Hvordan du skriver bedre e-poster: 3 enkle tips

Å forstå hvordan du skriver gode e-poster er en viktig ferdighet, spesielt for arbeid. Enten du eier en liten bedrift eller er selvstendig næringsdrivende, vil du sannsynligvis håndtere utallige e-poster hver dag.

Du kan bruke e-post som din primære metode for kommunikasjon med andre virksomheter og kunder. Det kan virke som en enkel oppgave å skrive en e-post, men folk lider ofte av feilkommunikasjon.

Her er noen tips som kan hjelpe!

1. Vær presis

I e-postkommunikasjon må du være spesifikk med hva du sier. En enkel e-post som "Jeg trenger dette gjort i morgen." vil ikke være tilstrekkelig hvis du sender meldinger til en ansatt.

Selv om de ansatte skal forstå det meste av det du sier, hvorfor ta risikoen for feilkommunikasjon når du kan være direkte i stedet?

2. Struktur e-posten din riktig

Optimalisering av emnelinjen

Alle aspekter av e-posten din, fra emnelinjen til kroppen, bør optimaliseres.

Du mottar utallige e-poster hver dag, og noen av dem pleier å skille seg ut, ikke sant? Vanligvis er det de med en optimalisert emnelinje. Emnelinjen i e-posten din skal være relevant for e-postens samlede emne.

Når vi ikke gjenkjenner emnelinjen, eller det virker irrelevant, sletter vi bare e-posten før vi leser den. For å unngå dette må du sørge for at emnelinjen din er strukturert riktig.

E-post kropp

Begynn e-posten din med en hilsen. Det er viktig å være formell når du kommuniserer med kunder og forretningspartnere. Det er helt greit å bruke uformell tale når det passer, men det er bedre å bruke formell tale i de fleste tilfeller.

Hva er spørsmålet eller handlingen du prøver å formidle? Det er godt å komme rett på poenget etter hilsen. Ikke nøl med å være direkte.

Lukking

Avslutningen på e-posten din er det siste kundene eller forretningspartnerne dine vil lese. Dette kan påvirke om de gir deg svar eller ikke.

Prøv å avslutte e-posten som du ville gjort i en samtale. Du vil ha en større sjanse for å motta en positiv respons hvis du er vennlig, profesjonell og tydelig med din oppfordring til handling.

Sende et vedlegg

Hvis du har et stort vedlegg du vil sende, bør du ikke gjøre det via e-post. I stedet laster du opp filen til en fildelingstjeneste og sender en lenke i stedet. Dette ser mye mer profesjonelt ut.

3. Rediger og korrekturlesing!

Når du forbereder e-posten din, kan du prøve å forestille deg at alle i selskapet vil lese den. Det er raskt å lage e-post, men de kan gi et varig inntrykk, så husk å gjennomgå arbeidet ditt før du klikker Sende.

Det er mange gratis online verktøy som kan hjelpe deg med å sikre at arbeidet ditt er velskrevet og grammatisk korrekt. Det inkluderer setningsstruktur, tegnsetting, stavemåte, etc.

Grammatisk

Grammatisk vil analysere et stykke tekst du skrev og se etter eventuelle grammatiske feil. Du kan installere den som en nettleserutvidelse, og dermed har du tilgang til den uansett hvilket nettsted du bruker.

Grammarly kan for eksempel sjekke grammatikken din når du skriver e-posten din på Gmail eller andre e-postnettsteder.

Grammarly er tilgjengelig gratis, men den har også en premiumversjon. Den gratis versjonen gjør en god jobb med å oppdage grunnleggende og avanserte grammatikk- og tegnsettingsfeil, for eksempel kommaer, påkjøringssetninger, alliterasjon, fragmenter etc.

Det vil også se etter stavefeil, plagiering og skrivestil. Premium-versjonen av Grammarly gir et ekstra preg på alt den gratis versjonen tilbyr. Premium Grammarly er imidlertid hovedsakelig ment for de som planlegger å publisere artikler.

I slekt: Er Grammarly Premium verdt det? Her er alt du trenger å vite

Hemingway Editor

De Hemingway Editor er et gratis online verktøy som hjelper deg med å forbedre din skrivestil. Plattformen er ideell for redigering av korte brikker, for eksempel e-post.

I tillegg vil Hemingway Editor oppmuntre deg til å være tydelig og direkte i skrivingen, selv om du skriver lange artikler med komplekse setninger. Du kan bruke denne redaktøren til å vurdere kompleksiteten og lesbarheten i arbeidet ditt.

Visste du at Microsoft Word har gode korrekturalternativer? Når du åpner Microsoft Word, klikker du på Fil> Alternativer> Korrektur. Du kan velge autokorrigering og stavemuligheter du vil at Microsoft Word skal sjekke.

I tillegg tilbyr Microsoft også Microsoft Editor, en nettleserutvidelse som kan hjelpe deg med å sjekke dokumentene dine for grammatikkfeil, stil og mer.

Det som er bra med å redigere e-postmeldingene dine i Microsoft Word, er at redigeringen / formateringen oversettes bra til noen e-postapper / nettsteder, for eksempel Gmail eller Outlook.

I dag vil de mest populære e-postleverandørene ha integrerte redigeringsalternativer. Mange av dem vil også se etter grammatikkfeil. Annet enn Gmail har Yahoo og Outlook også formateringsalternativer for e-post.

I slekt: De mest populære e-postleverandørene bedre enn Gmail og Yahoo Mail

Lær hvordan du strukturerer en perfekt e-post

De fleste av oss bruker en betydelig del av dagen på å komponere og lese e-post. Mye av tiden kan disse e-postmeldingene være forvirrende for andre. Tipsene nevnt ovenfor skal hjelpe deg med å skrive konsise, klare og lettfattelige e-poster.

E-postene dine gjenspeiler profesjonalitet, oppmerksomhet på detaljer og verdier. Så husk hvordan andre kan tolke tonen i e-posten din.

5 gratis e-postverktøy for å rense innboksen og gjøre Gmail bedre

Vil du få mest mulig ut av Gmail? Bruk disse gratis appene og nettleserutvidelsene for å fjerne innboksen din og forbedre e-postopplevelsen din.

Les Neste

Om forfatteren

Utvid til Les hele historien