Slik administrerer du prosjektet ditt med Word Maler

Annonse

I prosjektledelse, som i livet, er forberedelse halve slaget. Når det er på tide å organisere og dokumentere et sammensatt prosjekt Slik holder du deg motivert på langsiktige prosjekter og ikke gir oppHvis motivasjonen var lett å dyrke, ville ingen hatt noen problemer med å gjøre det! For de som mister motivasjonen over langsiktige prosjekter, kan disse tipsene være fruktbare. Les mer , kan det hende du trenger mange forskjellige rapporter, skjemaer, planer og andre ressurser. Vi har samlet en rekke nyttige Word-maler for prosjektledelse Hvordan håndtere vanskelige mennesker som IT-prosjektlederEn prosjektleder må sammenstille forskjellige mennesker til et vellykket prosjektgruppe. Det er noen myke ferdigheter du kan be om for å holde prosjektet og teamet i rute. Les mer som kan hjelpe deg i gang.

TidyForms har en utmerket prosjektmal med en stor mengde detaljer i et ni-siders dokument. Komplett med en forside, innholdsfortegnelse, dokumentkontroll, en malveiledning og massevis av informasjon i mellom, dette er en altomfattende mal.

Den er disposisjonsstrukturert, inneholder tydelige tabeller for data, og har et sted å sette inn prosjektplanen din fra et annet program, for eksempel Microsoft Project.

TidyForms har også en kort og søt prosjektomfangsmal. Dette dokumentet er i et avsnitt, som er bra for når det er behov for mange forklarende detaljer.

Begynner med prosjektformålet og går over til interessenter, tidsrammer, tilnærming, inkludering, og etterbehandling med avmeldinger og dokumentkontroll, består det av 15 nyttige seksjoner på bare to sider.

Prosjektledelsesdokumenter er en annen fantastisk ressurs for maler og dokumenter. Malene deres kommer med nyttig informasjon for de som er nye på feltet.

De har en 14-siders kommunikasjonsplan, som selvfølgelig kan forkortes om nødvendig, men dekker alt du måtte trenge for den planen.

For en omfattende prosjektledelsesplan som inkluderer alle underplaner, har Project Management Docs du dekket.

Dette 18-siders dokumentet inneholder alt fra prosjektomfang og milepæl-liste til endringsstyring og risikostyringsplaner. Ressurs-, kostnads-, kvalitets- og sponsorseksjoner er også inkludert.

5. Arbeidsfordelingsstruktur (WBS)

Til en arbeidsoppdelingsstruktur Hvordan organisere ethvert prosjekt med en arbeidsoppdelingsstrukturEn reise på tusen mil begynner med et enkelt skritt. Hvert komplekse prosjekt består av flere komponenter. Arbeidsfordelingsstrukturen kan hjelpe deg med å identifisere alle trinnene og sette dem i rekkefølge. Les mer mal, både TidyForms og Project Management Docs har gode alternativer.

Den fra TidyForms er en tekstbasert struktur med nyttige instruksjoner i begynnelsen, en innholdsfortegnelse, versjonskontroll og tabellerte elementdefinisjoner.

Malen fra Project Management Docs er litt mer omfattende ved å gi fire forskjellige visninger.

Den har konturer, hierarkiske strukturer, tabularer og trestrukturvisninger, noe som gjør denne malen mer fleksibel enn den fra TidyForms. Den har også en nettordbok og ordliste med ord.

6. Forespørsel om endring

Hvis firmaet ditt ikke krever et spesifikt skjema for endringsforespørsel, har denne informasjonen du trenger. Med et rent tabellformat inkluderer det ikke bare endringsdetaljeplassene for beskrivelse og årsak, men også kostnadseffekter, avvisningsgrunner og godkjenninger med signaturlinjer.

Hvis kostnadseffekter ikke er en del av det du bruker på prosjektet, men det er alternativer og konsekvenser for kvalitet, kan denne malen være et bedre valg for deg.

