Programvare for planlegging av hendelser: 5 apper for effektiv behandling av hendelsene dine

Å organisere et vellykket arrangement er både en givende og stressende plikt. Du trenger spesialiserte ferdigheter for å utarbeide et budsjett som står for uforutsigbare omstendigheter, finne en eller flere passende steder, promotere arrangementet, etc.

Men i tillegg til å ha god oppmerksomhet på detaljer, organisatoriske ferdigheter og å være en kunnskapsrik nettverker, å stole på programvare for hendelsesplanlegging vil gå langt for å effektivisere administrasjonsprosessen og spare tid.

Hvordan velge den ideelle eventplanleggingsappen

Det er mange apper for planlegging av hendelser, som hver tilbyr spesifikke funksjoner. Den beste hendelseshåndteringsprogramvaren er imidlertid den som dekker dine behov, ettersom forskjellige hendelser krever forskjellige funksjoner.

Så du må skissere behovene dine for det kommende arrangementet for å vite hvordan du velger den ideelle programvaren. Her er noen spørsmål for å veilede deg gjennom denne oppgaven:

• Hva slags arrangement arrangerer du, personlig, virtuell eller hybrid?
  instagram viewer
  Dette vil hjelpe deg med å velge en app som støtter hendelsestypen.
• Er det et lukket eller et åpent arrangement? Hvis det er et lukket arrangement, trenger du kanskje bare programvare som kan hjelpe deg med å sende invitasjoner til bestemte gjester. Ellers trenger du en app med innebygde markedsføringsverktøy for å markedsføre arrangementet.
• Har programvaren for eventplanlegging en mobilversjon? Med mobilvennlig programvare for hendelsesplanlegging kan du få tilgang til all informasjonen din mens du er på farten. Du kan også bruke appen til å dele hendelsesrelatert informasjon med deltakerne.
• Må du beregne mye cateringbeholdning? Du kan bruke en app med en innebygd hendelsesplanleggingskalkulator for å ha all informasjonen din på ett sted.
• Hva trenger du for arrangementet? Du kan skrive alle verktøyene du trenger her, inkludert varslingssystemer, billettsystemer, innsjekkingsverktøy, etc.
• Trenger du å samarbeide med andre arrangører eller interessenter? Hvis ja, bør du velge en app som tillater kommunikasjon.

Disse spørsmålene skal hjelpe deg med å begrense listen over apper for planlegging av hendelser. Imidlertid må du kanskje blande forskjellige apper avhengig av størrelsen på arrangementet ditt, eller hvis du ikke finner en som dekker alle dine behov. Når det er sagt, bør du vurdere disse løsningene for hendelsesplanlegging:

Eventbrite er allment kjent for å være en av de beste verktøyene for å finne hendelser rundt deg, men den har også en hendelsesadministrasjonsapp i verktøykassen - Eventbrite Organizer.

Enten du planlegger en liten sammenkomst eller en stor fest, kan du stole på at Eventbrite Organizer er det ditt one-stop-verktøy for å lage dine arrangementer, administrere salg av arrangementer og spore oppmøte live gjennom din smarttelefon.

Du kan også bruke Eventbrite til å annonsere arrangementet ditt online og dele viktig informasjon med de inviterte.

Nedlasting: Eventbrite Organizer for Android | iOS (gratis, tilpasset pris)

Det er så mange bevegelige deler involvert når du planlegger et arrangement. Derfor må du ha ett sentralt sted for å holde orden og spore både fullførte og uferdige oppgaver.

monday.com er et kraftig verktøy som du kan bruke til å bringe alle dine løpende prosjekter på samme plattform. Selv om det først og fremst er det et prosjektstyringsverktøyDen inneholder også funksjoner for hendelsesplanlegging og innebygde maler som du og andre samarbeidspartnere kan bruke til å planlegge budsjettet eller organisere tidslinjer.

Du kan bruke Min uke funksjon for å opprette og tildele oppgaver til andre teammedlemmer, mens du bruker dashbordet til å spore og måle fremdriften din. Du kan også bruke monday.com til å kommunisere med teammedlemmer i appen, slik at du ikke trenger å gå deg vill i en haug med innbokser. Prøve monday.coms kraftige organisasjonsverktøy for å overbelaste teamsamarbeidet ditt.

Nedlasting: monday.com for Android | iOS (gratis, premiumversjon tilgjengelig)

3. Lommeplanlegger

En av de kritiske ferdighetene til en eventplanlegger er evnen til å utarbeide nøyaktige budsjetter som tar hensyn til uplanlagte situasjoner. Dette betyr at du må kontakte matematikeren i deg.

Men å gjøre alle disse håndberegningene kan være tidkrevende, og du må ofte håndtere stramme tidsplaner. Pocket Planner er en effektiv og brukervennlig app som kan hjelpe deg med å gjøre nøyaktige estimater for hendelsene dine. Å ha alle beregningene dine på ett sted vil også hjelpe deg med å spare tid.

Nedlasting: Lommeplanlegger for iOS (gratis)

Sosiale bord er et praktisk verktøy som spesialiserer seg på hendelsesdiagrammer for å hjelpe deg med å visualisere lokalet ditt, sortere ut sitteplasser og samarbeide med deltakere.

Du kan lage din arkitektoniske plan, eller bruke en av 3D -malene til å begynne med. Bare velg arrangementstypen, velg en mal som matcher stilen, og juster etter dine behov.

Du kan bruke denne programvaren til å designe arrangementslokalet ditt ved å legge til alle slags ferdiglagde objekter, inkludert projektorer, scener, tabeller, etc. Du kan også dele oppsettet med andre samarbeidspartnere gjennom programvaren.

Hvis du foretrekker en alt-i-ett-hendelsesstyringsplattform for å unngå å sjonglere med flere spesialiserte verktøy, vil du ikke gå galt med Whova. Det er en programvare med flere funksjoner som lar deg administrere dine virtuelle, personlige eller hybridhendelser ved hjelp av det samme systemet.

Noen av hovedfunksjonene inkluderer hendelsesregistrering, konferanseledelse, markedsføring av hendelser, opprettelse av nettsteder, innsjekking av deltakere, deltakerengasjement, nettverk osv.

Du kan også dele informasjon som arrangementets agenda og annen logistikk (parkeringsarrangementer og kart) med deltakere ved hjelp av appen. I tillegg kan deltakerne utnytte sine nettverksfunksjoner til å dele bilder av hendelsen, utveksle kontakter ved å skanne visittkort eller til og med sende meldinger til hverandre via appen.

Nedlasting: Hvem for Android | iOS (gratis demo, tilpassede priser)

Administrer hendelsene dine med tillit

Du kan nå droppe den tidkrevende DIY-tilnærmingen og stole på disse hendelseshåndteringsverktøyene for å lette planleggingsprosessen, effektivisere driften og hjelpe deg med å organisere mer vellykkede arrangementer.

Men med tanke på at det ikke er to hendelser som er like, er nøkkelen å identifisere dine behov og velge den mest passende programvaren som vil nivåere opp hvert element i arrangementet ditt. Velg den programvaren som vil gjøre din neste begivenhet minneverdig.

6 egendefinerte planleggere du enkelt kan lage med Google Disk

Hvorfor ikke droppe gjør-appen for en Google Disk-planlegger? Disse online planleggerne laget med Google -verktøy viser deres allsidighet.

Les neste

Om forfatteren