Hvordan lage profesjonelle Excel-regneark

Microsoft Excel er et flott regnearkprogram for generelle formål. Gitt hvor enkelt det er å bruke, vil feil sikkert oppstå mens du lager mer kompliserte regneark.

Noen av de vanligste feilene inkluderer komplekse forhold, skjult informasjon, uforståelige beregninger eller rett og slett feil. For å opprette og vedlikeholde jevnlig gode Microsoft Excel-filer, er det et par ting du alltid bør huske på.

Hvordan lage et godt regneark?

Det første du må gjøre er å velge en organisasjonsstandard før du begynner å utvikle regnearket. Hvis du jobber i en profesjonell setting, vil denne organisasjonsstandarden sette scenen for alle brukerne som skal bruke / jobbe med regnearket.

En delt standard forbedrer kommunikasjonen din med teamet og vil spare tid for utvikling.

Når det er sagt, er det viktig å lage regnearket med tanke på fremtiden. Du må være forberedt, da du helt sikkert vil komme over tilfeller du ikke var klar over da du begynte å sette opp regnearket.

Ved å huske fremtidige endringer kan du gjøre regnearket mer holdbart. Dette betyr igjen at du kaster bort mindre tid på å lage et erstatningsark.

I slekt: Hvordan jobbe med regnearkfaner i Microsoft Excel

Benytt deg av flere regneark

Du kan bli overrasket over å vite hvor mange fagpersoner som gjør denne feilen! Microsoft Excel tilbyr flere regneark, og det er viktig at du lærer hvordan du bruker dem. Du bør begynne med å sette forskjellige typer data på forskjellige regneark.

For eksempel kan du bruke de første par regnearkene for grunnleggende informasjon; følgende regneark kan brukes til beregninger, mens det siste arket ofte brukes til resultater og grafer.

Selvfølgelig varierer dette også avhengig av hvilken type arbeid du gjør og hva du er mest komfortabel med. Husk at å ha flere tabeller per regneark kan forårsake mange problemer når du prøver å sortere dem, sette inn eller formatere celler.

Når du jobber med et team, vil det å ha flere regneark dedikert til forskjellige deler av arbeidet gjøre det lettere for alle å forstå hva som skjer.

Organisering av informasjonsflyten

Informasjonen skal flyte fra øverst til venstre til nederst til høyre, og du bør organisere regnearkene dine slik at de følger denne strukturen. Tidslinjen din skal være jevn over alle regnearkene dine, siden det vil gjøre det lettere for alle å forstå hvordan regnearket fungerer.

Når du styrer informasjonsflyten, unngå kryss og tvers mønstre, da de har en tendens til å distrahere leserne. På det notatet bør du også unngå alle slags sirkulære referanser.

Merking av kolonner og rader

Selv om det å ha et enkelt regneark uten etiketter ikke kan være forvirrende for deg (som skaperen av regnearket), kan andre brukere synes det er ganske problematisk.

Det er derfor det er viktig at du begynner å merke kolonnene og radene med enkle navn. Forsikre deg om at du konsekvent bruker de samme navnene til samme slags data.

Hva skal du unngå når du skriver formler?

Hvis Excel-regnearket ditt har mange formler, er det et par ting du kan gjøre for å få det til å se mye mer profesjonelt ut. Først av alt, unngå å gjøre gjentatte beregninger og bare beregne formler en gang.

Hvis du kopierer en formel, øker du sjansen for å få feil. For ikke å nevne at hvis du endrer en formel, blir ikke duplikatet du laget tidligere endret. Dette kan føre til mange forvirrende feil.

Hvis du trenger å bruke nøyaktig samme formel igjen, er det bedre å referere tilbake til første forekomst der du måtte bruke formelen.

I tillegg bør du alltid unngå å bruke faste tall i formler. I stedet er det du bør bruke for faste verdier, separate inngangsceller og bruke referansene til denne cellen når du bruker den i beregninger.

Flere ting du bør unngå når du lager regneark

En av de viktigste tingene du må unngå når du bruker Microsoft Excel, er alternativet Slå sammen celler. Dette er sjelden en god idé, og oftere enn ikke, det brukes bare til å forbedre estetikken. Ved å slå sammen tabellcellene vil du ha større sannsynlighet for å oppleve problemer med referanser og beregninger.

En av de største risikoene er hvis du refererer til en sammenslått celle. Når du refererer til en sammenslått celle, vil alle cellene være en del av beregningene dine, mens bare en av dem faktisk kommer til å være riktig.

En annen ting du bør unngå er å skjule informasjon, for eksempel rader, kolonner og til og med regneark. Dette vil bare øke sjansene for at andre brukere går glipp av noe viktig når de jobber med / på regnearket.

Lagre estetikken til slutt

Excels stylingsalternativer er omfattende, slik at du kan justere celleverdiene etter dine preferanser på mange måter. Du kan velge forskjellige rammer, farger, temaer og andre funksjoner.

Det er ingenting galt med å ønske å ha et spesifikt design av regnearket, men vanligvis gjør det abstrakt informasjon for betrakteren.

Hvis du planlegger å utforme regnearket, kan du prøve å holde det konsistent gjennom hele dokumentet. En jevn og enkel formateringsstil hjelper leserne til å forstå regnearket mye lettere!

I tillegg er det også viktig å lage en legende og tydeliggjøre kildene dine. Du kan lære hvordan du lager en diagramforklaring i Excel på den offisielle Microsoft nettsted.

I slekt: Hvordan legge til Sparklines i Excel

Lær hvordan du får Excel-dokumentet til å se profesjonelt ut

Å lage og vedlikeholde gjennomgående gode Excel-filer er ikke så vanskelig hvis du kjenner de grunnleggende tipsene og triksene. Det er ingenting galt med å ønske å style Excel-dokumentet, men prøv å la stylingen / estetikken være til slutt.

Først bør du lage et oversiktlig og kortfattet regneark, fra start til slutt. Etter det kan du legge til litt finjustering i Excel-dokumentet, men prøv å holde det enkelt og konsistent på tvers av alle regnearkene!

Hvordan finne og fjerne sirkulære referanser i Excel

Her er hva du trenger å vite om sirkulære referanser i Microsoft Excel og hvordan du skal håndtere dem når de vises.

Les Neste

Om forfatteren