Hvordan sikre at e-postunderskriften din ikke gir feil inntrykk

Annonse

Å si farvel er så vanskelig å gjøre, ikke sant? Det er ubehagelig, og noen ganger er det vanskelig. Det kan hende at det ikke er noen instruksjoner for disse situasjonene, men vi kan i det minste tilby noen instruksjoner for hvordan du kan ta farvel i en e-post uten å føle deg vanskelig.

en e-signatur Du kan også dra nytte av kraften i e-postsignaturerEn signatur forteller deg noe om en personlighet. Akkurat som to personer knapt skriver like, signerer de også annerledes. Det var slik "vitenskapen" om grafologi ble til. Men den digitale tidsalderen og e-posten ... Les mer er for enhver hensikt, ditt “farvel”. Det er ikke om du klemmer noen eller gir dem et håndtrykk. Det er ikke om du bare gir dem navnet ditt, eller gir dem visittkortet med all din kontaktinformasjon inkludert. Det er slik du gjør inntrykk. Eller ikke.

I denne artikkelen skal jeg dele de fem viktigste leksjonene jeg har lært i løpet av ti år som jeg har kommunisert med folk på Internett. Interessant nok har dilemmaene knyttet til e-signaturer eksistert helt siden de tidlige e-postene meldinger ble sendt over BitNet og FidoNet eller til og med MITs CTSS-postsystem på 1960-tallet, men jeg digresjon.

E-post har vært hos oss i veldig lang tid. Så hvordan får du det til? Hvordan melder du seg av uten å se ut som en snobb, men også tilby nok informasjon slik at folk vet hvem og hva du er? La oss komme i gang. Når vi er igjennom, vil du ha en god ide om hva du vil gjøre med din egen e-postsignatur.

Hva en e-postsignatur antas å gjøre

I disse dager, i prosessen med å sende e-post til mennesker, har jeg 3 forskjellige "nivåer" av e-postsignatur. Hvorfor? Vel, det er tre nivåer av forhold man kan dekke - alt fra en kort merknad til en venn, helt til en formell e-postmelding til bedriften til et selskap. Tre varianter er egentlig alt du trenger, og formålet med disse skal være følgende:

1. Et raskt smil - Denne signaturversjonen går på raske e-postmeldinger til venner eller kolleger som du sender e-post konstant, flere ganger om dagen.

2. Smil og et håndtrykk - Denne signaturversjonen går på lengre e-poster til arbeidskolleger, der e-posten din trenger å være litt mer formell.

3. Et fast håndtrykk og visittkort - Dette er for de gangene du trenger å skrive en formell forretningsrelatert e-post og oppgi tittelen og all kontaktinformasjonen din.

Det er uskrevne regler for hver av disse typene e-signaturer. Bryt dem, så blir det ikke verdens ende. Men hvis du ønsker å gjøre et spesielt godt inntrykk, vil du følge noen av disse tipsene for hver type e-post du sender.

Hurtigsmil-signaturen

Du trenger ikke alltid en e-postsignatur. I det minste trenger du ikke alltid en formell. Dette er akkurat som når du går av en kollega på gangen. Du ser dem flere ganger om dagen. Du deltar på de samme møtene. Trenger du virkelig å hilse på dem i gangen med et håndtrykk? Nei; mesteparten av tiden er det et raskt "Hey Fred" og et smil, om noe i det hele tatt. Når du raskt sender en e-post til en kollega for å spørre om råd eller et tips, trenger du kanskje ikke engang en signatur i det hele tatt. Hvis du føler behov for å melde deg av, kan du ta min tilnærming, bare navnet ditt har en strek. Ingen behov for blomstrende sitater eller detaljerte titler. Personen vet hvem du er, hva du er, og alt utover navnet ditt ville være vanskelig. Tenk på det som en grunnleggende samtale fra vannkjøleren, som du vanligvis bare avslutter med noe sånt som "greit, ta deg opp senere!" og en rask bølge. Ingenting mer er nødvendig.

Smil og et håndtrykk

Den andre typen signatur er en slags hybrid mellom formell og uformell. Dette er det tøffe å få rett. Dette kan være kolleger du ønsker å sende e-post med semi-formelle forretningsforespørsler, men du vil ikke at de skal tro at du kommer over som en stiv. De må sette pris på viktigheten av e-posten, men du vil ikke at de skal lure på om du faktisk fortsatt er venner. Det er her den veldig subtile signaturen kommer inn. Disse er vanligvis redusert i størrelse og nesten ikke synlige i bunnteksten til selve e-posten. En av de beste tilnærmingene for dette er en signatur jeg kaller “en-lineren”.

