5 måter Xero kan hjelpe med økonomien

Annonse

Regnskap kan være forvirrende Topp 12 regnskapskurs online for å lukke ferdighetshullet dittTakket være billige og gratis høykvalitets online-kurs er det enklere enn noen gang å være din egen finansdirektør for din nye eller eksisterende virksomhet. Les mer , tidkrevende, og (hvis du må betale en profesjonell regnskapsfører) dyrt.

Det er derfor ingen overraskelse regnskapsprogram har begynt å øke i popularitet blant frilansere og eiere av små bedrifter.

Slik programvare er vanligvis skreddersydd til det landet du bruker den, kan administrere alle aspekter av bokføringsprosessen og er mye mer kostnadseffektivt enn å betale en profesjonell.

En av de mest populære løsningene som er tilgjengelige er Xero. Vi tar en titt på hva det er og hva du kan gjøre med det.

Hva er Xero?

Xero ble grunnlagt i New Zealand allerede i 2006 og har siden vokst til å ha mer enn 600 000 brukere. De tilbyr produktene sine basert på den ofte brukte “software as a service” -modellen (SaaS), slik at du ikke trenger å laste ned noe for å kunne bruke den.

De har mottatt mange bransjeanerkjennelser, inkludert to Webby Awards i 2009 og en i 2010, en Fast Company Innovation av Design Award i 2012, og mest imponerende, førsteplassen på Forbes Magazines "100 mest innovative vekstbedrifter" i 2014.

Produktet i seg selv er en av de mest mangfoldige delene av regnskapsprogramvare på markedet i dag, og tilbyr nesten alt som en liten bedrift eller en frilanser trenger for å være vellykket.

De viktigste funksjonene inkluderer:

• • Kontantstrømstyring (online regnskap, bankavstemming, budsjettrapporter og lagerstyring)

Fakturering (sending, betaling og utstedelse av tilbud)

• Betalingsstyring (utgiftskrav, regninger og innkjøpsordrer)
• Lønnsstyring (inkludert timelister og standard lønnskjøring)
• Skattehjelp (W-2s, 1099s, beregning av omsetningsavgift og innlevering av avkastning)

Men hva er de fem mest nyttige funksjonene? La oss undersøke.

Avgift

Ah, skatt... Federal 940s, W-2s, 1099s, arbeidsskatt, arbeidsledighetsskatt - hva betyr det hele ?!

Samtidig som Xero kan ikke lære deg om alle individuelle føderale og statlige skattekoder og -former (selv om de er det den har en god grunnleggende hjelpeguide), den kan gjøre det å beregne dem og sende dem inn mye lettere.

For eksempel vil det la deg øyeblikkelig finne ut hvor mye som skal arkiveres på W-2 og 1099s. Det vil til og med fjerne den uendelige forvirringen over 1099 leverandørklassifisering ved å la deg kjøre en rapport og deretter gjøre nødvendige justeringer.

Her er en titt på prosessen:

For å arkivere en W-2 (uten tvil den vanligste skatteformen i USA), må du først opprette en ansatt. Gjør dette ved å klikke Lønn> Legg til ansatt og fylle ut nødvendige personlige opplysninger.

Deretter må du fylle ut arbeidsopplysningene deres - inkludert lønnsdata og personnummer. Det er klart at du allerede bør ha all informasjon om dine ansatte, men hvis du ikke legger til den her, vil du ikke kunne legge personen til lønningslisten din.

Til slutt kan du legge til deres individuelle føderale og statlige skatteinformasjon. Det skal bemerkes at dette fremdeles kan være et potensielt minefelt for ikke-profesjonelle. Det kan være lurt å betale en regnskapsfører for å forsikre deg om at alt er satt opp riktig - det administrerer seg selv deretter, slik at du fremdeles vil spare mye på gebyrer på sikt.

Når du har en ansatt som er satt opp fullstendig, må du også sette opp skatten på ditt eget selskap. Du vil ikke kunne opprette en lønnsliste (og dermed generere selvangivelsesdata) før du har gjort dette.

