ved å klikke Flere maler over søkefeltet, eller du kan starte fra en Tomt dokument. Alternativt kan du gå til Vis > Disposisjon for å organisere rapporten i seksjoner.

Uansett hvilken tilnærming du bruker, bør den deles inn i forskjellige seksjoner med klare titler, hvis struktur kan se omtrent slik ut:

1. Hva din rolle er og hvem du er ansvarlig overfor.
2. Bedriftsmål, forventninger til rollen og prosedyrer knyttet til dem.
3. Liste over nyttige kontakter.
4. Hvordan bruke relevant programvare og påloggingsdetaljer.
5. En oversikt over dine ukentlige, månedlige og kvartalsvise ansvarsområder.
6. En oversikt over dine pågående prosjekter eller klientarbeid, inkludert tidsfrister.

I slekt: Microsoft Word-alternativer verdt å prøve

Hvis du er leder, må du også ha en dedikert seksjon for teamets kontinuerlige utvikling og arbeidet de er involvert i. Du kan også skilte leseren til hvor du oppbevarer personaljournalene dine.

Du kan også sette inn hyperkoblinger i selve teksten for å koble til viktige, relevante dokumenter for eksempel en kopi av stillingsbeskrivelsen din, regneark som beskriver pågående prosjekter og nyttig selskap prosesser. Dette sparer deg for tid når du skal skrive ut overleveringen og garanterer at leseren vet hvor de kan finne ting. Å gjøre dette:

1. Gå til Sett inn fanen.
2. Klikk Lenker.
3. Plukke ut Lenker fra rullegardinmenyen.
4. Velg filen du vil koble til.

Eller du kan holde Ctrl + K for å legge til hyperkoblinger, og dette vil hente opp mappene dine.

Å binde opp løse ender

Uansett hvor mye du planlegger, vil det alltid være noen løse tråder som må gjøres ferdig før du kan gå videre. Noe av dette kan trenge delegering, så du bør være forberedt på å kommunisere disse med din leder og kollegaer.

Prosjektledelsesprogramvare som Asana kan gjøre denne delen rask og enkel, men kan være like effektiv med bruk av e-post eller kommunikasjonsverktøy som Slakk og Microsoft Teams. Akkurat som overleveringsdokumentet ditt, bør det være enkelt å forstå for mottakeren å gå over deler av arbeidet.

I slekt: Asana vs. Mandag: Velg det perfekte prosjektstyringsverktøyet

Sørg for å sende ut en kommunikasjon til relevante parter om hvem du skal kontakte i ditt fravær, og i tilfelle det er det eventuelle forsinkelser med at kontoene dine blir stengt, aktiver automatiske svar på jobbe-e-posten din med denne informasjonen inkludert.

Alle basene dine er dekket

Nå som du har overleveringsdokumentet og en klar oversikt over hvordan oppsigelsestiden din vil se ut, er du klar til å begynne å avvikle som forberedelse til din siste dag. Å ha en organisert og effektiv overleveringsprosess vil gi deg trygghet når du går over i den nye jobben, og kollegene dine vil takke deg.

Det er helt normalt å føle seg overveldet av hele operasjonen, så ta deg god tid med det. Det er like mye ditt ansvar å overlevere, som det er selskapets å samle informasjonen de trenger, så hvis du tror du har glemt noe, ta kontakt med andre for å få innsikt.

Med alle basene dine dekket, kan du se frem til neste kapittel i karrieren din, og føle deg bra med det du la bak deg.

10 klientrøde flagg hver frilanser bør være klar over

Vi har alle kunder som ikke passer godt. Her er noen røde flagg å se etter når du jobber med nye kunder.

Les Neste

Om forfatteren