9 Sjeldne Office-filformater du må vite

Annonse

DOC, XLS, PPT - la oss se hva som ligger bortenfor disse Microsoft Office-filtypene som vi har brukt i aldre.

Har du lagt merke til noen av de ukjente filformatalternativene som dukker opp i kontorpakken når du prøver å lagre en fil? Eller har du mottatt filer fra noen i et av disse formatene og funnet filene "uleselige"? Vi er her for å fortelle deg mer om disse merkelige filtyper Hvordan åpne rare filtyper i WindowsDatamaskiner kjenner tusenvis av forskjellige filformater. Noen ganger er både du og Windows uten anelse om hvordan du åpner en merkelig fil. Slik kan du finne ut hvordan du åpner filene. Les mer .

Merk: Alternativer for filformat tilgjengelig for deg kan variere avhengig av kontorpakken du bruker Hvilken Office Suite er best for deg?Du vil bli presset for å finne et yrke som ikke krever tekst- eller tallbehandling av noe slag. Og du lurer kanskje på, er Microsoft Office virkelig den beste løsningen? Her er alternativene. Les mer . Online office suiter har vanligvis færre alternativer. Microsoft Office - det originale kontorprogrammet - har dem alle.

Noen få nyttige kontorrelaterte vilkår å huske på

Før vi utforsker forskjellige filformater, la oss ta en titt på noen "Officespeak" som vil være nyttige når du har å gjøre med Office-programmer. Vær oppmerksom hvis du ikke er kjent med disse begrepene allerede.

1. Eldre filformater: Disse refererer til filformater som ikke lenger utvikles (men som fortsatt kan være i bruk).

2. OOXML eller OpenXML: OOXML står for Office Open XML - et filformat som Microsoft introduserte i 2007. Ikke forveksle det med Open Office XML, som var et filformat utviklet som en del av open source office suite Åpent kontor.

3. Workbook: En arbeidsbok er bare en Excel-fil som inneholder ett eller flere regneark eller regneark.

4. Makro: En makro er et bittelitt program som kan hjelpe deg med å automatisere repeterende oppgaver i Excel. Når du spiller inn en makro, er det som om du lager en sekvens med instruksjoner ved hjelp av tastetrykk og museaksjoner. Når du har lagret og kjørt makroen, kjører den den sekvensen uten å be om innspill.

5. Legge inn: Et tillegg utvider funksjonaliteten til Office-programmet med noen nyttige ekstrafunksjoner. For eksempel lar dette Office 2003 / XP-tillegget [Ikke lenger tilgjengelig] deg fjerne skjulte data (for eksempel kommentarer) fra dokumenter.

DOCX, XLSX, PPTX

Dette settet med filtypene, som tilfeldigvis var i OpenXML, ble standardinnstillingen i Microsoft Office 2007, erstatte DOC-, XLS- og PPT-formatene i Microsoft Word, Microsoft Excel og Microsoft PowerPoint, henholdsvis.

Hvis du alltid har brukt DOC, XLS og PPT, kan det hende at dette nye settet blir litt vant til.

Kjære Powerpoint:
Som Mac-bruker er jeg lei av å håndtere konverteringsproblemer på konferanser.
.xlsx og .docx har funnet ut av det, hvorfor ikke du?

- Curry Cunningham (@CurryCunningham) 16. februar 2016

Du vil legge merke til at filer i de nyere formatene har mindre størrelse enn de tilsvarende i de eldre formatene. Det er fordi de har en tapsfri komprimeringsmekanisme. Hvis du vil dele disse filene med folk som bruker eldre versjoner av Microsoft Office, kan du velge å lagre OpenXML-filen i den tilsvarende versjonen via Fil> Lagre som.

Hvis du er kjører en versjon av Microsoft Office før 2007 Du kan fremdeles kjøpe Microsoft Office 2003 online og vi viser deg hvorMens Office 2016 rulles ut, er det fortsatt noen som lengter etter Office 2003 i stedet. Slik får du tak i 2003. Les mer , kan du se og redigere OpenXML-filer enkelt ved å installere denne Microsoft Office Compatibility Pack [No Longer Available]. Eller du kan la Saikat overbevise deg om det oppgradering til Microsoft Office 2016 13+ grunner til at du bør oppgradere til Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 er her, og det er på tide at du tar en beslutning. Produktivitetsspørsmålet er - bør du oppgradere? Vi gir deg de nye funksjonene og de friskere grunnene til å hjelpe deg ... Les mer .

Noen andre kontorpakker som Google Docs støtter også OpenXML-formater, så du bør ikke ha problemer med å importere, for eksempel, en XLSX-fil til Google Docs.

Forresten, disse OpenXML-formatene er egentlig zip-filer som inneholder separate mapper for media, XML-filer, etc. Dette betyr at du for eksempel kan se innholdet i en DOCX-fil ved å døpe utvidelsen fra DOCX til ZIP. Det er ganske praktisk når du trenger tilgang til et bilde innebygd i DOCX-filen uten å måtte lese filen i det formatet.

ODT, ODS, ODP

Denne trioen med filtyper er i Open Document Format (ODF), som er et standardisert filformat som er fri for bruksbegrensninger av noe slag. Dette betyr at ethvert selskap kan implementere dette formatet som en del av programvaren. Ikke rart at ODF brukes på tvers av forskjellige kontorprogrammer, både proprietær og åpen kildekode, inkludert Åpent kontor, google Dokumenter, Libreoffice, Zoho Office Suite, og AbiWord.

