Transformer Microsoft Outlook til en GTD-organisator med Jello Dashboard

Annonse

Jeg er alltid på jakt etter en bedre e-postklient. Ikke misforstå, Gmail Del koblinger med venner ved hjelp av Send fra Gmail [Chrome]Helt siden Google opprettet e-postundret, kjent som Gmail, har folk fant ut av alt om det, og det ser ikke ut som om det er slutt på sikte på grunn av Googles kontinuerlige oppdateringer til service... Les mer er flott og alt, men det er bare noe med en stasjonær e-postklient som føles så mye mer kraftfull og funksjonell. Vi prøver å komme frem til nye og innovative måter å gjøre Gmail selv til å fungere som desktop e-postklient Hvordan bruke Gmail som en e-postklient på skrivebordet i 7 enkle trinnVil du grøfte standard desktop e-postklient hvis Gmail hadde flere desktop-lignende funksjoner? La oss vise deg hvordan du kan konfigurere Gmail til å oppføre seg mer som en e-postklient på skrivebordet. Les mer , men sannheten er at det ikke er noe kraftigere og fulle av funksjoner enn ekte stasjonære e-postklienter som Thunderbird 9 måter å gjøre Thunderbird laste e-posten raskere

Hvis du ba noen om de første ordene som kommer til tankene når de tenker på meg, vil de sannsynligvis si avslappet. Jeg blir virkelig ikke så tett med mindre noe virkelig tikker meg av ... Les mer og Outlook Bli en Pro Outlook-bruker ved å unngå vanlige feilHvis du jobber i et typisk kontormiljø, er sjansen ganske god for at postsystemet er en Exchange-skille og at den valgte e-postklienten er Outlook. Vi har dekket Outlook her på ... Les mer .

Problemet jeg har med Thunderbird er at selv om det sannsynligvis er kongen for alle stasjonære e-postklienter, gjør det ikke så veldig mye for meg når det kommer til produktivitet og oppgavehåndtering. Og det har fortsatt den ekle vanen å bli litt ressurskrevende, noe jeg virkelig ikke trenger fra en e-postklient. Så da er det faktum at jeg nettopp har installert Office 2013 Microsoft Office 2013: Den uoffisielle guidenHvis du vurderer en oppgradering til Office 2013, eller du nettopp har betalt for pakken og vil gjøre det beste ut av det, er denne Microsoft Office 2013-guiden noe for deg. Les mer og har en fullverdig versjon av Outlook til min disposisjon. Det er en hel verden av e-postmuligheter der - enten det kommer med nyskapende nye e-postregler Tips om MS Outlook: Hvordan organisere innkommende e-poster automatisk Les mer , eller komme opp med kule VBA-manus Slik eksporterer du Outlook-oppgavene dine til Excel med VBAEnten du er fan av Microsoft eller ikke, er en god ting som i det minste kan sies om MS Office-produkter, hvor enkelt det er å integrere hver av dem med hverandre ... Les mer for å automatisere e-postoppgaver.

Så kult som Outlook er på disse måtene, er det faktisk en ting som det mangler. Dette ser jeg også på den daglige jobben min, fordi jeg er tvunget til å bruke Outlook som mitt tidsstyringsverktøy. Selv om den absolutt er i stand til å oppføre seg som en personlig arrangør, har den egentlig ikke de fiffige små GTD-verktøy Noe mer GTD og personlig produktivitet med TimeGT Les mer som så mange av oss liker å bruke for å øke produktiviteten vår i stratosfæren.

Så, hva er en GTD-rusavhengig å gjøre hjemme? Det er der Jello Dashboard kommer inn.

Det perfekte GTD Outlook-verktøyet

Jello Dashboard er et virkelig unikt verktøy som fungerer som en e-postklient, men det er det ikke. Det er faktisk et lag som kjører på toppen av Microsoft Outlook, og konverterer Outlook til et kraftig og veldig effektivt verktøy for å få ting gjort. Det er som å ta en vanlig kompakt bil, skru ut lagerhjulene for ytelseshjul, konvertere motoren til finjustert turbo og male noen lynstreker på panseret.

Jello synkroniserer med alle dataene i Outlook, og presenterer det deretter for deg å manipulere og jobbe med i et helt annet miljø. Det er en av de kuleste applikasjonene jeg har gjennomgått på lenge. Når du først installerer og starter den, er det ikke så mye å se på. Ikke bli lurt. Bare klikk på "Kjør frittstående" og se hva som skjer.

Det du vil oppdage er en slags e-post / kalender / web-dashbord for din PC som du alltid har drømt om. Dette er spesielt kult hvis du har en annen skjerm å bruke, ettersom den lar deg slags tilpasse hvordan dette dashbordet kommer til å se ut på et stort skrivebordsområde - ubesvart av andre vinduer.