Navigere til Innstillinger> Skatter og fyll ut både føderal og statlig informasjon:

Det er det. Bare løp lønningslisten din hver måned, og programvaren vil automatisk holde tilbake skatter der det er aktuelt og logge det hele i systemet. På slutten av hvert skatteår kan du utstede nødvendige W-2-er og eventuelle andre tilstandsformer.

Du kan følge nøyaktig den samme metodikken for uavhengige entreprenører, bare denne gangen trenger du å utstede et 1099-skjema i stedet.

Det beste av alt er at du ikke engang trenger å bekymre deg sende inn 1099 skatteskjemaer Den 6 beste gratis skatteprogramvaren til innlevering av selvangivelsen i årHvis du er lei av å betale for å registrere skatten din, er her den beste gratis skatteprogramvaren for innlevering av statlige og føderale selvangivelser. Les mer , når du har fylt dem ut, kan du arkivere dem fra programvaren ved å bruke Track1099.

Det er faktisk mange flere skatteproblemer som Xero kan hjelpe deg med, bortsett fra IRS-skjemaer.

For eksempel vil den automatisk beregne omsetningsavgift avhengig av ditt sted og Xeros integrasjon med Avalara TrustFile betyr at du kan utarbeide og sende inn selvangivelse nesten umiddelbart (gå til Innstillinger> Generelle innstillinger> Økonomiske innstillinger for å legge inn informasjonen din).

Du kan til og med eksportere Xero-filene i papirkopier hvis du foretrekker det mer “DIY” -tilnærming til skatteregistrering Gjør du skattene dine? 5 Microsoft Excel-formler du må kjenneSkattene dine forfaller snart og ønsker ikke å betale et sent arkiveringsgebyr? Utnytt kraften i Microsoft Excel for å få skatter i orden. Les mer .

lønn

Det kan nesten være like forvirrende og tidkrevende å lønne lønn hver uke, to-ukentlig eller månedlig.

Det er flere aspekter å Xero som vil bidra til å gjøre lønnsoppgavene mindre smertefulle.

For det første inkluderer det ansattes timearkprogramvare. Ansatte kan legge inn egne data, eller du (eller en annen ansatt) kan gjøre det på deres vegne, og det følger med omfattende rapporteringsverktøy som lar deg se data basert på timelønn, inntektstype og penger brukt per ansatt eller per gang periode.

For det andre følger det med betalingsprogramvare. I praksis betyr dette at du kan kjøre og godkjenne ansattes lønn på en fast dato, engangslønn midt i syklusen og sette i gang direkte innskudd til den ansattes bankkontoer. Du kan til og med skrive ut sjekker og lønnsstasjoner, som begge kan tilpasses etter ditt eget selskaps merkevarebygging.

Vær oppmerksom på at du må konfigurere ansatte, skatteinformasjon, arbeidsplasser, lønnsplaner og bankkontoinformasjon før du kan kjøre full lønn.

Til slutt er det en hel rekke tredjepartsapper som kan gi ekstra funksjonalitet. Hvis du for eksempel har ansatte som jobber i land som ikke er dekket av Xero, kan du bruke programtillegg slik at du fremdeles kan betale dem.

utgifter

OK, så storhetstid ved å bruke selskapskostnadskontoer for å betale for alt fra middag til eksotiske ferier kan være lenge borte, men de er fremdeles en viktig del av et moderne forretningsoppsett.

De utgiftsstyring 10 Unike bruk av Trello annet enn prosjektledelseTrello er en listelsker glede. Sin Kanban-tilnærming var ikke ment bare for prosjektledelse. Tror ikke oss? Se på disse ti unike bruken av Trello. Les mer funksjonen til Xero er svært imponerende, slik at du både kan administrere dine egne personlige utgifter, så vel som å betale dine ansatte for kostnadene.

Fra et brukerperspektiv vil det la deg (og dine ansatte) legge til utgifter mens du er ute og går rundt bare ved å ta en fotografere av en kvittering og sende den via mobilappen, og dermed gjøre det mindre sannsynlig at kostnadene vil bli oversett.

