Hvordan planlegge møter og oppgaver ved hjelp av Calendly

Planlegging av møter kan være en tungvinte prosess. Du må kanskje bruke for mye tid og energi på å kommunisere frem og tilbake for å finne en passende møtetid.

Heldigvis erstatter et intuitivt digitalt verktøy denne ineffektive planleggingsprosessen med en enkel, tidssensitiv metode. Dette verktøyet kalles Rolig.

I denne artikkelen vil vi gå gjennom Calendly, hvordan det fungerer, og hvordan du får mest mulig ut av det.

Hvordan fungerer kalendert?

Hvis du er kjent med hvordan du planlegger et møte i Microsoft Outlook, fungerer Calendly på samme måte. I tillegg til Outlook fungerer Calendly også med Google Kalender og Apple iCloud Kalender.

Når du synkroniserer dine personlige og arbeidskalendere, kan du opprette hendelsestyper. For eksempel kan du ha en type "15-minutters møte" og en "30-minutters møte" -type.

Derfra kan du sende en bestillingskobling til klienter, kolleger eller venner. Disse menneskene kan velge en av hendelsestypene du tidligere har opprettet, og deretter velge et tidspunkt med deg. Ikke bekymre deg - de får ikke tilgang til hvilke hendelser som står i kalenderen din.

Det er en rask oversikt over hvordan Calendly fungerer. La oss nå komme inn i detaljene.

Hvordan legge til kalendere i Calendly

Før du konfigurerer hendelsestyper, må du sørge for at kalenderne er synkronisert.

Når du har opprettet profilen din, klikker du på Regnskap ved siden av profilbildet ditt øverst til høyre på Calendlys nettsted. Velg fra rullegardinmenyen Kalenderforbindelser.

Bare klikk på Kalenderforbindelser-siden + Legg til kalenderkonto og så Koble ved siden av kalendertypen du vil legge til. Dessverre lar den gratis planen deg bare synkronisere en kalender.

Sørg for å sjekke konfigurasjonsdelen også. Her kan du angi hvilke kalendere Calendly skal sjekke for å unngå hendelseskonflikt. Også under Konfigurasjon, kan du velge hvilke av kalenderne dine nye hendelser skal vises i.

Hvordan lage hendelsestyper i Calendly

Dette lar deg nå lage nye typer arrangementer som folk kan bestille. Velg en av dem for å begynne + Ny hendelsestype eller + Opprett>Arrangementstype på Calendly-hjemmesiden din.

Du ser to alternativer for møtetyper: En-mot-en og Gruppe. Siden de fleste sannsynligvis vil bruke Calendly til en-til-en-møter, er det det vi vil gå med her. Å velge Skape ved siden av En-mot-en.

Deretter må du oppgi følgende detaljer: navn, beskrivelse, farge og en spesifikk URL til hendelsen.

Når du velger et møtested, kan du velge en Zoom- eller Google Meet-lenke, en telefonsamtale eller be om hendelsen til et bestemt sted.

Du kan legge til så mange plasseringsvalg du trenger. Hvis du velger en telefonsamtale, kan du velge om du eller deltakeren vil starte samtalen. Når du har fullført disse trinnene, klikker du Neste.

På denne siden kan du planlegge møteforventninger, for eksempel hvor langt i forveien deltakere kan bestille et sted, varigheten på møte, hvilke tidspunkter du har tilgjengelig og hvilken buffertid som trengs før eller etter møtet for pendling eller innpakning ting opp.

Hvis du trenger å angi hvor mange av denne spesifikke hendelsestypen som kan bookes på en dag, kan du gjøre det under Tilleggsregler for tilgjengelighetsseksjonen.

Til slutt, etter at du har valgt Neste igjen, må du forsikre deg om at arrangementet er satt til På, og du er klar til å operere.

Du kan endre flere hendelsesinnstillinger, for eksempel spørsmålet den inviterte må svare på når du bestiller et møte, hvordan de vil bli varslet, hva som vil vises på bestillingsbekreftelsessiden, eller betalingsspesifikasjoner (bare Calendly Pro-funksjonen) før du går tilbake til hjemmesiden.

I slekt: Måter å gjøre Google Kalender til din Windows Desktop-kalender

Du kan dele en kalendekobling via to metoder. Den første måten er å dele din Calendly URL, som vises under profilbildet og navnet ditt på hjemmesiden, der deltakerne kan bestille hvilken som helst hendelsestype med deg.

Når de klikker på lenken din, vil den omdirigere deltakerne til en lignende side som ovenfor. Folk vil kunne velge hvilken type begivenhet de ønsker, og deres tilgjengelige tid også.

Det andre alternativet er å dele en lenke til bare en type begivenhet med deltakeren. For å gjøre dette må du enten kopiere lenken eller velge Dele på en bestemt begivenhetstype på Calendly-hjemmesiden din.

Uansett hvilket alternativ du velger, kan du kopiere og lime inn Calendly-lenken din i en e-post, tekstmelding eller et nettsted (under Dele og del det med folk slik at de kan planlegge en avtale med deg.

Hvordan bestille en begivenhet med Calendly

Ovenfor ser hvordan en spesifikk hendelsestypeside ser ut for deltakerne dine. De nedtonede dagene er enten fra siste dato eller når du ikke er tilgjengelig.

Personen vil kunne se tilgjengeligheten din ved å velge en blå markert dag og velge et tidspunkt. Når de har bekreftet klokkeslettet, vil Calendly be personen om å oppgi detaljene (navn, e-postadresse, sted osv.).

Etter det vil en deltaker motta en e-post med en kalenderinvitasjon, og arrangementet vises både i kalenderen og din.

I slekt: Verktøy for å synkronisere Microsoft Outlook med Google Kalender

Med Calendly er det enkelt å planlegge møter mer effektivt. Alt som trengs er å lære den grunnleggende prosessen.

Calendly er gratis å bruke, men det finnes alternative abonnementsalternativer som kan tillate flere hendelsestyper, koble til flere kalendere, håndtere betalinger fra gjester og mer. Du kan sjekke ut Calendys priser her.

Bør du bruke stille?

Så, kanskje du lurer på om du skal bruke Calendly eller ikke. Vel, hvis du hele tiden kjører på planlegging av kinks, så definitivt. Når du har satt hendelsestyper på plass, kan Calendly spare deg for utallige timer med irriterende planlegging frem og tilbake.

Men hvis du ikke planlegger møter ofte, kan Calendly hindre produktiviteten din. Dessuten er det ikke den beste tiden du bruker når du sjelden planlegger møter, å sette opp kalendertyper.

Likevel er Calendly bare et av de digitale planleggingsverktøyene på markedet. Hvis Calendly ikke oppfyller dine behov, kan du vurdere andre alternativer.

De 6 beste verktøyene og appene for møteplanlegging

En planleggingsapp gjør det enklere å organisere møter. Her er de beste møteplanleggerne du kan bruke til å bestemme når du skal møte.

Les Neste

Om forfatteren