Spesifikt for Word 2016

Hvis du bruker Word 2016, har du allerede tilgang til mange nyttige og velformaterte maler for prosjektledelse. Bare gå til Fil og velg deretter Ny for å åpne malseksjonen. Hvis du skriver inn ordet Prosjekt, vil du gi flest resultater. Selv om dette kan gi deg mer enn du trenger, hvis du begrenser det ved å bruke uttrykket Prosjektledelse, vises noen maler ikke.

Omfangsrapport og endre autorisasjon

Ett par maler som går bra sammen inkluderer en prosjektomfangsrapport og godkjenning av prosjektendring. Ikke bare utseendet og følelsen stemmer overens, men ofte blir prosjektomfanget endret og autorisasjon til å gjøre det. Hvert skjema har en praktisk rullegardin for å legge til dato, tabeller for signaturer og autorisasjoner, felthint og enkle seksjoner for å klikke på.

Statusrapporter

Word 2016 har noen få gode prosjektstatusrapporter som er formatert litt annerledes. Det avhenger virkelig av dine behov og preferanser hvilken av de tre du foretrekker. Men hver er nyttig og oppnår målet.

Med et uformelt utseende

Den første legger ut problemer, milepæler og oppsummerer pent med en praktisk drop-down øverst for total prosjektstatus sammen med en legende. Denne har et mer uformelt utseende.

Med et tabellformat

Hvis du trenger en statusrapport med en bestemt budsjettdel og en klar tabellstruktur, er dette rapporten. Den har også en rullegardin for dato og en sofistikert layout på én side.

Med budsjett, risiko og problemer

Den siste statusrapporten er ren og presis. Det inkluderer en god sammendragsdel, budsjettoversikt og risikoer og problemer.

Flere malalternativer

Avhengig av bransje eller type prosjekt, tilbyr Word 2016 fantastiske maler som du vil finne nyttige. En prosjektkommunikasjonsplan, en ansattes ukentlige statusrapport per prosjekt, servicefaktura og møteprotokoller er også tilgjengelige alternativer.

Malressurser

Ut av de forskjellige Microsoft-applikasjonene som vi bruker til prosjektledelse som OneNote, Outlook Gjør Outlook til et prosjektstyringsverktøy med OneNote-integrasjonOneNote kan gjøre mer enn du tror. Vi viser deg hvordan du kan gjøre din Outlook-til-listen til et kraftig prosjektstyringsverktøy ved hjelp av OneNote-pluginen for Outlook. Les mer og Excel ser ut til å ha flest maleressurser tilgjengelig på nettet. Her er en liste over de vi har nevnt, med noen få andre som du kan sjekke ut om du leter etter en spesifikk mal.

• TidyForms for forslag, planlegging, charter, og igangsetting
• Prosjektledelsesdokumenter for planlegging, igangsetting, utførelse og nedleggelse
• Vertex42 for fakturaer, kalendere, møteprotokoller og agendaer
• University of Wisconsin - Madison for planer og rapporter
• Microsoft Office-maler nettsted for prosjektoppgavelister, kalendere og agenda

Hva er favorittmalene dine for prosjektledelse?

Prosjektledere har mange alternativer Hvordan bruke Microsoft OneNote til prosjektstyringOneNote er det ideelle samarbeidsverktøyet for å styre enkle prosjekter i små team. Og det er helt gratis. Se hvordan OneNote kan hjelpe prosjektene dine å ta fart! Les mer når det gjelder dokumenter, skjemaer og maler for Word. Enten du ha et nettsted du besøker Hvordan du kan spore og administrere prosjektene dine bedre med PodioDe beste prosjektstyringsverktøyene er enkle å starte med og fleksible nok til å vokse med prosjektet. Vi viser deg hvordan Podio kan dekke dine prosjektbehov. Les mer , bruk innebygde maler, eller lag dine egne, hva er favorittene dine?

Hvis du har egne forslag eller anbefalinger, vil vi gjerne høre fra deg! Så del gjerne tankene dine nedenfor!

Bildetillegg:nærbilde av et papirbilde av lucadp via Shutterstock