Unngå mord av PowerPoint: Hvordan gjøre presentasjonene dine overbevisende og minneverdige

Annonse

Har du noen gang gjort en PowerPoint-presentasjon? Det har du selvfølgelig. Hvis du sa "nei", vil jeg kalle deg en løgner. OK, det kan være ekstremt. Men de fleste av oss har det, ikke sant? Jeg vil si det. Så, hva er poenget mitt? Poenget mitt er at her de fleste av oss har laget en PowerPoint og gjort en presentasjon (eller vil på et tidspunkt), og likevel er det sannsynligvis en av de dårligst utførte tingene på en datamaskin.

Presentasjonene jeg så gjort på college, begge av studenter og instruktørene, var mildt sagt pinlige. Fra latterlig lange lysbilder av instruktører til studenter som så ut som de ikke visste hvordan de skulle gjøre det lese (som de ikke burde ha gjort i utgangspunktet). Dårlige PowerPoint-presentasjoner er en epidemi i utdanning, som deretter fortsetter inn på arbeidsplassen. Selvfølgelig handler det ikke bare om PowerPoint selv, men også programlederen og hvor godt de snakker og formidler informasjonen. Og det vil jeg også berøre.

Begynn med et omriss

Akkurat som når du skriver en rapport, er det nyttig å ha konkrete punkter. Vanligvis er dette bare for at du skal få tankene ned. I en PowerPoint er det imidlertid hyggelig for publikum å se hva presentasjonen de skal sitte gjennom vil gå over. Det kobler dem litt mer og holder dem interessert, spesielt hvis det var noe i tidslinjen som fascinerte dem. Oversikten er enkel og består bare av de nøyaktige tingene du har tenkt å dekke. Noen ganger er det ok å bli litt mer detaljert og utvide konturen for å gi mer informasjon om underemner som vil bli dekket. Dette avhenger imidlertid av grundigheten i presentasjonen og kravene til det spesifikke innholdet du dekker. Nedenfor er et eksempel på en oversikt i en presentasjon jeg gjorde om datasikkerhet.

Vær konsekvent med temaet og oppsettet

Det er flere aspekter ved å holde distraksjoner til et minimum og å være i samsvar med temaet og oppsettet i PowerPoint er absolutt en viktig aktør i det. Du ønsker ikke å skape tanker som kan endre publikums fokus på innholdet ditt og hva du sier. Du kan gjøre dette ved ikke bare å holde temaet konsistent (det er ganske greit), men også oppsettet. Hvis for eksempel et emne tar opp to lysbilder, må du huske å merke det andre lysbildet og legge til “(Fortsettelse)” på slutten av tittelen. Dette vil raskt vise publikum at du er om det samme emnet, til tross for at du bytter lysbilde og holder fokus på emnet i stedet for å lure på hva det lysbildet kan handle om.

Glem utklipp, gale lyder og fancy overganger

Apropos distraksjoner, dette er en annen stor aktør. Noen visuelle kan være bra. Imidlertid er irrelevante bilder eller lyder (faktisk bare noen lyder) og vanvittige overganger ikke bare veldig distraherende for publikum, men det gir også PowerPoint et mindre profesjonelt utseende. Jeg vil anbefale å holde seg borte fra de fleste av disse, for eksempel denne grønne-gule, fluffy tingen nedenfor.

På college hadde jeg en instruktør som elsket alle disse tingene. Jeg føler at hun burde ha undervist / undervist i barnehage, hvis det gir deg noen ide om hvordan hun (og presentasjonene hennes) var.

Ikke les PowerPoint. Periode.

Egentlig? Har du fortsatt lest PowerPoints? Jeg håper virkelig ikke du gjør det. Og ikke for å fornærme deg hvis du gjør det, men du må stoppe - til fordel for menneskeheten. OK, nå som jeg er ferdig med å plage din verdighet, la meg spørre deg om dette: har du noen gang hørt på noen som har lest noe? Hvis de er egentlig bra til det, som noen yrker krever, kan du knapt fortelle. Men hvis de er gjennomsnittlige som de fleste av oss, høres det ut monoton og intetsigende. Du vil ikke at andre skal tenke det om deg, ikke sant? Dette kommer tilbake til Hvorfor du holder presentasjonen i utgangspunktet. Gir du det fordi du ha til? Fordi du liker temaet? Eller fordi du vil at publikum skal absorbere så mye kunnskap og innhold som mulig for å gjøre positive endringer? Kanskje er det flere, men forhåpentligvis er den siste en av dem fordi, hvis ikke, det er lite sannsynlig at du formidler innholdet du jobbet så hardt for å forske på og sette sammen på en måte som publikummet ditt Ville glede deg over å lære om og søke.