Fra et ledelsesperspektiv er kvitteringer fra turer gruppert sammen slik at du enkelt kan se totalkostnadene, og du kan godkjenne og avvise krav etter behov.

Alle disse dataene kan deretter eksporteres til lønnsfunksjonen for å gjøre lønningsdagen enda mer rett frem.

Frilansere kan også holde seg oppdatert på utgiftene sine (og deres større kontantstrømssituasjon) ved å bruke bankavstemmingsfunksjonen.

For det første må du legge til en bankkonto. For å gjøre det, naviger til Kontoer> Bankkontoer> Legg til bankkonto. Populære banker blir automatisk oppført, og du kan også legge til tjenester som PayPal og kredittkort.

Fyll inn kontonummeret ditt og gi kontoen et navn, så får du presentert et skjermbilde som lar deg importere alle bankstrømmer.

Når dette er gjort, kan du importere alle bankens data, og de vil automatisk forene seg med Xero. Du kan få tilgang til dataene via mobilappen for avstemming på farten, du kan opprette tilpassede regler for å matche mer komplekse transaksjoner, og over 160 valutaer støttes.

Økonomiske rapporter

Det er veldig vanskelig å få en klar forståelse av hvor sunn virksomheten din er uten klare og effektive økonomiske rapporter.

Heldigvis, Xero gir mer enn 40 grunnleggende og avanserte økonomiske rapporter. Disse inkluderer alle de vanligste, som fortjeneste og tap, selvangivelse og balanse - men også mer uvanlige (men like nyttige) som gevinst og tap i utenlandsk valuta Unngå å bli dratt av når du bytter valuta eller sender penger i utlandetHvis du har sendt penger til utlandet eller byttet valuta før en ferie, har du sannsynligvis en dårlig avtale. Her er noen bedre alternativer til banker og valutaveksling. Les mer og avskrivningsplaner.

Rapportene tilbyr også budsjettsporere De 4 beste budsjetteringsappene for å få økonomien din i ordenLeter du etter den beste budsjett-appen for å få økonomien din under kontroll? Her er noen gode apper som hjelper deg med å administrere pengene dine. Les mer (slik at du kan utarbeide konturer og sammenligne faktisk ytelse mot spådd ytelse), og muligheten til legg til sporingskategorier (og dermed gir deg en enkel måte å sammenligne og kontrastere enkeltdeler av virksomhet).

Alle disse rapportene kan utarbeides og skrives ut i løpet av klikk.

fakturering

Hva er bra med alle disse flotte funksjonene hvis du ikke enkelt kan administrere fakturaer? De er brød og smør for å drive en bedrift, men kan fort bli komplisert Slik bruker du Internett for å jage ubetalte fakturaerHvis du jobber for deg selv, er det den konstante bekymringen for at en av kundene til slutt ikke vil betale en faktura. Her er noen tips på nettet for å hente inn tapte penger. Les mer hvis du har mange kunder.

Xeros faktureringsfunksjon kan skryte av mange kule funksjoner. For eksempel kan du legge til kreditnotaer og enkelt lade utgifter tilbake til klienter ved å bruke en spesiell kode, og kredittnotater kan bli gitt ut der det er aktuelt.

Kundene dine vil også kunne betale fakturaene dine med bare et enkelt klikk via enten kredittkort eller PayPal, og du blir varslet når kunder åpner fakturaene sine (slik at du vet om de bare ignorerer du!).

Til slutt, som lønnsprogramvaren, vil du kunne tilpasse og tilpasse alle fakturaer med dine egne logoer og merkevarebygging.

Har du brukt Xero?

Har du brukt Xero? Hvilke funksjoner og funksjoner likte du? Som trengte mer arbeid? Mangler det noe du vil se utviklerne introdusere?

Du kan gi oss beskjed om dine tanker og tilbakemeldinger i kommentarfeltet nedenfor.