Det du ser er et vindu med en sentral rute fylt med "widgets", og en høyre rute for navigasjonsområdet ditt - mapper, e-post, oppgaver, alt. Du er kanskje vant til at disse tingene dukker opp i venstre rute i Outlook, men til høyre føles det bare mer intuitivt, og det gir deg det venstre området å leke med for dine tilpassede widgets.

Widget-området er min favorittdel av dette programmet. Du kan bokstavelig talt dra og slippe widgets - som er dataområder for å vise e-post, prosjekter, oppgaver, notater og til og med tilpassede HTML-tekstutdrag eller websider. Bare tenk på kraften som gir applikasjonen. Hvis du et nettsted kan vises i rammer, kan du legge det inn i skrivebordets oversikt.

Det er et antall widgets du kan legge til i dette området, inkludert Postit-notater, som alltid er nyttige. Selvfølgelig kan du legge til flere forekomster av ting som Ticklers (påminnelser), prosjektvisninger og mer.

Hvis du vil, kan du bruke HTML-fragment-widgeten til å legge inn dine egne HTML-skjermer i applikasjonen. Dette kan være ganske kraftig hvis du vet hva du gjør og ønsker å hente inn data fra nettet (eller fra en webserver i nettverket ditt).

Hvis du klikker på e-postikonet i øverste høyre hjørne, vil du se at Jello Dashboard fungerer som en fullt funksjonell e-postklient, og henter inn alle e-postmeldinger og mappedata direkte fra Outlook mapper.

Det Jello bringer til tabellen som Outlook ikke er de ekstra GTD-verktøyene som er innebygd i e-postklientområdet. For eksempel, klikk på personikonet, så ser du at du umiddelbart kan delegere en e-postbasert oppgave til en av kontaktene dine, eller du kan merke e-posten for gjennomgå på et senere tidspunkt (og få en tickler for den senere), eller "inkuber" e-postmeldingen, noe som betyr at den blir lagt til "en dag / kanskje" GTD-listen i Jello-navigasjonen. Meny.

Handlingene som er tilgjengelige for e-post, ligner på Outlook, bortsett fra at de lettere konverteres direkte til egne prosjekter med ett klikk i Jello Dashboard.

Når arbeidsområdet ditt er satt opp slik du vil, vil du elske hvordan det føles. Her er dashbordskjermen min satt opp med et tilgjengelig PostIt-notatområde, et tickler-område for alle påminnelsene mine, så jeg glemmer aldri en oppgave eller avtale igjen, og til og med et område der jeg har innebygd WordPress Editor-verktøyet for bloggen min, slik at jeg kan blogge direkte fra dette arbeidsområde.

Selv om instrumentbordet er kult, er det innebygde GTD-verktøy og metodikk det som gjør denne applikasjonen virkelig verdifull. Dette ser du helt øverst på navigasjonsmenyen, fordi Jello gir GTD topp prioritet - det er slik alt er organisert, sortert og administrert. Hvis dette er din livsstil og tankesett, vil du elske hvordan Jello Dashboard forvandler Outlook til noe som er mye mer nyttig og produktivt for deg.

Det er veldig raskt og enkelt å lage nye prosjekter. Du høyreklikker bare på “Prosjekter” -mappen og legger til “Sett inn”. Når et nytt prosjekt er lagt til, kan du klikke på oppgavene og sette inn oppgaver og gi dem tidsfrister og prioriteringer.

Når du klikker på disse prosjektene, vises de i sitt eget prosjektnavigeringsvindu, og viser alle oppgaver, prioriteringer og kurse de unike taggene som denne programvaren lar deg tilordne til oppgaver - som er en fin måte å organisere lignende oppgaver på tvers prosjekter.

Høyreklikk på oppgavene, så ser du flere GTD Outlook-verktøy som du kan hjelpe deg med å håndtere ting. Du kan til og med umiddelbart utstede en e-poststatusrapport om den aktuelle oppgaven ved å klikke på “Send statusrapport”Alternativet.

Det du ser på her er en applikasjon som hjelper deg å integrere den typen verktøy og metodologier du vet ekstremt effektiv, til en applikasjon - Outlook - som har blitt en av de mest populære og kraftige e-postklientene fra mainstream i dag. Hvis du i det minste må bruke den, kan du finjustere den og gi den litt av en turbo boost ved å installere Jello Dashboard.

Er du en del av GTD-livsstilen? Kan du se kraften i å integrere dette GTD Outlook-verktøyet i livet ditt? Del dine egne erfaringer med denne programvaren, eller med Outlook generelt, i kommentarfeltet nedenfor.

Bildekreditt: tegneseriedyr via Shutterstock