Til slutt er det ingen grunn til å lese hva publikum tydelig kan se. Målet ditt som programleder er å utvide utover selve PowerPoint. PowerPoint er ganske enkelt en guide og omfattende disposisjon for publikum å følge med gjennom hele presentasjonen.

Levering av innholdet er like viktig som selve innholdet. Her er en løsning jeg har funnet på dette problemet, som fungerer bra for meg. Etter å ha opprettet PowerPoint, gå gjennom den og lag et skript. Manuset kan bestå av hva du vil fra en disposisjon eller et sammendrag av presentasjonen til en fullstendig etterligning av hva du har tenkt å si. Gjennom hele skriptet inkluderer hvor lysbildeoverganger vil skje slik at du ikke glemmer å bytte lysbilder mens du holder presentasjonen. Det er greit å kikke ned for å lese, men du bør allerede ha litt forståelse for hva du allerede vil si.

Gå til Punkt Og myrde The Saga

Dette er den andre siden å ikke lese hva du skal si. Det er vanskelig å gi en meningsfull presentasjon når du bare leser punkt etter punkt (det er det manuset er til for). Men ikke legg det skriptet i lysbildene selv. Det kan høres ut som sunn fornuft for deg, men jeg hadde en instruktør hvis lysbildene var så fulle, at det tok lang tid å få de viktigste poengene og viktig informasjon fra dem. Ganske frustrerende når du prøver å studere. Men det handler ikke bare om å studere - hva med et arbeidssted når PowerPoint-en din trenger å være en ressurs for andre? De vil ikke ta seg tid til å skure gjennom de romanlignende lysbildene. Så, som tittelen sier, kom til poenget - det kalles en maktPunkt av en grunn, ikke en "PowerSaga."

Bruk media, men kvalitetsmedier

Tidligere snakket jeg om ikke å bruke sprø bilder, for eksempel Clip Art eller andre distraherende medier. Dette betyr ikke at du ikke kan bruke det i det hele tatt. Bilder, videoer, til og med lydklipp har sin plass når det er relevant. Stikkord der. Ikke ha et tilfeldig bilde bare for å fylle plass. Finn i stedet noe som knytter seg til det du snakker om. Det er et pluss hvis det gir kvalitet til det du allerede sier, men hvis det bare er for å gjøre lysbildet litt mindre av et sterilt utseende, er det også ok. Bare vær sikker på at det er relevant for det du dekker og ikke tar vekk fra publikumsfokus.

Bruk ressursene som er tilgjengelige for deg

Det har kanskje vært tider hvor du hadde en ide om noe du ønsket å gjøre, men ikke hadde kunnskapen om å implementere det i PowerPoint-en. Ikke glem bare å søke på Internett. Selvfølgelig er det mange tips og informasjon på Microsofts nettsted, og det er en flott ressurs for ting som dette. Men selv et raskt søk på din foretrukne søkemotor vil gi fantastiske resultater fordi det sannsynligvis har vært noen andre som har lurt på det samme og funnet en løsning.

Det ligger alle på deg, presentatoren

Å fange publikums oppmerksomhet fra farten er avgjørende for suksessen til presentasjonen din og hvilken innvirkning det vil ha på dem. Begynn med en fengende linje, en spennende statistikk eller et spørsmål for å vekke nysgjerrigheten deres. Når du først har det, du må vedlikeholde det. Du gjør dette ved å følge de tidligere tipsene som er nevnt her og en annen ting: stemningen du gir fra deg. Er du nervøs? Eller er du avslappet og deg selv? Du må være sistnevnte, uansett hva det måtte være. Ikke bekymre deg hvis du føler at personligheten din er utilstrekkelig for innholdet du presenterer - ikke prøv å endre den. I stedet, stol på instinktene dine og vær deg selv. Hvis du for eksempel er morsom, kan du kaste din egen humor hit og dit. Eller hvis du er mer seriøs, gjør det i stedet. Nøkkelen er å formidle tillit til deg selv, arbeidet ditt og innholdet du presenterer.

Øve på. Øve på. Øve på. (Og ikke stikk det av)

Så hvordan kan du være trygg på disse tingene? Enkel - praksis. Du må huske hele presentasjonen (ikke PowerPoint). Dette vil forbedre informasjonsflyten, skildre selvtillit, forhindre tørre presentasjoner (monoton) og lesing av lysbildene, og fange oppmerksomheten til publikum bedre. Hvis du avslutter dette vil bare øke negativene og redusere positive. Så ikke nøle og hold deg foran spillet.