I denne versjonen er all informasjonen delt opp med en "|" karakter. Dette kan være så enkelt som en adresse eller e-post, telefonnummer, cellenumre eller hva som helst. Det skal være kort, bare inneholde litt nødvendig informasjon, og det er det. Jeg har til og med sett noen mennesker lage denne signaturen i en skrift som er mer svak enn resten av e-posten - kanskje i grått. En annen tilnærming jeg har bemerket, er en veldig kort to-linj. I utgangspunktet et navn og en kontaktform som kan være et enkelt telefonnummer eller en e-postadresse.
Det er klart dette er for mottakere som allerede vet hvem du er, hvilket selskap du jobber med, og du bare sender dem en av mange korrespondansemails. Det gir "følelsen" av en vennlig e-post, men hvis personen trenger å kontakte deg og kanskje ikke holder nummeret ditt inne deres Rolodex (bruker folk fortsatt disse…?), så er det kontaktinformasjonen din ved foten av e-posten, rett innenfor å nå.

Et formelt håndtrykk

Selvfølgelig er det de gangene du sender en e-post til noen utenfor selskapet, eller kanskje du har det sende en e-post til noen i selskapet om noe offisielt som krever at samtalen skal være formell. Det er som å ha på seg et formelt antrekk når du deltar på en prisutdeling for kollegaene dine. Før jeg dekker hva du bør gjøre i disse tilfellene, er det mer lærerikt å dekke hva du ikke skal gjøre først. Ja, du må oppgi kontaktinformasjon, som firmanavn, nettsted og e-postadresse, men du trenger ikke overdrive det. Er det virkelig behov for å oppgi fire forskjellige telefonnumre, inkludert en faksmaskin?

Nei, gi nok kontaktinfo slik at det er flere metoder for å kontakte deg - e-post, telefon eller kanskje til og med via et nettsted - men ikke blir båret bort. Hvis du gir en liste over telefonnumre, ser det ut til at du er så mobil at du aldri er på kontoret og for vanskelig å kontakte.

En annen vanlig feil er å komme over som en selvpromotør. Mennesker som dette vil overbelaste e-postsignaturene sine med sine sosiale nettverkskontoer til det punktet hvor signaturen er over 10 linjer lang og fylt med stort sett egenmarkedsføring.

En annen måte å gi et fryktelig inntrykk på er å bruke alle slags funky farger og skrifter i e-postadressen din. Det er vanskelig å trekke noe sånt av, fordi fargene må samsvare, og skriftene må se riktig ut. Dessverre er det mange som ikke har peiling på hvordan de skal matche farger på riktig måte, og e-postsignaturen deres ender opp med å se ut som noe fra en Willy Wonka-fabrikk.

Denne typen klovnesignaturer er uprofesjonell, og alle du sender den til vil tro at du ikke har noen anelse om hva du gjør, uansett hvilket felt du er i. Så unngå ekstravagante farger. Hold det enkelt.

Hva du kan gjøre riktig

Så hvordan ser en god formell e-postsignatur ut hvis du vil gjøre et godt inntrykk? Gå med den grunnleggende informasjonen som kreves, hold formateringen og stilen enkel, og ikke overdriv den med informasjon.

Her er ett eksempel. Denne inkluderer 4 linjer - navn, firma, telefonnummer og e-postadresse. Det er det.

Denne personen brukte bare tekst, og ved å holde den på bare fire linjer gjør den den så stilig og profesjonell.

Med min egen adresse går jeg litt lenger med å holde signaturen beskjeden ved å bruke kursiv og falme den til mørkegrå. Hvis du holder den en skygge lettere enn e-postteksten, forteller mottakeren at du vurderer din egen informasjon som sekundær i selve meldingen. Det er en subtil antydning av ydmykhet.

Tittelene skal også bare brukes når de er relevante for samtalen. I de fleste korrespondanser relatert til mitt eget nettsted, må folk vite at jeg er eieren av nettstedet, så tittelen er viktig. Bare nok informasjon er inkludert for rask kontakt - e-post og telefonnummer, det er det.

Et annet eksempel er signaturen jeg bruker til både intern og ekstern korrespondanse fra MakeUseOf.

Her vafflet jeg faktisk mellom å bruke tittelen eller ikke. Det er vanligvis bare viktig i ekstern e-postkommunikasjon og marginalt viktig i noen interne kommunikasjoner. Jeg begynte å bruke to versjoner - en for ekstern og en for intern - men ble lei av å skifte manuelt mellom de to, at jeg bestemte meg for å holde meg til den ovenfor. Risikoen for å komme over som selvviktig, forblir falmet og sekundært. Den bruker også “|” karakter nevnt over, en liten fargeklatt for å få navnet på nettstedet til å skille seg ut, og jeg bestemte meg for å være dristig og legge til en femte linje for et tilbud.

Kommer opp med den perfekte e-signaturen 6 tips for å få mer ut av signaturer i Gmail Les mer som representerer hvem du er, hva du gjør og hvordan du kontakter kan du ta prøving og feiling, men når du først har fått det riktig, det føles godt å vite at du legger din beste fot frem i hver e-postkorrespondanse du sender ute.

Hva er tipsene dine til en bedre e-signatur 5 måter å lage egendefinerte flere signaturer i GMail Les mer ? Hvilke ting liker du eller liker ikke ved andre signaturer du har sett? Del tankene dine i kommentarfeltet nedenfor!

Bildekreditt: Forretningspar via Shutterstock