The Art of the Apology: Hvordan si unnskyld med en e-post (og mener det)

Annonse

Noen skruer opp noen ganger. Prøv som vi kanskje, ingen er perfekte. Når du gjør en feil som gjør vondt for noen andre, er det riktig å be om unnskyldning.

Selv om du ofte trenger å be om unnskyldning personlig, kan du til tider foretrekke eller måtte si at du beklager via e-post. Vi ser på hvordan du kan beklager profesjonelt i en e-post for å hjelpe deg med å gjøre det beste ut av denne situasjonen.

De tre ingrediensene i en riktig unnskyldning

Selv om det ikke er noe universelt mønster, inkluderer en generelt akseptert standard for unnskyldninger tre deler:

1. Erkjennelsen at du gjorde noe galt.
2. Føler anger for dine handlinger og vesen empatisk å forstå hvordan de sårer den andre personen.
3. Restitusjon, der du gjør situasjonen riktig.

Vi ser på hvert av disse tre elementene når vi går gjennom hvordan vi kan si unnskyld i en e-post.

Åpne unnskyldningen din

Før du begynner å lage selve unnskyldningen, må du henvende deg til personen du skriver til. Dette vil variere veldig avhengig av forholdet ditt til personen.

La oss anta at du har gjort en feil i en profesjonell situasjon, og at du derfor må sende en unnskyldning-e-post til sjefen din. Som eksempel sier vi at du ikke klarte å fullføre en kritisk oppgave i tide, noe som forsinket prosjektet for alle andre.

I dette tilfellet vil en passende hilsen være "Kjære [Navn]". Hvis du ba om unnskyldning til en venn, ville noe som "Hei [Navn]" eller "Hei [Navn]" være mer passende.

Ikke glem emnelinjen til e-posten, heller. Etter at du har gjort noen feil, kan det hende at de ikke er glade for å se en e-postmelding fra deg. Å legge noe som “Please Accept My Unnskyldninger” eller “Jeg er oppriktig beklager” i emnelinjen er en god måte å gjøre det klart fra begynnelsen av hva meldingen din er til. Ikke prøv å gjøre det bli smarte med e-bokstaver 15 Forkortelser via e-post du bør bruke for fengende emnelinjerFYI, jeg er OOO til EOD. BTW, PRB denne kvelden med Y / N. Hvis du ikke aner hva noen av disse e-bokstavene betyr, la oss gå gjennom dem og hvordan du kan bruke dem. Les mer .

Erkjenner feilen din

Nå som du har åpnet, er det tid for den første viktige delen av unnskyldningen. Her må du tydelig identifisere problemet som skjedde. Eier opp til det du gjorde; ikke prøv å avlede skylden på noen andre eller gi unnskyldninger for det som skjedde.

Her er et eksempel på hva du ikke skal gjøre:

Selv om jeg vet at jeg savnet en viktig frist, er det virkelig ikke min skyld. Jeg jobbet med Paul på dette prosjektet, og han kastet bort for mye av tiden min ved å stille meg en haug med ubeslektede spørsmål. Datamaskinen min hadde også frysepunkt hele uken, og IT kunne ikke se på den enda. Så dette er ikke alt på grunn av meg.

Selv om ovenstående er sant, gir det ikke en god unnskyldning. Denne delen må erkjenne ditt ansvar i feilen.

Noe som dette er mye bedre:

Jeg er klar over at jeg savnet en avgjørende frist. Dette prosjektet var veldig viktig for avdelingen vår, og du stolte på meg til å fullføre det på en riktig måte. Jeg vet at min manglende fullførelse av denne oppgaven i tide har forsinket prosjektets fullføring. Dette gjenspeiler dårlig teamet vårt, og jeg beklager det.

Her har du tydelig lagt ut hva du gjorde galt, uten å prøve å bagatellisere eller avlede.

Å uttrykke anger for det du gjorde

Nå som du tydelig har lagt ut feilen din, må du vise motsetning for hva som skjedde. Husk at det du gjorde forårsaket smerte, frustrasjon og andre negative følelser for den andre personen.

Gjør det tydelig at du føler anger over situasjonen. Prøv å ta deg selv i skoene dine og forstå hvordan handlingene dine førte til at de følte seg. Ikke gi noen forklaring på oppførselen din her. Poenget med en unnskyldning er å reparere et brukket forhold, ikke å bevise at du hadde rett hele tiden.

