Hvordan forberede oppgavelister ved hjelp av Eisenhower Matrix

Du kan forbedre produktiviteten din ved å planlegge oppgaver riktig og minimere distraksjoner. Men hvordan prioriterer man oppgaver? Å sette alt på din gjøremålsliste sikrer at du gjør de viktigste oppgavene først, etterfulgt av de sekundære.

Når du har en liste over alle oppgavene dine, bruk litt tid på å organisere og prioritere dem for å sikre at du gjør de riktige tingene til rett tid. I denne artikkelen lærer du hvordan du kan prioritere oppgavene dine, avhengig av hvor mye oppmerksomhet de trenger, og hvordan du kan bruke Eisenhower-prinsippet til å utføre dem riktig.

Ulike typer oppmerksomhet

Før vi prioriterer oppgavene dine, la oss forstå de forskjellige typer oppmerksomhet hver oppgave trenger.

1. Proaktiv oppmerksomhet: Det er den typen oppmerksomhet som må fokuseres og opprettholdes for å fullføre de vanskeligste eller mest komplekse oppgavene. Å skrive oppgaven din, sende e-post til prosjektforslag, løse et faglig problem, lage en youtube-video er oppgavene som krever mest fokus. For å få disse oppgavene gjort, må du være proaktiv oppmerksom.

2. Aktiv oppmerksomhet: Aktiv oppmerksomhet refererer til den nøye oppmerksomheten som kreves for å håndtere daglige gjentatte oppgaver på moderat nivå. De fleste av de mindre daglige aktivitetene, som å planlegge møtene dine i Google-kalenderen, sende ventende e-postmeldinger, sende viktige dokumenter til kolleger, krever aktiv oppmerksomhet. Selv om du ikke proaktivt lager noe, trenger du fortsatt litt oppmerksomhet for å få ting gjort.

3. Inaktiv oppmerksomhet: For relativt enkle oppgaver du kan automatisere krever minimal oppmerksomhet. Rengjøring av spam fra e-posten din, kansellering av utkast til e-post, sending av invitasjoner til en liste over kollegaen din, alle disse aktivitetene krever ett klikk. For en slik oppgave trenger du ikke riktig aktiv oppmerksomhet.

Prioritere oppgaver i henhold til oppmerksomhetsnivået

Å prioritere oppgavene dine i henhold til oppmerksomhetsnivået de trenger, er en utmerket måte å liste opp dine daglige aktiviteter.

Alle de oppgavene som krever proaktiv oppmerksomhet, er av stor betydning for deg. Det er verdt å bruke mer tid på disse oppgavene, så de bør være de du starter dagen med. Prøv også å tildele de mest fokuserte og friske timene på dagen til disse aktivitetene. Å ta en kopp kaffe og kaste på hodetelefoner kan hjelpe deg å være proaktiv.

Oppgaver som krever inaktiv oppmerksomhet står mellom pro-aktive og inaktive aktiviteter. Du kan tildele disse timene på dagtid når du verken er proaktiv eller inaktiv. Hvis du må ringe vennen din, kan det hende at morgen ikke er det rette tidspunktet å gjøre det. Så ikke kast bort dine aktive timer på slike aktiviteter.

Du kan planlegge oppgavene som bare krever din inaktive oppmerksomhet til de timene på en dag når du kommer inn i lat sone. Dette er det perfekte tidspunktet for å sjekke dem raskt ut av huskelistene dine. På denne måten vil du bruke dine late timer til å gjøre noe produktivt når dagen skrider frem.

La oss implementere de ovennevnte konseptene til prioritere oppgavelister i todoist. For det, se på listen over 6 oppgaver du må gjøre i løpet av dagen.

Ovennevnte liste over oppgaver, skriving av manus og filming av YouTube-videoen krever mest oppmerksomhet. Så, klikk på begge disse oppgavene og sett prioriteten til en.

1. Klikk på tre prikker foran hver oppgave.

2. Sett prioritet til det røde flagget.

Du vil se alle oppgaver med prioritet en vil bevege seg over alle andre oppgaver.

Mens du møter sjefen din og ringer til vennen din, trenger du ikke å være proaktiv. Du kan imidlertid ikke gjøre både når du er lat og sløv. Så sett disse oppgavene som din andre prioritet ved å velge det oransje flagget fra prioritetsinnstillingene.

Å sende e-postinvitasjoner til kolleger og overføre dataene til MS-Excel er to oppgaver som krever din inaktive oppmerksomhet. Så sett dem til ditt prioritetstre ved å velge det blå flagget fra prioritetsinnstillingene.

Slik kan du prioritere oppgavene i oppgavelisten din ved å bestemme hva som skal være proaktivt, inaktivt og aktivt. Bare det å gi riktig oppmerksomhet som passer til hver oppgave, krever at du oppfyller effektivitetsmålene dine.

Etter å ha prioritert dine daglige oppgaver og forstå oppmerksomheten hver krever, er det på tide å passe dem inn i selve arbeidsdagen. Eisenhower-metoden er en velkjent metode som lærer hvordan man skal håndtere forskjellige typer rutinemessige oppgaver.

I slekt: De beste oppgaveappene for å fokusere på oppgaver

Sette oppgaver i din daglige tidsplan ved hjelp av Eisenhower Matrix

I følge Eisenhower kan du dele alle oppgaver i fire forskjellige kategorier, avhengig av hvor viktige og presserende de er. Så gjør du det umiddelbart, delegerer det, utsetter det eller dumper det helt.

La oss kort diskutere hver av disse kategoriene:

1. Gjør det: Det refererer til gjennomføring av en oppgave som du ikke kan unngå. Ved å vite dens betydning og tidssensitivitet, fullfører du den umiddelbart.
2. Delegere det: Du overlater oppgaven til noen andre, og de tar seg av den.
3. Utsett det: Du vil imidlertid gjøre det selv senere på dagen. Dette er oppgavene du kan legge til side og planlegge deretter.
4. Dump det: Det refererer til å dumpe de oppgavene som ikke er verdt tiden din, og disse oppgavene er ikke mer enn en distraksjon.

Slik bruker Eisenhower-metoden for oppgaver i todoist.

Å filme YouTube-videoen er den første oppgaven, så du bør gjør det først da det er din prioritet. Din neste prioritet er å skrive et skript, noe du kan delegat til forfatteren din. På samme måte kan du delegere oppgaven med å overføre data til Excel.

Det kan bli forsinket å møte sjefen din og ringe vennene dine utsette disse to oppgavene. Til slutt, hvis du har kort tid, kan du dump sende e-postinvitasjoner og gjøre dem senere.

Dette er den mest enkle og effektive måten å styre arbeidsrutinen din riktig. Ellers kan det hende du er veldig opptatt med å fullføre oppgavene til feil tid, ineffektivt annet enn å være produktiv.

I slekt: Todoist Shortcuts Cheat Sheet for Task Management

Få mer ut av oppgavelistene dine

Enten du er en morgenperson eller en nattugle, filtrer ut de mest effektive timene dine og tildel dem til å utføre oppgaver som krever proaktiv oppmerksomhet. Din prioritet bør være å ikke la inaktive og aktive oppgaver distrahere deg fra de proaktive.

Begynn å bruke produktivitetsapper som hjelper deg til å prestere bedre under press og holde deg disiplinert.

Hvordan prestere under press: 8 produktivitetsapper som hjelper

Tid og press kan gjøre deg mer produktiv. Legg til disse nyttige produktivitetsappene i arbeidsflyten din for positive resultater!

Les Neste

Om forfatteren