Hva er universell rapportering i Asana? Hvorfor bør du bruke den?

I dagens arbeidsstyrke må frilansere og fagpersoner fokusere mer på prosjekter. Hvis du blir for opptatt med administrasjonsarbeid som å lage prosjekter statuspresentasjoner for klientell, kan du miste potensielle kunder. Videre er det også sant at å ansette en dataanalytiker ikke vil være så lønnsomt for enkeltpersoner eller frilansere.

Asanas nye rapporteringsverktøy lar brukere av alle yrker bli sine egne dataanalytikere.

Hva er universell rapportering?

Asana introduserte et avansert, men enkelt universelt rapporteringsverktøy i deres prosjektstyringsprogramvare, både sky- og desktop -appen. Funksjonen ble tilgjengelig fra 01. juni 2021, for abonnentene på Asana -abonnementene.

Denne nye rapporteringsfunksjonen til Asana konverterer rå prosjektdata til grafiske diagrammer og grafer som alle kan følge. Ved å bruke dette verktøyet trenger du ikke å gå frem og tilbake med regneark, e-post, teamchatter, en-til-en-samtaler eller de lange videomøtetranskripsjonene.

Med rapporteringsfunksjonen kan du:

1. Lag klare transparente mål for teammedlemmene dine eller andre freelance -samarbeidspartnere.
2. Håndter alle behov som trengs for å prioritere en klients arbeid på en effektiv måte.
3. Se på produktivitetsstatusen til teamene dine som ingen andre verktøy kan levere med noen få klikk.

Universal -rapporteringsverktøyet til Asana sikrer at hver enkelt i teamet, uansett nivå, kan utarbeide en visuell fremstilling av prestasjonsberegningene. Verktøyet krever ingen spesialisert opplæring. Teammedlemmene dine kan enkelt lage sine egne produktivitetsdashboards ved å følge Asanas interaktive grensesnitt.

Hva er dens egenskaper?

Asana Universal Reporting kommer med en rekke funksjoner som oversikt over dashbord, diagrammer, deling av dashbord, tilpasninger, etc. Følgende er de viktigste funksjonene som vil gjøre prosjektledelsen din enklere enn noensinne:

1. Diagrammer og deres variasjoner

Rapporteringsverktøyet tilbyr tre typer diagrammer, nemlig kolonne-, doughnut- og slikkepottdiagrammer. Det er også en fjerde diagramtype, som bare viser det totale antallet oppgaver, ressurser, elementer, etc.

Etter at du har opprettet et dashbord i Asana -rapportering delen, kan du legge til diagrammer. Når du klikker på Legg til diagram, vil du se 10 typer diagrammaler som er skilt i fire seksjoner. Følgende diagramtyper er de mest populære i Asana -rapportering:

• Oppgaver etter tilpasset felt
• Ufullstendige diagrammer etter prosjekter
• Denne månedens oppgaver etter prosjekt
• Forsinkede oppgaver av prosjekter

2. Et rapporteringspanel

Du får tilgang til den ved å klikke på Rapportering på venstre navigasjonslinje. Denne dashbordhubben gir deg muligheten til å legge til nye dashbord eller visualisere allerede tilgjengelige. Hvis noen fra teamet ditt deler noen dashbord med deg, vises de også her.

Den lar deg legge til et dashbord i favorittmenyen, gi nytt navn eller slette dem.

3. Organisering og deling av dashbord

Dashbordene for prosjektrapportering kan inneholde flere donuts, slikkepinner og kolonnediagrammer. Imidlertid, når du eksporterer data eller presenterer dem for en frilansklient, er det nyttig hvis du kan organisere dem.

Asana-rapportering gir deg friheten til å stable diagrammene dine etter behov gjennom dra-og-slipp-handlinger. Du kan videre se underliggende data ved å klikke hvor som helst i diagrammet.

Du kan dele rapporteringspaneler med eksterne og interne prosjektsamarbeidere. Delte rapporter er skrivebeskyttet. Invitert kan bare se de underliggende dataene de har tilgang til. Alle inviterte kan imidlertid se den generelle diagramgrafikken.

