De 14 beste tipsene om e-etikette du trenger å vite

Enten du er en innholdsforfatter, en markedsfører, en utvikler eller en frilans som arbeider, er e-post en integrert del av vår moderne verden.

Faktisk er det den mest vanlige formen for kommunikasjon blant frilansere. På grunn av dette er det viktig å lære beste praksis og etikette for sending av e-post hvis du ønsker å tiltrekke og beholde kunder.

1. Øv deg raskt

Siden frilansingsvirksomhet er avhengig av e-postkommunikasjon i stor tid, har rask respons blitt en forventet standard.

Med mindre du tilbringer tid med familie og venner, bør du alltid sikte på å svare på alle e-postene dine innen en time. Hvis det ikke er mulig, svar på samme dag i klientens åpningstid.

2. Avklare poenget i starten

Kundene dine trenger ikke å lese e-posten din før slutten, eller verre, flere ganger, for å forstå poenget du prøver å komme med. Hvis du skriver en e-post, må du huske å tydelig si meldingen din helt i begynnelsen - enten i emnet eller i kroppen.

Faget skal være kort og spesifikt. I e-postens hoveddel kan du legge vekt på de viktigste detaljene dine ved å bruke punktpunkter.

I slekt: De mest populære e-postleverandørene bedre enn Gmail og Yahoo Mail

3. Dobbeltsjekk grammatikk og stavemåte

E-postadressen din gjenspeiler hvem du er. Det viser hva kundene forventer av deg når det gjelder arbeidskvalitet. Selv de mest erfarne fagfolk lager skrivefeil, spesielt mens du skriver fra smarttelefoner. Imidlertid vil ikke klienter få et godt førsteinntrykk av slike feil.

Når du er ferdig med å komponere, kan du lese e-posten høyt slik at du kan finne ut av grammatiske feil. Du kan også bruke verktøy på nettet for ytterligere hjelp.

4. Hold det kortfattet

Hvis du er en forfatter som kommer fra litteraturbakgrunn, kan det være vanskelig å motstå deg fra å skrive på et blomstrende språk. For en vanlig person blir det imidlertid bare en kode de ikke kan tyde!

Hold alltid e-postene dine korte og enkle. Skriv i små setninger og bruk ord alle kjenner. Hvis du må formidle informasjon som ikke passer inn i noen få avsnitt, er det bedre å planlegge et virtuelt møte eller telefonsamtale.

5. Svar på alle spørsmål

Dette punktet kan virke motstridende med den forrige pekeren, der vi ba deg om å holde e-posten kort. Vel, å hoppe over spørsmål fra klienten din for kortfattethet vil være en respektløs handling.

Adresser spørsmålene som er spurt i hver del av e-posten i separate seksjoner. Så kunden vet at du leser e-posten deres nøye. Når du ikke kan svare på et spørsmål med en gang, kan du nevne det når du kan.

6. Følg enkelt- og standardformat

Mens du skriver e-post til kundene dine, kan du bruke et enkelt format for alle e-postene. Sørg for å bruke samme typefase, skriftstørrelse, skriftfarge og tekststruktur på hver e-post. Hvis du ikke har noe standardformat, vil en enkelt e-posttråd se rart ut.

For forretningskommunikasjon kan du bruke skrifter som Arial, Calibri og Verdana. For størrelse er 12 trygt. Det er ikke tilrådelig å bruke fargerike skrifttyper for denne typen profesjonell interaksjon - la oss holde oss til svart.

7. Avslutt med en signatur

Uansett hvilken profesjonell status du har, er det alltid lurt å ha en e-postsignatur med kontaktinformasjonen din nederst i e-postene dine. Dette hjelper folk å huske deg, slik at de kan kontakte deg umiddelbart når det er nødvendig.

Det er enkelt å legge til en personlig signatur på slutten av e-posten, og det vil bare få deg til å se profesjonell ut. Legg til kontaktinformasjonen din i signaturen.

I slekt: Slik legger du til en e-postsignatur i Microsoft Office 365

8. Bruk e-postmal utenom kontoret

Du kan dra på ferie, men sørg for at kundene dine vet det mens du er frilans. I tillegg til å varsle dem personlig via e-post, det vil være flott å ha en ikke-kontor-svarer.

Mens du jobber med flere klienter, må du administrere tidsfrister. På samme måte må kundene dine vite når de kan forvente svaret ditt.

9. Følg alltid opp

Det er viktig å følge opp med kundene dine når du forventet å få svar, men ikke fikk svar. I en oppfølgings-e-post kan du kopiere relevant informasjon og legge ved eventuelle viktige filer på nytt for å hjelpe klienten med å finne ut nødvendig informasjon.

10. Bruk riktig språk

Bruk det vanlige profesjonelle språket mens du kommuniserer med kundene dine. Unngå å bruke uttrykksikoner i slike formelle samtaler. Start e-posten med en høflig hilsen og adresser klientene direkte med navnene deres.

Ikke bruk ALLE CAPS eller akronymer som ASAP eller RSVP. Det er også bedre å ikke bruke en kort form for klientens navn.

11. Unngå å svare når du er opprørt eller sint

Uansett hvor lenge du er i frilansende virksomhet, følelsen frustrert og sint av arbeidet ditt kommer til å skje. Hvis noen e-poster fra klientene gjør deg opprørt, vil det naturlige instinktet være å svare øyeblikkelig.

Men avstå alltid fra å svare mens du blir ført av følelsene. Fortsett å være profesjonell og skriv et polert svar når du er rolig.

12. Kommuniser ved hjelp av andre metoder

Når du vokser som frilanser, vil du vite når du skal ta diskusjonen offline. Mens du deler tidssensitiv informasjon, må du ikke bare stole på e-post. Koble den alltid til enhver form for kommunikasjon i sanntid, for eksempel en telefonsamtale eller Slack-melding.

13. Ikke prøv å få venner

Du er her for å bygge et forretningsforhold med klienten din, ikke for å bli venner med dem. Det er alltid trygt å ikke være morsom eller smart med klienten din. Hold deg til informasjonen og intensjonen med meldingen din. Det er ingen hast med å vise dem din personlighet mens du skal ha et profesjonelt forhold.

14. Ikke hopp over svar

Å være sen med å svare på en e-post eller hoppe over den helt kan koste deg et prosjekt. Hvis innboksen din er full av salgs-e-post og unødvendige nyhetsbrev, kan du gå glipp av viktige e-poster fra din klient.

Merk e-post fra eksisterende klienter som favoritter, slik at du får dem oppå innboksen din. For å få rask tilgang til alle arbeidsrelaterte e-poster, hold e-postene dine ryddige.

Smarte e-etiketter vil imponere klientene dine

For å administrere en virksomhet effektivt er sending av e-post en viktig del av prosessen. Prøv disse raske hackene for å lage en profesjonell e-post og presentere deg på en smartere og bedre måte for potensielle og eksisterende kunder.

De 5 beste funksjonene i Cloze for sømløs forretningsadministrasjon

Hvis virksomheten din involverer frilansere eller konsulenter, bør du vurdere å bruke Cloze for å bli bedre i ledelsen.

Les Neste

Om forfatteren