9 vanlige feil i prosjektledelse (og hva du kan gjøre i stedet)

I et prosjekt kan selv de små feilene vise seg å være kostbare for karrieren din. Det kan også spore et prosjekt og påvirke ytelsen din negativt, i tillegg til at det koster organisasjonen mye penger.

Her er noen vanlige feil i prosjektledelsen du bør unngå for enhver pris.

1. Ikke følger riktig metode

Et vellykket prosjekt trenger en passende strategi i henhold til prosjektets krav og evnen til teammedlemmene. For å styre prosjektet mot suksess, må du finne den beste prosjektledelsesmetoden for å holde medlemmene fokuserte og engasjerte.

Du kan evaluere styrken og svakheten til teammedlemmene dine med en SWOT-analyse før du utvikler en strategi. SWOT-verktøy lar deg velge et mål for prosjektet og legge inn data for styrker, svakheter, muligheter og trusler.

2. Ineffektiv kommunikasjon

Mangel på effektiv kommunikasjon er en av de største fallgruvene for prosjektledelse du kan støte på. Under en misforståelse klandrer teammedlemmene hverandre; men det er prosjektet som til slutt blir hemmet.

For å unngå slike problemer, ha alltid tydelig kommunikasjon mellom prosjektmedlemmene. Å holde alle i løkken vil være nyttig for å forhindre feilkommunikasjon. Sørg for å informere de andre interessentene om eventuelle endringer i beslutningene.

For sanntidskommunikasjon, velg apper som Slack som holder oversikt over hele samtalen. Google Jamboard er et sterkt valg for audio-videokommunikasjon mellom teammedlemmer som er involvert i prosjektledelse.

I slekt: Hva er slakk og hvordan fungerer det?

3. Bruker ikke en prosjektledelsesprogramvare

Du bør få mest mulig ut av automatisering og programmerte verktøy for å administrere prosjektene smart. Vellykkede organisasjoner implementerer en eller flere apper for å effektivisere prosjektledelse.

Prosjektledelsesverktøy forbedrer ressurseffektivitet og fremdriftssporing, uavhengig av prosjektstørrelse og type. Du kan bruke ProofHub å planlegge og gjennomføre prosjekter gjennom Kanban-kort, Gantt-diagrammer, online korrektur og dynamiske rapporteringsfunksjoner.

Du kan også prøve Klikk opp å administrere prosjekter eller oppgaver for å utnytte funksjoner som oppgaveavhengighet, tilbakevendende oppgaver, smidig styresyn og tildele kommentarer som oppgaver. Det lar deg også velge en mal som passer for prosjektet ditt, og det vil automatisk legge til mulige oppgaver.

4. Mangel på innspill fra teammedlemmene

En av hovedårsakene til prosjektfeil er mangel på støtte fra teammedlemmene. Det kan skje når prosjektlederen ikke hører på teamet. Alternativt, når teamet ikke bryr seg om å gjøre et poeng til fordel for prosjektet, kan det ha negative konsekvenser.

Før og under et prosjekt skal teamet ha flere møter med lederen. Det vil hjelpe dem å forstå viktigheten av prosjektet og diskutere strategien og arbeidsflyten.

Hvis møte til ansikt ikke er mulig, kan lag delta i et virtuelt møte via Zoom hvor de kan delta i avstemninger og diskutere prosjektet via tavlefunksjonen. Google Meet tilbyr også et online møteinnretning med funksjoner som automatisk live-bildetekst og flere kontroller til møteverten.

5. Mangel på dyktige ressurser

Å velge uerfarne og ineffektive ressurser kan sette hele prosjektet i fare. Ofte velger du medlemmer for et prosjekt basert på tilgjengelighet, ikke basert på deres ferdigheter og erfaring på de aktuelle prosjektene.

