10 Standard Microsoft Word-innstillinger du kan optimalisere

Annonse

Optimaliser (verb) - Et av de tryggeste tegnene på dyktighet over all programvare.

Når Microsoft Word er en milliard sterk global stamme av produktivitetsarbeidere, kan ethvert tegn på mestring gjøre deg til royalty. Selv for de usurped, vil sekundene av tid spart mens du arbeider med tekstbehandler definitivt gjøre deg til kongen eller dronningen av ditt lille kontor hjørne. Eller en tidsbesparende Word Ninja Bruker du Microsoft Word? Slik blir du en tidsbesparende NinjaGjennom årene har Microsoft Word blitt en av de beste tekstbehandlerne i verden. Jeg er sikker på at det er folk der ute som er uenige - spesielt Linux- eller Mac-folk som virkelig vil ... Les mer , som min venn Ryan kalte det.

Hvis Microsoft Words skjulte funksjoner 10 skjulte funksjoner i Microsoft Word som vil gjøre livet ditt enklereMicrosoft Word ville ikke være verktøyet det er uten produktive funksjoner. Her er flere funksjoner som kan hjelpe deg hver dag. Les mer kan gjøre livene våre enklere, å optimalisere dem for våre daglige oppgaver bør gjøre det enda mer. En av leserne våre liknet ord med pil og bue. Med riktig justering kan det være en jaktbue med laseromfang!

Åpne hetten. Ta på kjeledressen. Ta frem skiftenøkkelen. Ikke vær redd for albuefettet - de ti Word-optimaliseringsinnstillingene er et lite stykke.

Gi Microsoft Word din foretrukne fil Lagre plassering

Fordelen: Spar tid mens du åpner et dokument.

Åpne et nytt dokument og lagre det først. Dette skal være en standard vane på ett sekund med mindre du vil kaste bort noen flere i gjenopprette en ikke-lagret Word-fil Slik gjenoppretter du et ikke-lagret Microsoft Word-dokument i løpet av sekunderMistet du et Microsoft Office-dokument du jobbet med? Slik gjenoppretter du det ikke lagrede utkastet og gjenoppretter arbeidet ditt. Les mer . Hvis du bruker et foretrukket sted, kan du lagre filer med ett enkelt klikk. Angi en standard lagringsplassering rett ut av boksen med denne enkle endringen i innstillingene.

Gå til Fil> Alternativer.

Klikk på Lagre fane og i høyre side rute. Endre Standard filplassering ved å legge inn den nøyaktige banen eller ved å velge ønsket stasjon / mappe ved å bruke Bla knapp.

Klikk OK for å lagre og avslutte.

Du kan også angi standard lagringsfilformat fra Word alternativer. Gå ned til Lagre dokumenter seksjonen under samme Lagre fane. Klikk på Lagre filer i dette formatet rullegardinmenyen og velg ditt foretrukne filvalg (for eksempel - * .rtf).

Klikk OK for å bekrefte og avslutte.

Flytt “Lagre som” til hurtigtilgangsverktøylinjen

Fordelen: Ta "Lagre som" -knappen nærmere.

Lagring av dokumenter med et annet navn følger den vanlige første lagringen. Å navigere til hele File-skjermen og deretter videre til Save As-knappen er i beste fall en irritasjon. Salvation kommer i form av Quick Access Toolbar. Legg til Save As-knappen i verktøylinjen, og prosessen blir bare litt raskere.

Klikk pilen på hurtigtilgangsverktøylinjen. Slipp ned til Flere kommandoer.

I Rask tilgangsverktøylinje fanen, gå til Populære kommandoer, bla ned til Lagre som kommandoen og klikk for å legge den til høyre kolonne.

Du er selvfølgelig reddet fra alt dette (ordspill ment) hvis du bare bruker snarveien - F12.

Deaktiver boksen Lim inn alternativer

Fordelen: Fremskynde kutt, kopier og lim inn prosessen.

Personlig liker jeg å lime alt inn i Word som uformatert tekst og deretter formatere den i henhold til avsnittsstilen. De små alternativene-knappene som Word nyttig viser ved siden av alt vi limer inn, er en irriterende fartshump. Word lar oss slå det av. Hvis du ikke vil slå den av helt, trykk ESC når den vises.

Gå til for å deaktivere Lim inn-boksen Fil> Valg> Avansert, bla ned til Klipp ut, kopier og lim inn delen, fjern merket for Vis knappen Lim inn alternativer når innholdet limes inn for å deaktivere knappen. Klikk OK for å lagre og avslutte.

Du kan finjustere kutt, kopiere, lime inn alternativer med dine preferanser i henhold til dine behov. Innstillingene her kombinert med tastatursnarveiene kan gi deg gjennom de fleste jobber.

Angi en standardskrift

Fordelen: Noe annet enn Calibri.