4. Tilpasse diagrammene dine

Asana rapporteringsverktøy tilbyr mange alternativer for diagramtilpasning. Du kan velge diagramtype og farge etter at du har valgt prosjektet for rapporten. Du kan ytterligere endre X- og Y-aksedataene i grafen.

Videre får du også bruke forskjellige filtre på diagrammene dine, for eksempel:

• Oppgavestatus
• Prosjekteiere
• Oppdragsgiver
• Deloppgaver
• Oppgavetype
• Oppgave status
• Dato

Hva er fordelene?

Den viktigste fordelen med dette verktøyet er at det frigjør deg fra å stole på tredjeparts dataanalyseprogramvare. Nå kan du se hva som skjer i teamet fra Asana alt-i-ett-prosjektstyringsapp. Følgende er noen av de bemerkelsesverdige fordelene du vil glede deg over når du begynner å bruke Universal Reporting:

Rapporteringsverktøyet avrunder automatisk ulike data fra Asana -prosjekter. Det sikrer at team- eller prosjektpanelene dine holder seg oppdatert uten manuell kopi-liming.

Du kan forberede så mange dashbord som du vil skille flere lag, prosjekter eller til og med individuelle medlemmer. Du kan også lage et kombinert dashbord for å visualisere den generelle ytelsen til konserten din.

I slekt: En nybegynnerguide for bruk av Asana for sporing av ethvert prosjekt

Disse tilpassede dashbordene lar deg samle alle slags data fra Asana -prosjektbordet. Et typisk diagram eller dashbord kan inneholde data for budsjett, arbeidsmengde, timing, tidsbegrensning, oppgaver, teammedlemmers ytelse, etc.

2. Finn og løse problemer raskt

Du må få et fugleperspektiv av teamressursene dine hvis du vil administrere komplekse og store prosjekter effektivt. Det er viktig at du trenger å finne problemene med prosjekter og ressurser uten å gå gjennom flere kanaler.

Med Universal Reporting kan du spore problemer proaktivt uten å vente på at et teammedlem tar dem opp. Du kan virkelig mikromanere hvert prosjekt fra ett dashbord, for å viderekoble ressurser til prosjektene som kjører etter planen.

3. Rettferdig fordeling av arbeidsmengder

Du kan få optimal produktivitet ut av teamet ditt hvis du fordeler arbeidsmengden mellom ressursene. Videre vil delegering av oppgaver til andre gi deg tid til å utvide kundelisten din.

Rapporteringsverktøyet til Asana viser ressursmessig arbeidsmengde med høy presisjon. Du kan enkelt oppdage underutnyttede og utbrente ressurser for å balansere arbeidsmengder. Videre kan dashbordet for dine daglige oppgaver hjelpe deg med å delegere en viktig til et annet teammedlem hvis du trenger å delta på et presserende klientmøte.

I slekt: Asana hurtigtaster for effektiv oppgavebehandling

4. Bedre ressursforvaltning

Så langt har du håpet på det beste og bedt om at kostnaden er håndterbar før du åpner en faktura. Men, Asana rapporteringsverktøy lar deg nå spore hver utgift for prosjektene du er ansvarlig for.

Du kan diskutere med klienten din for å minimere omfanget eller øke budsjettet når du har et bedre overblikk over kontantutgifter eller ressursutnyttelse. Klar til bruk diagrammer og dashbordmaler for universell rapportering gjør ressursstyring enkel.

Hvor godt jobber teamet ditt mot målet?

Den generelle produktiviteten til prosjektene og hele virksomheten avhenger av hvor godt målene stemmer overens med teammedlemmers faglige mål.

Universal Reporting -verktøyet er en kraftig funksjon fra Asana som hjelper deg å se om teamene og prosjektene er justert. Nå som du vet hvor viktig rapporteringsverktøyet er, kan du bruke det på best mulig måte for å administrere prosjektteamene dine.

9 Vanlige feil i prosjektledelse (og hva du skal gjøre i stedet)

Vil du fullføre store prosjekter uten feilbehandling eller gå over budsjettet? Her er noen tips for å unngå disse feilene.

Les neste

Om forfatteren