Av denne grunn er det viktig å klokt velge teammedlemmer som kan drive prosjektet mot en vellykket avslutning innen den angitte tidsrammen. Hvis organisasjonen din ikke har den nødvendige arbeidskraften for et bestemt prosjekt, kan du alltid outsource effektive og erfarne mennesker fra Opparbeidet eller Fiverr.

6. Samtidig arbeide med flere prosjekter

Å jobbe med mange prosjekter samtidig kan ta en toll på deg og påvirke arbeidskvaliteten og effektiviteten din negativt. For å unngå flaskehalser, deleger alle andre oppgaver mens du jobber med et stort prosjekt. Hvis du må administrere mer enn ett prosjekt samtidig, kan du bruke kalender- og oppgavelister for oppgavebehandling.

Google Kalender er en allsidig kalenderapp som du bør bruke når du er involvert i flere prosjekter. Den lar deg planlegge kalenderhendelser fra e-post og chatter, dele tilgjengeligheten din og se personlige eller forretningsbegivenheter på ett sted.

Du kan også bruke Todoist til å sentralisere alle oppgavene og organisere dem riktig. Det er en problemfri måte å synkroniser Google Kalender med Todoist app.

7. Impotisk estimering og styring av tid

Som prosjektleder er du forpliktet til å holde alle på sporet. Og for det, kan du noen ganger tilby en urealistisk tidslinje til klienten og belaste teammedlemmene med overtid. I et annet scenario fører mildhet til teamet til forsinkelser i prosjektet. Begge deler er skadelige for prosjektet ditt og klient-organisasjonsforholdet.

Bruke effektive tidssporingsverktøy som Time Doctor hjelper deg med å holde orden på ansattes produktivitet og tiden hver oppgave tar. Hvis prosjektet ditt innebærer fakturering basert på arbeidstid, kan du bruke Betimelig for å lage en grundig arbeidsjournal for fakturering.

8. Micromanaging the Team

Som prosjektleder bør du ikke styre teammedlemmene dine. Folk i teamet kan se på denne vanen som et tegn på mistillit. Det kan påvirke arbeidsmiljøet negativt. Å tilby teamet litt frihet vil inspirere dem til å jobbe flittig og skape et positivt miljø.

Du kan bruke Asana å sette mål i begynnelsen av prosjektet og få et varsel når teamet fullfører en bestemt oppgave. Teamarbeid er en annen appadministrasjonsapp som lar deg tilordne oppgaver til andre og spore teamets båndbredde og kapasitet for oppgavedelegering for å unngå utbrenthet.

9. Manglende evne til å administrere prosjektomfang

Endring av prosjektomfanget halvveis vil føre til kostnad og tidsfordeling mens prosjektets suksess utsettes for fare. Selv en liten endring kan forsinke hele operasjonen.

For å unngå disse problemene, har du et omfattende definert omfang fra begynnelsen. For å sikre riktig styring av prosjektleveringene, hold øye med prosjektfremdriften. Hold også sponsorene godt informert i tilfelle endringer i omfanget.

Med Wrike, kan du administrere arbeidsflyten til et prosjekt som har mange oppgaver og deloppgaver. Arbeidsplanene og ressursadministrasjonsfunksjonene hjelper deg med å administrere prosjektomfanget uten problemer.

NTask er et annet prosjektledelsesverktøy som holder deg oppdatert om prosjektfremdrift og budsjettutnyttelse, slik at du kan anta enhver endring av omfanget i prosjektet.

Unngå vanlige feil for vellykket prosjektledelse

Riktig planlegging, årvåkenhet og gjennomsiktig kommunikasjon sikrer uanstrengt prosjektledelse. Prøv disse tipsene for å unngå å gjøre noen vanlige prosjektledelsesfeil og fullføre prosjektene i tide.

De 5 beste gratis Gantt-appene for prosjektledelse

Gantt-diagrammer lar deg planlegge oppgaver helt til dagen og visualisere fremdriften til et prosjekt. Sjekk ut disse 5 gratis appene!

Les Neste

Om forfatteren