En online videokonferanse høres enkelt ut. Du slår på den bærbare datamaskinen og klikker på den virtuelle møteappen for å starte webkameraet. Men denne avstanden og den enkle teknologien for å koble oss alle sammen, kan gjøre deg glemme den lille mengden som ikke ligger bak å møte kollegene dine på skjermen.
Du kan slite med teknologien eller stemningen i hjemmet ditt. Så forberedelse til møtet er like viktig. Når du først er i møtet, vil din måte være nøkkelen til å heve din tilstedeværelse.
I hovedsak er videokonferanser på nettet en del av livene våre nå. Hater dem eller liker dem, du må takle dem. Hvorfor ikke bruke juksearket nedenfor for å gjøre det beste ut av disse videomøtene?
GRATIS NEDLASTING: Dette juksearket er tilgjengelig som en nedlastbar PDF fra vår distribusjonspartner, TradePub. Du må fylle ut et kort skjema for å få tilgang til det bare for første gang. nedlasting Online videokonferanseressurser.
Online videokonferanseressurser
| Forberedelse | |
|---|---|
| Pass på kleskoden | Behandle et online møte som et personlig møte og følg standarder på arbeidsplassen. |
| Ta vare på pleien din før du setter deg ned til møtet. | |
| Prosjekter et profesjonelt ansikt da det tilfører en følelse av normalitet til en ekstern samtale. | |
| Unngå å distrahere farger som er for lyse eller for mørke. Det kan kaste av noen webkameraer som automatisk justerer eksponering og lysstyrke. | |
| Se på kameraet med en god holdning. | |
| Sett opp utstyret ditt | Velg en komfortabel stol å sitte på. |
| Bruk en skjerm som lar deg se lysbilder og regneark enkelt. (En smarttelefonskjerm er bra for et tilfeldig møte, men ikke for å se data.) | |
| Invester i et godt støydempende headset. | |
| Gjør deg kjent med chat-programvaren du må bruke. Vær spesielt oppmerksom på innstillinger du måtte trenge under møtet. | |
| Unngå bakgrunnsbelysning, da det kan skjule ansiktet ditt. Naturlig lys eller luftlys er ideell. | |
| Ingenting er like viktig som god båndbredde. Alt under 20MBPS kan pixelere videoen din. | |
| Hvis møtet er kritisk, hold en alternativ forbindelse klar. For eksempel kan du sette opp en uavhengig WiFi-hotspot. | |
| Lukk unødvendige bakgrunnsapplikasjoner og stopp samtidig programmer for strømming i nettleseren. | |
| Plasser webkameraet ditt i øyehøyde, slik at du kan ta øyekontakt med andre i teamet ditt. | |
| Vær din egen teknisk support eller test utstyret ditt med en kollega noen minutter før det virkelige møtet. | |
| Slå på webkameraet og forhåndsvis rammen og lyseffekten innendørs. Mer lys er bedre. | |
| Deaktiver varsler i løpet av møtet. | |
| Hvis du planlegger å dele skjermen din, må du huske å holde personopplysninger utenfor veien. | |
| Gran opp miljøet | Demp mobiltelefonen din for å unngå avbrudd. |
| Rydd opp i rommet og pulten. | |
| Skann bakgrunnen din og sørg for at det ikke er noe upassende. | |
| Velg en virtuell bakgrunn i apper som Microsoft Teams og Zoom for å skjule rotete bakgrunner. | |
| Ha vann og te / kaffe hendig. | |
| Velg et isolert rom, helst med en dør, slik at du kan holde et møte uten distraksjoner. | |
| Informer familien om møteplanen på forhånd. | |
| Forsikre deg om at barna dine skal forbli okkupert i løpet av møtet. | |
| Hold kjæledyrene borte fra møteområdet ditt. | |
| Administrer tiden din | Planlegg nettmøter i god tid. |
| Vær alltid i tide. Det hjelper å være online noen minutter før møtet starter. | |
| Hvis du ikke kan delta på møtet eller kommer for sent til det, må du informere den som leder møtet på forhånd. | |
