Hvordan forbedre organisasjonen ved å bruke myke frister

Å ha tidsfrister å overholde er en del av hverdagen for de fleste av oss. Det kan være at du har en høyskoleoppgave, et prosjekt på jobb eller en selvangivelse som skal fullføres; Uansett, disse har alle en sluttdato du jobber mot.

For det meste gir tidsfrister deg presset til å få ting gjort. Men hvis du vil bruke det til din fordel og organisere tiden bedre, kan myke frister være trikset.

Forskjellen mellom myke og harde frister

Mesteparten av tiden er frister satt for oss; sjefen din eller veilederen gir deg en sluttdato for et endelig arbeid, og du kan ikke gjøre noen revisjoner etter dette tidspunktet. Dette er en hard tidsfrist, og konsensus er at det vil få noen konsekvenser hvis du ikke holder det.

Til syvende og sist trenger alt en hard frist fordi det betyr at ting blir ferdige, og det må være et punkt der et stykke arbeid tar slutt. De gir deg klare forventninger fra din overordnede, og det gir deg autonomi til å bruke den tidsrammen slik du synes passer.

Folk får mer arbeid når de er under press, og frister er en fin måte å utnytte dette fenomenet på. Det er derfor folk vil gjøre mer arbeid i løpet av de siste dagene eller timene i forkant av sluttdatoen. For eksempel, hvis du må levere en oppgave om to måneder, er det lite sannsynlig at du gjør mye arbeid den første måneden.

I slekt: Tips for å unngå utsettelse og møte tidsfrister

Det er derfor harde frister kan være uproduktive; uten nok press kan du ende opp med å kaste bort verdifull tid og skynde deg å fullføre arbeidet ditt i siste liten og forsømme andre ansvarsområder. Det kan også være stressende.

På den annen side settes myke frister før den harde fristen, med forutsetning at du vil avslutte prosjektet ditt med tid til overs. For eksempel, hvis den harde fristen er om to måneder, kan den myke fristen være tre uker på forhånd.

Du kan lage dine egne personlige tidsfrister, og ved å bruke denne tilnærmingen får du nok drivkraft til å få arbeidet utført uten stress i siste liten.

Fordeler med å bruke myke frister

Å sette en myk frist betyr ikke at den automatisk fungerer. For at du skal kunne dra nytte av dem, må du forplikte deg til det. Det nytter ikke å etablere dem hvis du skal se bort fra dem til fordel for den harde fristen.

Men hvis det gjøres riktig, kan personlige tidsfrister gi mange fordeler:

• Forbedret tidsstyring og mindre bortkastet tid
• Mer ansvarlighet for dine andre ansvarsområder
• Bedre organisering med prosjektene dine
• En følelse av eierskap over tid og arbeid
• Bygger tillit
• Raskere prestasjon med tid til å tenke kreativt

I slekt: Måter å bruke tankekartsteknikk for eksponentiell produktivitet

Når du har nådd den myke fristen, har du tid til å gjøre endringer og finjustere arbeidet ditt med god tid før det må overleveres. I tillegg vil du ha fleksibiliteten til å sende det inn når du er fornøyd med resultatet, og ivareta andre hastesaker som dukker opp.

Hvordan sette myke frister effektivt

Så hvordan setter du en myk frist? Nøkkelen er å ha en realistisk tidsramme i tankene, som du vet at du på en pålitelig måte kan møte. Du må også sørge for at den ikke er for nær den harde tidsfristen.

Den ideelle parameteren for å sette en myk frist er å trekke 25% av tiden fra den harde fristen, men dette kan variere avhengig av dine egne begrensninger. Noen ting å vurdere er:

• Hvis du har andre prosjekter på grunn og hvor tung den andre arbeidsmengden din er
• Hvor langt unna er den harde fristen?
• Hva ditt søte sted for produktivt press er
• Hvis du jobber med prosjektet med andre mennesker, hvordan kan du løse dette?
• Hvor stort eller lite prosjektet ditt er

Når du har disse svarene, kan du finne ut den mest praktiske personlige ferdigstillelsesdatoen og komme i gang.

For å garantere at du holder deg til din personlige målpost, bør du gjøre en oversikt over hvordan du skal klare det. Trello er en ideell applikasjon for dette, ettersom det bruker et enkelt brettoppsett som du kan manipulere for å passe dine behov.

Når du har opprettet Trello -arbeidsområdet, åpner du Sidefelt og under Brettene dine, Klikk på Plus signere til Lag et nytt brett. Du kan start med en mal, men et tomt bord er greit.

Når du har navngitt og opprettet brettet ditt, må du dele tiden din mellom nå og den myke fristen i uker ved å opprette en ny liste for hver uke du har:

1. Klikk Legg til en annen liste
2. På den første listen, der det står Skriv inn listetittel, type Uke 1
3. Gjenta disse trinnene for antall uker du har i timeplanen

I slekt: Kreative måter å fullt ut dra fordel av Trello

Nå kan du begynne å plotte ut hvilke aspekter av prosjektet du vil fullføre hver uke. For å gjøre dette, velg Legg til kort under den uken du ønsker, Skriv inn en tittel for dette kortet og klikk Legg til kort.

Bryt ned hvert trinn i prosjektet du må jobbe med. For eksempel, hvis du følger en tre ukers tidslinje, bør den første uken allokeres til planlegging og generere ideer, den andre bør være for å utføre disse planene og designene, og den tredje bør være for finjustering.

Hvis du vil beholde alt arbeidet ditt på ett sted, kan du laste opp filer til hvert kort du oppretter i Trello ved å klikke på kortet du vil redigere og velge Vedlegg. Du kan også lage Sjekklister og legg til Datoer, hvis det hjelper.

Bruk frister til din fordel

Nå som du har en myk frist, kan du slappe av og vite at arbeidet er utført med tid til overs. Det beste er at du nå har et valg over hva du skal gjøre med den ekstra plassen.

Ved å bruke myke frister som vanlig praksis i arbeidet ditt, kan du utøve bedre organisering, og hvis det skulle oppstå problemer i løpet av de siste dagene eller timene, er du allerede dekket.

Hvordan organisere gjøremålslistene dine ved hjelp av handlingselementer

Ved å bruke handlingselementer i gjøremålslister kan du forvandle komplekse oppgaver til lett oppnåelige og øke prosjektets produktivitet.

Les neste

Om forfatteren