Microsoft Word 2013 åpner med Calibri i en størrelse på 11. Det er mange grunner til ikke å bruke skriften i dokumentene dine. Det er overforbruk kan være en grunn. En annen praktisk årsak kan være det eviggrønne kravet til Times New Roman for mange publikasjoner. Hvis standardfontkravet ditt er noe annet enn Calibri, kan du gå videre og endre det på Microsoft Office.

Velg hvilken som helst tekst i et Word-dokument.

Gå til Bånd> Hjem> Font gruppe. Klikk pil ned eller trykk CTRL + D for å åpne Font Dialog-boksen.

Velg skriften, skrifttypen og størrelsen du ønsker. Klikk på Satt som standard knapp. Følgende dialogboks vises.

Velge Alle dokumenter basert på Normal.dotm mal og klikk OK.

Endringen gjelder for dokumentene som er opprettet herfra med malen du bruker (f.eks. Normal.dotm). Tidligere dokumenter påvirkes ikke.

Deaktiver skjermtips

Fordelen: En mindre distraksjon på båndet.

Når vi går gjennom to versjoner av Office mot Microsoft 2016, burde båndet ha blitt mer vennligere nå. Trenger du fortsatt de små ScreenTips-popup-vinduene som vises når du holder musepekeren over kommandoen på båndet? En erfaren bruker trenger kanskje bare kommandonavnet for å vises, og ikke den komplette funksjonsbeskrivelsen som følger med. Forbedrede beskrivelser kan også vise bilder, snarveistaster og lenke til Hjelp-delen.

Ordalternativer gir deg tre valg for å finjustere det til din smak.

Gå til Fil> Valg> Generelt.

I Alternativer for brukergrensesnitt, velg Ikke vis ScreenTips alternativet fra ScreenTip-stil nedtrekksboks.

Jeg foretrekker det mer subtile Ikke vis funksjonsbeskrivelser i skjermtips. ScreenTips vises fremdeles, men de viser bare navnet på kommandoen og noen ganger hurtigtasten.

Endre den normale malen slik at du går

Fordelen: Sparer deg fra repeterende sideoppsett og formateringsjobber.

Normalmalen er standardmalen for hvert nytt dokument du åpner. Innstillingene styrer utseendet og følelsen av det nye dokumentet. Lagre deg selv fra de repeterende formateringsoppgavene ved å sette opp en ny tilpasset mal eller finpusse selve Normal-malen.

Høyreklikk på Normal stil i båndet og gå til Endre. Her er noen justeringer du kan bruke.

• Endre font med formatering alternativer.
• Endre venstre og høyre innrykk fra Avsnitt alternativer (Format> avsnitt). Angi også ønsket Tab-stopp posisjoner.
• Endre også Linjeavstand og Før og Etter målinger. Så videre og så videre til innstillingene er akkurat slik du liker det.

Før du klikker OK og avslutter, velg Nye dokumenter basert på denne malen.

Merk: Hvis Normal.dotm får nytt navn, blir skadet eller flyttet, oppretter Word automatisk en ny versjon neste gang du starter Word.. Den nye versjonen bruker de opprinnelige standardinnstillingene. Den nye versjonen vil ikke omfatte noen av tilpasningene du gjorde til den versjonen du har gitt nytt navn til eller flyttet. Dette er den raskeste løsningen for å "tilbakestille" den normale malen til standardtilstanden.

Endre personlig informasjon i dine dokumenter

Fordelen: Endre personlig informasjon for profesjonelle dokumenter. Eller bruk riktig navn for å spore endringer med Word-kommentarer.

Når du deler et Word-dokument, er personlig informasjon som navn og postadresse knyttet til dokumentet. Word kommer fra Office-installasjonsinformasjonen. For alt du vet, kunne du ha skrevet inn et navn som "Werewolf" når du installerte Office-kopien din. Bevar den profesjonelle etiketten ved å endre navnet til noe passende eller fjerne informasjonen helt.

Informasjonen er lokalisert på to forskjellige steder blant alternativene.

Gå til Fil> Valg> Generelt, og velg Tilpass kopien av Microsoft Office.

Endre Brukernavn og initialer felt til det du vil nevne. Det kan også være lurt å sjekke Bruk alltid disse verdiene uavhengig av pålogging til Office. Dette sikrer at disse innstillingene i dialogboksen brukes selv om du har et annet påloggingsnavn for OneDrive.

Eventuelle endringer du gjør i dokumenter blir identifisert med dette navnet. For noen dokumenter kan det være lurt å vise et annet navn eller en betegnelse. Gjør de aktuelle endringene i dialogboksen Alternativer. Du kan også komme til dette alternativet fra Avansert alternativene til Spor endringer kommando.

Gå til Bånd> Gjennomgang> Sporing> Endre sporingsalternativer> Endre brukernavn.

Gå også til Valg> Avansert> Bla ned til Generelt> E-postadresse og sjekk eller ekskluder adressen.

Fjern alle spor med personlig informasjon

Fordelen: Sikre personvern ved å fjerne metadataene som Microsoft Office lagrer automatisk.