Hvis du kjører Office 2010 og over, vil du kunne åpne ODT (for tekstbehandling), ODS (for regneark) og ODP (for presentasjoner) filer enkelt, fordi disse versjonene har egen støtte for ODF-filer. For tidligere versjoner av Microsoft Office, dette gratis OpenXML / ODF Translator-tillegget tilgjengelig på SourceForge kommer godt med.

Selvfølgelig, hvis du vil lese en engangs-ODF-fil, kan du like gjerne laste den opp til Google Dokumenter og se den der. Du kan til og med laste ned Google Docs-filer i ODF.

Microsoft Office støtter ikke noen av de vanlige funksjonene (eller støtter dem bare delvis) i ODF-filer.

xlsb

XLSB, som står for Excel Binary Workbook, oppfører seg mer eller mindre som XLSX-formatet, bortsett fra at den lagrer data i det binære formatet. Den viktigste fordelen fremfor XLSX er at den tidligere hakker ned filstørrelsen med en betydelig margin, og følgelig fremskynder lese-skriveoperasjoner.

Hvis du kan? ikke sende en Excel-fil fordi den? er for stor, lagre den som .xlsb. Dette vil krympe størrelsen!

- Google Tips (@GoogleTipsFacts) 17. januar 2016

Hvis du vil komprimere et regneark for å spare lagringsplass og gjøre filoverføringer enklere, er XLSB en god løsning. Det kan være lurt å lagre en testfil som XLSB før du bruker dette formatet regelmessig.

Fangsten er at XLSB sjelden er kompatible med kontorpakker utenfor Microsofts domene, så du vil gjøre det vel å holde seg til et universelt format som XLS i tilfelle du planlegger å dele filen du er besparende. Hvis du vet at mottakeren bruker en kontorpakke som støtter XLSB, send dem gjerne i det formatet for å få fart på tingene.

Hvis du mottar en XLSB-fil, må du ikke åpne den med mindre du stoler på avsenderen, fordi XLSB-filer støtter makroer og kan inneholde ondsinnet kode. Microsofts standard sikkerhetsinnstilling for deaktiverte makroer er selvfølgelig der for å holde deg trygg, men hvorfor invitere til problemer?

PPS, PPSX

PPS eller PowerPoint Slide er presentasjonsmodus for PPT-filer (PowerPoint Template). Dette betyr at når du klikker på en PPS-fil, vil den åpne som en lysbildefremvisning direkte - ganske praktisk når du vil lansere i en presentasjon uten å famle rundt for å komme til lysbildefremvisning-alternativet.

Tips til toppen for å få folk til å tro at du er en veiviser: gi nytt navn til PowerPoint-filene slik at de ender i .pps før presentasjonen.

- Paul Briërley (@paulopadopalos) 9. desember 2015

En PPS er ikke redigerbar, dvs. visning bare hvis du åpner den ved å dobbeltklikke på filen. Heldigvis er det like enkelt å konvertere en PPS til en PPT (redigerbar) og tilbake som å gi nytt navn til .pps-filtypen til .ppt eller omvendt som nødvendig.

Selvfølgelig trenger du ikke konverteringen ovenfor for å redigere PPS. Du kan dra og slippe PPS-filen fra Windows Utforsker i et tomt PowerPoint-vindu. Alternativt kan du bruke Fil> Åpne i PowerPoint for å åpne en redigerbar versjon av PPS. Dette gjelder også redigering av PPSX-filer.

For PPTX-PPSX-kombinasjonsboksen er konverteringene litt kompliserte. Du må åpne Microsoft PowerPoint, bruke Fil> Åpne alternativet for å åpne PPSX-filen, og bruk deretter Lagre som dialog for å lagre presentasjonsfilen som en PPTX.

Apropos filkonverteringer, bokmerke vår Microsoft Office filkonverteringsguide Komplett Microsoft Office File Converter GuideHvis du noen gang har konvertert en tekstfil, som PDF til Word, er du kjent med utfordringen. Noen ganger er det like enkelt som å skrive ut, andre ganger trenger du spesialverktøy. Gå inn i denne omformerguiden. Les mer for detaljert informasjon om konvertering mellom forskjellige filformater.

Lag filformater oppføre seg

Hvis du vil ha en rask og pålitelig måte å vise onlinefiler i forskjellige formater, kan du prøve en løsning som rollMyFile eller Docs Online Viewer. Hvis du leter etter konverteringsprogramvare, anbefaler vi det Zamzar. Det er en av favorittene våre gratis konverteringsverktøy for filformat Hvordan konvertere alle filformater online med gratis verktøyHvis du trenger å konvertere en fil, er her den ultimate listen over nettsteder du bør henvende deg til. Les mer .

Andre Microsoft Office-produkter som Access har sin egen protokoll for lagring av filer, men for nå har vi valgt å fokusere på den mest populære trioen til Microsoft Office: Word, Excel og PowerPoint.

Når det gjelder kontorpakker, er en ting tydelig: de grunnleggende arvformatene i Microsoft Office vil ikke gå stille. Selv i 2016 ser DOC, XLS og PPT ut til å være de mest pålitelige og kompatible formatene du kan lagre filer i, spesielt hvis du planlegger å dele dem med andre.

Hvilke formater lagrer du Microsoft Office-filene dine i? Har du ofte problemer med kompatibilitet når du deler dem med andre? Hvordan løser du dem? Vi vil gjerne vite det!

Bildepoeng: Regnskapsrapport for finansiell planlegging Regneark av Rawpixel.com via Shutterstock, Foredragsholder på forretningskonferanse og presentasjon. Publikum i konferansesalen. av Matej Kastelic via Shutterstock