| Slå på eller aktivere konferanseutstyret ditt på forhånd for å unngå feil i siste øyeblikk. | |
| Unngå å delta i et online møte mens du kjører. Det er verken trygt eller en effektiv bruk av møtetiden din. | |
| Betrakt et lydmøte som en siste utvei. | |
| Organiser tankene dine | Hvis du leder møtet, må du sette en agenda med start- og sluttider. |
| Oppbevar alle dataene ved siden av deg eller i en tilgjengelig mappe på datamaskinen. | |
| Legg merke til alt som er relevant for møtet. | |
| Declutter skrivebordet ditt for å holde riktig informasjon tilgjengelig på et øyeblikk. | |
| Skriv ned spørsmålene dine slik at du kan presentere dem til rett tid. | |
| Del innhold og filer før møtet for å sikre at alle deltakere er forberedt på diskusjonen. | |
| Deltakelse | |
| Pass på manerene dine | Presentere deg selv når alle teammedlemmer ikke er kjent med hverandre. |
| Bruk alltid video fordi ansiktsuttrykk formidler tankene dine i mangel av andre gester. | |
| Bruk visuelle signaler (som en hevet håndflate) for å signalisere at du vil snakke. | |
| Delta ved å snakke tydelig inn i mikrofonen. Å holde seg stille eller deaktivere webkameraet ditt er akkurat som å være en stolfyller i et virkelig møte. | |
| Demp mikrofonen din når du ikke snakker, da den kan plukke opp mye bakgrunnsstøy. | |
| Hvis du trenger å bevege deg rundt i midten av et møte for personlige oppgaver, må du slå av videoen for å unngå forstyrrelse. | |
| Vent til den andre personen er ferdig med å snakke, ettersom tidsforsinkelser over nettet ofte kan føre til at teammedlemmer snakker over hverandre. | |
| Hold deg til stede | Unngå multitasking eller avdrift til Facebook eller Twitter når du er i et møte. |
| Ikke spis under et møte. Det er greit å nippe til vann eller drikke som te eller kaffe. | |
| For å få øyekontakt med en møtedeltaker, se inn i kameraet og ikke på personens ansikt eller bakgrunnen deres. | |
| Bruk tekstpratfunksjonen hvis den er tilgjengelig som støtte for spørsmål og for å koble til relevante dokumenter. | |
| Si farvel med et smil på slutten av møtet. En tilfeldig prat om temaer som ikke er arbeid, hjelper deg også med å pakke sammen møter på en munter tone. | |
| Hvis du har ledet møtet, må du forsikre deg om at du logger av sist. |
Online videomøter er her for å bli
Det handler selvfølgelig ikke om teknologi. Noen enkle sosiale nåder kan øke din tilstedeværelse i ethvert online møte. Tross alt er videokonferanser mer "i ansiktet ditt" ettersom alle er synlige på skjermen. Videoen hjelper, men den lille rammen er ikke nok til å vise frem kroppsspråket eller følelsene dine når du er i konflikt med teamet ditt.
Derfor er alle ovennevnte nyanser kritiske uavhengig av online møteverktøy du velger å samarbeide med teamet ditt De 6 beste gratis online møteverktøyene for å samarbeide med teamet dittHer er noen gode gratis online møteverktøy som lar deg samarbeide og chatte med kollegaene dine, uansett hvor de er. Les mer . Kort sagt, for å få etiketten til videomøte på riktig måte, ikke gjør noe du ikke ville gjort i et faktisk møte.
Bildekreditt:Optikken på Unsplash
Tilknyttet informasjon: Ved å kjøpe produktene vi anbefaler, hjelper du å holde nettstedet i live. Les mer.
Saikat Basu er assisterende redaktør for Internett, Windows og produktivitet. Etter å ha fjernet skitten fra en MBA og en ti år lang markedsføringskarriere, brenner han nå for å hjelpe andre med å forbedre historiefortellingene sine. Han ser etter det savnede Oxford-komma og hater dårlige skjermbilder. Men ideer til fotografering, Photoshop og produktivitet beroliger sjelen hans.