Skjulte metadata i Office-dokumentene dine, inkluderer navnet på alle som har arbeidet med et dokument, dokumentet opprettelsesdato, de tidligere versjonene av dokumentet, hvor lenge du har jobbet med det, og til og med "mulig juks" som å bruke Kontormaler En Excel-mal for enhver anledningHopp over den bratte læringskurven, og sorter livet ditt med kraften fra Excel-maler. Vi har samlet et utvalg av automatiske oppdateringsmaler for å spore budsjetter, administrere prosjekter og mer. Les mer . Det kan være potensielt pinlig hvis sjefen din vet hvordan du skal benytte deg av det og fanger deg i løgn.

Informasjonen som er lagret av Microsoft Office er synlig fra Fil> Info.

Heldigvis gir Microsoft deg en enkel måte å kvitte seg med hver fil av denne bekymringen.

Gå til Filmeny> Valg> Å velge Tillitssenter > Klikk på Innstillinger for tillitssenter knappen> Alternativer for personvern. Aktiver Fjern personlig informasjon fra filegenskaper ved lagring alternativ.

Hvis det er nedtonet som ovenfor, klikker du på Dokumentinspektør -knappen og kjør Document Inspector. Inspiser og fjern all dokumentets personlige informasjon. Nå skal du kunne klikke i avmerkingsboksene i trinnet ovenfor.

Merk: Dette er en filinnstilling og ikke en permanent Microsoft Word-innstilling. Du må gå gjennom trinnene for hvert dokument hver for seg.

Deaktiver beskyttet visning i Word

Fordelen: Ett mindre trinn for å åpne et dokument.

Beskyttet visning er en skrivebeskyttet modus som - som navnet indikerer - er ment å beskytte datamaskinen din mot et utrygt dokument sendt fra alle kilder. For eksempel - et utrygt Outlook-vedlegg. Hvis du vet at filen er fra en pålitelig kilde, og du vil redigere, lagre eller skrive ut filen, kan du avslutte Beskyttet visning ved å klikke på Aktiver redigering.

Men hvis alle filene dine kommer fra den samme sikre kilden som en firmafilserver, kan du velge å deaktivere beskyttelsen og øke hastigheten på arbeidsflyten. Microsoft Support har en detaljert side i den beskyttede visningen. Den korte prosessen for å deaktivere visningen er som nedenfor:

Gå til Fil> Alternativer. Klikk Tillitssenter > Innstillinger for tillitssenter.

Klikk Beskyttet visning og fjern merket for alle de tre alternativene som vises her.

Merk: Hvis du vil beholde beskyttet visning aktivert, men fremdeles deaktivere Reading View som standard, gå til Fil> Valg> Generelt> Fjern merket for Åpne e-postvedlegg og andre ikke redigerbare filer i lesevisningen.

Konfigurer automatisk rulling

Fordelen: For håndfri lesing av lange dokumenter.

Sett opp en enkelt-klikk automatisk rulleknapp på hurtigtilgangsverktøylinjen for å lese gjennom lange dokumenter raskt.

Tilpass Rask tilgangsverktøylinje ved å klikke på pil ned. Klikk på Flere kommandoer> Velg kommandoer fra> Alle kommandoer, og gå ned til Auto Scroll. Legg den til Quick Access Toolbar-kommandoene til høyre. Klikk OK.

Kommandoen Auto Scroll vises som en tom sirkel på hurtigtilgangsverktøylinjen.

For å starte Autoscroll, klikk på den tomme sirkelen. Musepekeren endres til en dobbeltspisset pil. Flytt musepekeren opp eller ned. Avstanden og retningen på musebevegelsen styrer hastigheten som rullingen skjer. For å avslutte den automatiske rullemodusen, klikk på museknappen eller trykk Esc.

Fortell oss dine favorittoptimaliseringstips

Vær smertefullt for å optimalisere Microsoft Word og nyt lønna med mindre frustrasjon når du går fra et dokument til et annet. Hvert dokument har forskjellige krav - men disse grunnleggende justeringene skal tjene deg i lang tid.

Vi har dekket mange justeringer før. Det er perler som å administrere stave- og grammatikkontroll med forskjellige ordbøker Hvordan stave og grammatikk sjekke i Microsoft WordDu kan tilpasse Microsoft Words innebygde stave- og grammatikkontrollverktøy for å imøtekomme dine behov. Du kan til og med bruke AutoCorrect for å øke hastigheten på skrivingen. Les mer å triks til deaktivere Office-irritasjoner 5 triks for å deaktivere irritasjoner og forbedre Office 2013Microsoft Office 2013 har vært tilgjengelig i noen måneder nå, og som alltid er tilfelle med en ny utgivelse er det noen få rare og irritasjonsmomenter som har ført til at brukere lurer på om de ... Les mer .

Hvilken er optimaliseringen du må gjøre som har spart deg mye halsbrann? Del den med oss ​​nedenfor.