Organiser Gmail-innboksen din bedre med ActiveInbox

Annonse

Vi sender og mottar masse e-poster daglig. Mange av meldingene vi mottar er viktige som krever ytterligere handling eller svar - men de fleste av disse e-postene er automatiske varsler og oppdateringer fra våre sosiale nettverk og abonnementer. Hvordan får jeg mening av alt dette rotet? Hvordan savner vi ikke noe veldig viktig i det rotet?

Det er mange måter å gjøre det på. Du kan for eksempel bruke planlagte påminnelser Glem aldri å svare på en e-post igjen ved å bruke planlagte påminnelser Les mer for ikke å glemme å komme i kontakt med personen igjen. Eller du kan planlegge e-postmeldinger og utsett svar i Gmail Hvordan planlegge e-post og forsinke svar i Gmail med Boomerang (400 invitasjoner) Les mer eller bruk Prioritert innboks i Gmail Gmail's prioriterte innboks løser Bacn-problemet Les mer for å redusere rotet.

Dette innlegget ser på et slikt verktøy som hjelper deg med å organisere Gmail-innboksen din bedre (ved å dra full nytte av Gmail-etiketter). ActiveInbox, formelt kjent som GTDInbox og GTDGmail, er en praktisk ledsager av Gmail som gjør riktig bruk av Gmail-etiketter for å hjelpe deg med å organisere innboksen din.

Trinn 1: Installer og konfigurer ActiveInbox

Det første du trenger å gjøre er å installere verktøyet. Det er installert som et vanlig nettlesertillegg og kan kjøres på FireFox og Google Chrome.

Etter at du har installert verktøyet, må du lage dine første statusetiketter som hjelper deg med å gjøre e-post om til oppgaver. Statusetiketter er vanlige etiketter i Gmail - du kan legge til eller fjerne dem senere for å passe dine behov når du begynner å bruke ActiveInbox.

Etter at dette er gjort, vil du se følgende oppgavelinje på toppen av hver av e-postene dine:

Leker med nye etiketttyper

I utgangspunktet, hva verktøyet gjør er å omorganisere eksisterende etiketter for å gjøre innboksen enklere å administrere. Du kan se det i aksjon i denne videoen:

Statusetiketter

Med verktøyet blir du oppfordret til å merke hver melding ved hjelp av de tre viktigste statusetiketter:

• Handling: Spor viktige e-poster til oppgavene er fullført;
• En dag: Spor e-post du ikke vet hvordan du skal takle, men føler at de er for viktige til å bli slettet eller ignorert fullstendig;
• Venter på: Spor e-postmeldinger som du planlegger å svare i nærmeste fremtid.

Når du har valgt noen av statusene, blir meldingen sporbar via sidelinjen til ActiveInbox.

Dette er nøkkelen til å tømme innboksen din på en trygg måte: gi de handlingsbare e-postene dine status, arkiver dem og bruk sidefeltet til å spore dem til de er fullførte.

Du kan nå raskt laste listen over meldinger som for eksempel venter på svar og til og med forhåndsvise dem på popup-skjermen:

Derfra kan du også endre statusetiketten eller arkivere e-posten slik den er utført eller hoppet over.

Prosjekter og referanser

Mens statusetiketter kategoriserer e-postene som oppgaver basert på hvilken handling de trenger, er prosjekter ment å organisere meldingene dine tematisk. Du kan gjøre dine eksisterende etiketter om til prosjekter eller opprette nye:

Referansetiketter er ment å gjøre meldinger enkle å hente senere, f.eks. R / MeetingNotes, R / Fakturaer, R / Kvitteringer.

Bla gjennom e-post mer effektivt

Bortsett fra å hjelpe deg med å organisere innboksen din, legger verktøyet også til noen fine funksjoner som lar deg raskere grave i hver e-postsamtale:

• Se ‘tidligere e-poster‘For skriv / svarvisning
• Bla i slekt e-post i samtalevisning
• Se ‘Kontakthistorie‘Popup ved å høyreklikke på en kontakt
• Forhåndsvis e-postmeldinger i innboksen og søkeresultatene ved å høyreklikke

Preferanser

Det beste med verktøyet er at du kan bruke det "så mye du vil ha av det". ActiveInbox sine preferanser som gjemmer seg bak koblingen Om og hjelp i sidefeltet, lar deg stille inn alle bitene i verktøyfunksjonsområdet:

Tips og triks

Alt i alt gjør verktøyet en god jobb som hjelper deg å gjøre deg kjent med Gmail-innboksen (eller Google Apps). Her er noen nyttige tips for å få mest mulig ut av det (Merk: du kan gjøre de fleste av disse med Gmail selv uten verktøyet, men med ActiveInbox virker det bare så morsommere):

• Ikke sjekk innboksen flere ganger om dagen og svar på hver nye - den er så ineffektiv. Sett bedre opp status- og prosjektetiketter slik at innboksen din blir sortert av seg selv.
• Glem aldri å følge opp: la e-postene dine henge i "Venter på" -mappen til du hører tilbake.
• Sett opp Gmail-filtre for alle e-postmeldinger (Facebook-varsler, Twitter-oppdateringer osv.) For å sende dem inn i en spesiell etikett og arkivere automatisk. På den måten kan du lese dem når du vil, men de tetter ikke innboksen.

Tror du dette verktøyet kan hjelpe deg med å organisere innboksen? Del gjerne tankene dine!