Doh! Du har nettopp lagret PowerPoint bare ett sted - den eneste flash-stasjonen du hadde. Og på vei inn i bygningen la du den ned i en sølepytt. Håper det fortsatt fungerer - jobben / karakteren din og andre mennesker er avhengige av deg. Hvis det aldri har skjedd deg, vet vi alle om noen det har skjedd. Det er sunn fornuft å ta sikkerhetskopi, så gjør det! Det er gratis (for det meste), og det er egentlig ingen grunn til ikke å gjøre det, bortsett fra din egen latskap - som bare er patetisk at du lar det komme i veien. Du vet at du ville angre på de gangene du ikke sikkerhetskopierte hvis noe slikt skjedde med deg, så hvorfor ikke forhindre alt dette stresset og bare gjøre ting helt fra starten.

Det er flere måter å gjøre dette på. Først må du ha flere plasseringer av den samme filen i forskjellige kilder. Så hvis du har filen på datamaskinen din, må du også ha den på en flash-enhet. Hvis du bare har tenkt å ta med en flash-enhet for å koble til en annen datamaskin for å gi presentasjonen, prøv å bruke en skytjeneste Dropbox vs. Google Drive vs. OneDrive: Hvilken skylagring er best for deg?Har du endret måten du tenker på skylagring? De populære alternativene Dropbox, Google Drive og OneDrive har fått selskap av andre. Vi hjelper deg med å svare på hvilken skylagringstjeneste du skal bruke. Les mer som Dropbox, SugarSync, SkyDrive eller Google Drive. Det finnes en mengde andre tjenester også, men det er mine foretrukne valg, SugarSync er min personlige favoritt SugarSync: Den mest avrundede tjenesten for sikkerhetskopiering og synkronisering av gratis filerFile backup er ikke en ny samtale eller emne på noen måte. Hvis du søker på Google etter "file backup", vil du sannsynligvis bli overveldet av tjenester og artikler om emnet. Det er et stort ... Les mer . Et annet alternativ er å ha både en bærbar harddisk og en flash-stasjon (eller to av samme type enhet), på den måten hvis du ikke er sikker på om påliteligheten til en Internett-tilkobling, har du fortsatt en backup. Jeg er ikke kresen for hvordan du tar sikkerhetskopi, like lenge som du gjøre og dets pålitelig.

I tillegg, lagre mens du skriver PowerPoint- og presentasjonsskriptet ditt. Navngi filene fra starten av og bruk bare “Ctrl + S” mens du skriver. Jeg kan ikke telle hvor mange ganger jeg har gjort det i denne artikkelen alene. Selv om du tenker på å redde midtsentens - bare gjør det. Det tar bare et sekund og sparer timer av frustrasjon.

Konklusjon

Husk at det er mange ting du kan gjøre for å gjøre PowerPoint morsommere å lese og bare forstå. Når det er sagt, bestemmes de andre 50% av vekten av hvor godt du presenterer materialet. Begge må være unisont for å fange og beholde publikums oppmerksomhet for å sikre at de fullt ut forstår innholdet du har jobbet så hardt med å forberede. Men det stopper ikke der. Du må fokusere innholdet mot publikums behov og interesser. Hvis det ikke er deres spesielle interesse, kan du gjøre opp for det gjennom områdene å presentere innholdet i seg selv ved å bruke analogier for å relatere det til dem så mye som mulig og din egen personlighet. Disse tingene kombinert med selvtilliten du fikk ved å repetitivt studere presentasjonsskriptet, vil sikre at publikum forblir fascinerte. Til slutt, ikke glem å ta sikkerhetskopi. Det kan virke som problemer, men husk at det er mye mer når du må gjenskape alt du mistet.

For flere nyttige tips, sjekk ut 10 PowerPoint-tips for å forberede en profesjonell presentasjon 10 PowerPoint-tips for å forberede en profesjonell presentasjonBruk disse Microsoft PowerPoint-tipsene for å unngå vanlige feil, holde publikum engasjert og lage en profesjonell presentasjon. Les mer av Tina og The 10-20-30 Rule of PowerPoint av Guy Kawasaki.

Bildekreditt: Håndbryter gjennom hvitt via Shutterstock | Yellow Toy via Shutterstock | Cute Furry FerretConcentration Comic via Shutterstock | Illustrasjon av forretningsmann via Shutterstock