Her er et eksempel på hvordan du rammer inn denne delen av unnskyldningen:

Jeg vil oppriktig beklager at jeg ikke oppfylte forpliktelsene mine og fullførte oppgaven du betrodde meg til tiden. Det er ingen unnskyldninger for denne fiaskoen. Jeg liker ikke å vite at jeg la ned teamet mitt, og føler meg forferdelig at dette forårsaket deg flauhet når du møtte klienten.

Å uttrykke empati gir ektheten til unnskyldningen din. Det hjelper deg å glemme perspektivet ditt et øyeblikk og se på hva noen andre har å gjøre med.

Gjør det riktig

Ord er viktig, men handlinger bærer mye mer vekt. For å vise at du mener det du sa, er det viktig å gjøre endringer. Å iverksette tiltak vil enten gjøre situasjonen riktig (hvis mulig) eller vise at du vil gjøre ditt beste for å ikke gjøre den samme feilen igjen.

Fortsett med vårt eksempel på manglende frist, kan dette tjene som restitusjonsdel av unnskyldningen:

I fremtiden, for å unngå manglende frister, vil jeg snakke med deg på forhånd hvis jeg er bekymret for at jeg ikke vil kunne gjøre noe i tide. Jeg vil være mer klar over hvor mye tid kritiske prosjekter tar meg, og er villig til å legge inn ekstra timer utenfor kontoret for å sikre at de blir gjort. Dette vil ikke skje igjen.

I noen situasjoner vet du kanskje ikke hva du kan tilby å gjøre opp for oppførselen din. Hvis det er tilfelle, kan du bare spørre "Hva kan jeg gjøre for å gjøre dette riktig?"

Det viktigste er å vise hvordan du kommer til å handle annerledes i fremtiden for å forhindre at det samme problemet skjer igjen.

Lukke unnskyldningen

Nå må du bare pakke inn meldingen. Dette er ganske enkelt, men pass på at du holder tonen passende. Du må takke mottakeren for å ha lest unnskyldningsmeldingen din og ønske dem lykke til.

Det kan også være en god ide å invitere dem til å diskutere det du sa videre. Dette viser at du er oppriktig og åpen for ytterligere dialog.

Her er en måte å lukke den profesjonelle unnskyldningen din på:

Takk for at du leser dette. Hvis det er noe du ønsker å diskutere videre, kan du kontakte meg så vi kan jobbe gjennom det.

Vennlig hilsen,
[Navnet ditt]

Hvis du ikke ønsker å bruke "Med vennlig hilsen", fungerer også andre formelle nedleggelser som "Med vennlig hilsen".

Er e-post riktig medium?

Vi har sett på hvordan vi kan beklager profesjonelt i en e-post. Men før du begynner å skrive din, bør du vurdere om en e-postadresse er det rette mediet for unnskyldningen.

E-post har absolutt fordeler når det gjelder unnskyldninger. Fordi det ikke er noen tidsbegrensning, kan du komponere tankene dine på en tydelig og direkte måte. Hvis en rask unnskyldning er i orden, kan du sende e-post til deg på kort tid. Og i motsetning til personlig unnskyldning, trenger du ikke være spontan og reagere på hva den andre sier.

Men det er ikke bra. E-post er mindre personlig enn en unnskyldning (eller telefonsamtale). Avhengig av oppsettet til selskapet ditt, kan det å sende en e-post komme til å være så feigt hvis det er mulig å vises personlig. Ikke gjem deg bak en skjerm.

Beklager Mend Mistakes

Å unnskylde ordentlig er en verdifull livsferdighet. Ikke alle vet hvordan de skal gjøre det, så det er lett å la den andre føle seg mer frustrert enn før. Bruk denne grunnleggende veiledningen for å si unnskyld i e-post, og du er på vei til et reparert forhold.

Husk at det endelige målet med en unnskyldning er å gjenoppbygge den ødelagte tilliten. Du har gjort noe galt, og de tre trinnene ovenfor er hvordan du eier opp til det og korrigerer det. Ikke gjør det med deg.

Deretter kan du lære mer om hvordan skrive profesjonelle e-poster 5 måter å skrive profesjonelle e-postmeldinger på som sparer tid og krefterDet er en ferdighet å vite hvordan du skriver profesjonelle e-poster som sparer tid og får svar. La disse e-postmalene hjelpe deg. Les mer .