Hvordan skrive profesjonelle e-poster? 8 enkle regler å leve etter

Vi sender og mottar e-post hver dag. Likevel gjør vi pinlige feil som vi ikke helt kan "angre." Så det kan være vanskelig å skrive en effektiv e-post som holder leserens handling mens du er oppmerksom på utfordringene i vår verden.

Med det i tankene har vi samlet noen viktige regler du trenger å vite når du sender e-post til folk. Følg disse enkle reglene for å skrive bedre e-post uten problemer.

1. Vurder hilsener og pålogging på nytt

"Håper du får en fin uke!" pleide å være en fantastisk måte å starte en e-post på. Ikke nå lenger! Med tanke på hvor usikkert livet er, kan dette komme ut som uforsiktig og altfor løsrevet.

Det samme gjelder avmeldinger som "Hilsen", "Hilsen" eller "Skål" - som fungerte helt greit før, men kan høres tilbaketrukket fra virkeligheten noen ganger.

Så hvorfor ikke holde det enkelt og ekte? Velg avlogginger som "Vær trygg", "Ta vare" eller "Vennlig hilsen." Når det gjelder hilsener, kan "Håper alt er bra" eller "Håper du og dine nærmeste holder deg trygge" være gode utgangspunkt.

2. Inkluder en klar emnelinje

Denne e-postregelen er like gammel som selve e-posten. Det er fordi folk ofte bestemmer om de vil åpne en e-post eller ikke basert på emnelinjen.

Med alt vårt arbeid nå online, er behovet for å prioritere det som er viktig og ignorere det som ikke er avgjørende. Derfor, hvis du fortsatt lar emnelinjen være tom, er sjansen stor for at e-posten din blir ignorert.

Den ideelle emnelinjen har mindre enn 10 ord. Velg en som adresserer dine bekymringer og kommuniserer hva e-posten handler om. "Forslag til luftfartsprosjektet," "Planlagt møte" eller "Raske spørsmål om presentasjonen din" er noen gode emnelinjeeksempler du kan ta en indikasjon på.

3. Bruk en profesjonell signatur

Ha en forhåndsbestemt signaturblokk som du bruker til å svare på e-post på alle dine personlige enheter. Den skal ha navnet ditt, firmaets tittel og kontaktinformasjonen din.

Dette gir mottakeren din en god ide om hvem du er og hvordan du kan kontakte deg hvis behovet oppstår. Når det gjelder skrift og størrelse på din profesjonelle signatur, må du sørge for at den er den samme som resten av e-posten.

Også, avslutt e-postene dine med tillit men ikke gå overbord med ordtak eller personlige detaljer.

4. Presenter deg selv hvis du møter for første gang praktisk talt

Vi har alle kommet i situasjoner der vi har måttet sende en e-post til noen vi ikke har møtt. Det kan være rart å få en e-post fra en fremmed. Og det er lett å si.

Så ta deg tid til å introdusere deg for e-postmottakeren. Kontekst er kritisk, og førsteinntrykk har fortsatt betydning. Så legg til en linje som "Hei! Dette er Tracy fra Multiseon Pvt. Ltd, og jeg sender en e-post fordi du har uttrykt interesse for å kjøpe våre elektroniske produkter. "

Eller når du blir introdusert for noen via e-post, kan du også sende dem en linje som sier hvor deilig det er å møte dem på e-post.

5. Skriv medfølende e-post

Vi kan ikke understreke viktigheten av denne. Livet er hardt. Mest av alt er det sterkt usikkert.

Bommet de på en frist? Møtte de ikke opp til det planlagte Google Meet? Før du sender en streng e-post - stopp og tenk gjennom den. Hva om det er en medisinsk nødsituasjon?

Vær derfor medfølende og spør om alt er i orden med dem. En e-post som “Vi savnet deg på møtet i dag. Bare å sjekke inn for å se at alt er greit. ” kan bygge relasjoner som tåler tidens prøve.

6. Komprimer / endre størrelse og navngi vedlegg når du kan

Vi snakker ikke mye om denne e-postregelen, for når vi sender ut store vedlegg antar vi automatisk at mottakeren har nok plass. Store filer tar mer tid å laste ned og kan bli irriterende på kort tid.

Gjør det derfor et poeng å komprimere eller endre størrelsen på dem. Hvis du deler for mange filer samtidig, er det lurt å legge til et høflig notat som forteller hva vedleggene er til.

Navn også vedleggene dine før du sender dem. Sende din CV? Gi filen nytt navn som Tracy_Mackenzie_CV og start på høyre fot.

7. Ikke bruk e-post som en annen direktemeldingsapp

Grunnen til at vi alle elsker direktemeldinger er at det er øyeblikkelig.

Men når du blander de to og bruker e-post som erstatning for direktemeldinger, risikerer du å være irriterende og uprofesjonell.

Derfor må du vite når du skal sende en e-post og når du skal følge den opp med en annen. Ikke gjør det gjør feilen ved å sende for mange oppfølgings-e-poster fordi de kanskje jobber hjemmefra. Ikke ring noen opp og be dem sjekke en e-post heller.

Hvis det haster, bruk en annen kommunikasjonsmåte.

8. Bruk humor for å helbrede, men sparsomt

Mens mange bruker humor for å lette stemningen i disse ekstraordinære tider, er problemet med å bruke humor i e-post at det kan slå tilbake.

Hvis du vil bruke humor i en e-postmelding, må du bare gjøre det hvis du kjenner personen godt. Du vil ikke komme ut som respektløs eller frekk hvis noen er i en alvorlig situasjon. Dessuten kan det som høres morsomt ikke lese morsomt.

Ord til de kloke: Hvis du er i tvil, er det best å utelate det.

Sett svar utenfor kontoret og forbedre balansen mellom arbeid og privatliv

Mens du sender e-post til folk i disse dager, bør du også være oppmerksom på timene. Med livsstil fra hjemmet som får grep, har grensene mellom arbeid og våre personlige liv blitt uskarpe. Svar utenfor kontoret gjør det enkelt å forstå når noen er tilgjengelige for et møte eller svare på en e-post.

Se på e-postklientens innstillinger og konfigurer autosvar når du er borte eller ikke ved skrivebordet. For eksempel kaller Gmail det Vacation Responder, mens Microsoft Outlook bruker Out of Office Replies.

Vi håper disse gyldne reglene for å skrive effektive e-poster og de riktige e-postvanene hjelper deg å spare tid og lage de riktige svarene.

Unngå disse 6 feilene for bedre e-post og tekstkommunikasjon

Forbedre kommunikasjonsevnene dine ved å unngå feil som å bruke for mange emojier eller skrive inn alle bokstaver.

Les Neste

Om forfatteren