Slik forbedrer du tidsstyring med Outlooks forsinkelsesleveringsfunksjon

Noen ganger må du sende ut informasjon eller sende oppgaveoppdateringer på e-post, men tidspunktet er ikke riktig. I stedet for å ødelegge arbeidsflyten din og utsette den, kan du bruke Outlook's Delay Delivery -funksjon og være smart om utgangen din.

Hva er utsettelsesleveringen i Outlook?

Outlooks Delay Delivery-funksjon lar deg bestemme når du vil at en bestemt e-post skal sendes til mottakerne, i stedet for å sende den umiddelbart. Det er et nyttig verktøy som kan gi deg trygghet uten å gå på akkord med timeplanen din.

For å bruke Delay Deliver, følg disse trinnene:

1. Klikk ny epost.
2. Etter at du har skrevet e -posten din og lagt inn mottakerne, går du til Alternativer fanen.
3. Klikk Forsink levering.
4. Under Leveringsmuligheter, klikk på avmerkingsboksen ved siden av Ikke lever før.
5. Velg en Tid og Dato at du vil at e -posten din skal sendes ut.
6. Klikk Lukk.
7. Klikk på e-posten Sende.

Til tross for å klikke Sende, blir e -posten din ikke sendt ut før klokkeslettet og datoen du angav. La oss nå se på hvorfor du kanskje vil bruke den.

Regel for to minutter

To-minutters oppgaveregelen sier at hvis du har en oppgave på agendaen din som det bare tar deg to minutter å fullføre, bør du bare gjøre det nå, i stedet for å sette det på oppgavelisten din. Det er et raskt og enkelt prioriteringsverktøy, men det tar ikke hensyn til hva som skjer videre.

Hvis oppgaven på to minutter er en e-post du må sende ut, kan du få svar fra dette som du ikke har tid til å følge opp, og dette ender uansett opp på gjøremålslisten din. For å unngå dette kan du bruke Delay Delivery til å fullføre oppgaven og sende den ut når du vet at du har plass på arbeidsdagen til å svare på eventuelle svar.

I slekt:Hvordan optimalisere gjøremålslisten din for å bli mer effektiv

Du kan til og med merke av i boksen ved siden av Bruk valgknapper på Forsink leveringegenskaper vindu hvis du vil ha enkle svar fra dine kolleger, for eksempel ENGree, Uenig, Kanskje.

Sender ut kunngjøringer

Du må kanskje lage en kunngjøring via e -post som må sendes ut på et bestemt tidspunkt. Kanskje du venter på en bestemt dato eller en frist, og i løpet av den tiden vil du være ute av kontoret eller ha permisjon.

I stedet for å kaste bort tid på å få en kollega til å sende den ut for deg eller sende den ut på forhånd, kan Delay Delivery gjøre det for deg uten å måtte være logget inn. Når du kommer tilbake til kontoret, vil alle allerede være i fart. På Forsink leveringseiendommer, får du også muligheten til å velge Betydning rullegardinliste, med et valg av Høy lav, og Vanlig.

I slekt: Pakk ut og last ned flere e -postvedlegg i bulk

Administrer svartiden din

Å få ting gjort raskt og effektivt er et bevis på dine ferdigheter; Dessverre utnytter ledere og kolleger ofte dette ved å sende mer arbeid din vei. Hvis du ikke vil endre måten du jobber på, kan du utsette e -postene dine for å administrere andres forventninger til tilgjengeligheten din.

Alternativt, hvis du trenger å sende flere oppdateringer om et prosjekt, kan du klikke på kryss av ved siden av Utløper etter, som vil sette en gjennomslag på meldingstittelen når utløpsdatoen har passert. Dette vil fortelle deg og dine medarbeidere at denne e-posten ikke lenger er relevant, og du kan slette etter behov.

I slekt: Selvledelsesferdigheter å tilegne seg for personlig og arbeidslivsproduktivitet

Forsinkelse for å administrere tiden din bedre

Å øve på god tidsstyring betyr noen ganger å forsinke oppdateringer og svar for å komme foran rushen, og kan presse deg fra reaktivt arbeid til proaktivitet.

I hovedsak gir bruk av Delay Delivery i Outlook deg kontroll over responsen din mens du holder deg rolig i vissheten om at oppgaven er fullført.

Slik husker du en sendt e -post i Outlook

Har du noen gang trykket Send og angret det noen øyeblikk senere? Vi har alle vært der, og ønsket at vi kunne angre å sende. Vi viser deg hvordan du husker en e -post i Outlook eller forsinker sending i Gmail.

Les neste

Om forfatteren