En rask opplæring om skjemaer i Microsoft Access 2013

Annonse

Tilgangsskjemaer kan gjøre oppføringsoppgaver mer praktisk for deg og databasebrukere. Lag et brukervennlig databasemiljø De 5 beste gratis Microsoft Access-alternativene for databaserGratis databaseprogramvare er ikke så ille. Denne artikkelen dekker fem av de beste gratis og brukervennlige alternativene til Microsoft Access. Les mer uten å avsløre den interne databasearbeidet og gi deg selv trygghet om at dataene dine er trygge.

Oppfølging av vår Få tilgang til spørringsopplæringen En rask opplæring om spørsmål i Microsoft Access 2007 Les mer langt tilbake i 2010, etter en forespørsel fra leseren Jeanne Thelwell, vil denne opplæringen dekke tilgangsskjema oppretting, endring, designkontroll og formegenskaper for å gi deg makt over databasen design.

I forbindelse med denne opplæringen bruker vi open source US Senators Kontaktinformasjonsark. Når du har gjort det lastet ned filen, må du pakke den opp til et minneverdig sted - vi kommer til å trenge det om et øyeblikk.

La oss begynne

Før vi kan opprette vårt tilgangsskjema, må vi importere databasen vår. Hvis du spiller sammen hjemme, er det lenken ovenfor, selv om denne opplæringen vil fungere med ditt eget datasett.

Begynn med å velge "Blank desktop database" som vist nedenfor:

Vi kan nå importere data ved å bruke fanen "Eksterne data" øverst til høyre på skjermen:

I dag blir vi det ved å bruke en .xml-fil Hva er en XML-fil, og hvordan kan du åpne og bruke den?Du har kanskje sett begrepet "XML." Du har til og med åpnet en XML-fil ved et uhell. Hva er XML, og hvordan bruker du det? Les mer . Velg XML-fil i kategorien Eksterne data. Bla til stedet du pakket ut filen, og velg hvor du blir møtt med Importer XML-menyen. Det skal speile skjermdumpen nedenfor. trykk OK å importere til vår nye database.

Den venstre kolonnen indikerer tilgjengelige databaseobjekter, og hvis alt har fungert så langt, bør du nå se de importerte dataobjektene våre kontaktinformasjon og medlem. Dobbeltklikk for å åpne medlem. Databasefeltene dine skal nå fylles med strålende kontaktinformasjon for den amerikanske senatoren.

Vår hurtigtilgangsskjemaopplæring

Tilgangsskjemaer er tilpassbare designobjekter som lar deg gi en tilgjengelig databaseopplevelse for deg selv og databasebrukere. En godt utformet form kan hjelpe effektiviteten og forbedre dataregistreringens nøyaktighet, så det er verdt lære det viktigste som tabeller En rask opplæring til tabeller i Microsoft Access 2007 Les mer for å spare deg tid og redigere dyre feil.

La oss gå over på de morsomme bitene. Vår database er full. Fingrene våre er kvikke. Velg Opprett fane etterfulgt av Form. Outlook vil som standard være et grunnleggende skjema for den valgte tabellen, som vises i den passende navngitte oppsett.

Truffet hurtiglagringøverst til høyre på skjermen og voilà! Du har laget en veldig grunnleggende, visuelt lite tiltalende form - men dette danner grunnlaget for vårt tilpassbare databasegrensesnitt. Mens vi er her, kan du dra og slippe skjemafelt som passer din database, eller høyreklikk for å slette alternativer.

Det er også verdt å ta hensyn til utvalget av designalternativer som er tilgjengelige i Skjemaoppsettverktøy kontekstfane. Det er her design-verktøyene holdes, alt fra:

• Øyeblikkelig tema endres
• Valg av farge og skrift
• Alternativer for topptekst og bunntekst
• Ekstra feltoppretting
• Skjemakontroller: knapper, navigasjonsverktøy, lister, menyer og underformer

Noen av disse skandaløst spennende verktøyene vil komme i spill om et øyeblikk. La oss først leke med formateringen av vårt Senators kontaktinformasjonsskjema.

formatering

Våre Skjemaoppsettverktøy fanen inneholder feltene for tilpasning av skjema. Hvis du velger det, vil du levere deg til en lignende skjerm som vår. På dette tidspunktet kan du gjerne leke med noen av innstillingene for å forstå deres rolle i formdesign og de estetiske alternativene som er tilgjengelige for deg.

Du vil kanskje også ha en Ainsley Harriot-bakgrunn med grønt fyll, fet kursiv, understreket grønn tekst og grønne konturer. Noe veldig MySpace / MSN Messenger om dette, men kanskje ikke for alle ...

Hvis det ikke er det visuelt tiltalende, engasjerende designet du var interessert i, kan du også velge noen fornuftige alternativer.

Gå tilbake til Hjem kategorien hvor du kan finne utsikt alternativ. Her kan du bla gjennom tilgjengelige skjemavisninger. Gratulerer, du har nettopp laget ditt første tilpassede tilgangsskjema. Databasebrukere vil skynde seg å takke deg!

Form Wizard Gjør Form Creation enkelt

Microsoft har vært usedvanlig snill med Office 2013-utgivelsen deres. De har forståelse for våre samfunnsønsker om kontinuerlig å forbedre effektiviteten, og har inkludert en ganske praktisk Form Wizard for å gjøre det mulig å hoppe over skitne, praktiske detaljer.

Access Form Wizard er et nyttig, raskt formutviklingsverktøy som setter deg i førersetet for design, mens du kjører gjennom nomenklaturen, gir deg forhåndsinnstillinger for kolonner, rader, bordstørrelser, stiler og temaer.

Du kan bruke veiviseren til å raskt bestemme hvilken skjemastil som passer din database og brukerkrav.

Variasjoner av tilgangsskjemaer

Selvfølgelig trenger du kanskje ikke alltid å importere en database og sette opp et grunnleggende skjema. Det er flere andre formater, avhengig av dataene dine, så vel som designkontroller som hjelper brukernavigering. La oss undersøke noen av disse nå.

De fire formater

• Form for enkelt bord. Det er som det høres ut: en enkelt form som tilsvarer en enkelt databasetabell. Det er funksjonelt, grunnleggende og kan brukes til å utføre en rekke oppgaver.
• Enkeltbordskjema med oppslagsfelt: Fortsatt med bare en enkelt form, en enkelt databaseoppsett, lar oppslagningsfeltet oss vise data fra en annen tabell eller database, eller projisere de oppsummerte verdiene til et datoperiode. Dataene blir ‘slått opp’ etter behov.
• Master / detaljskjema: Forhold mellom master til subform, dvs. en masterform dirigerer mange underformer
• Master / detaljskjema med oppslagsfelt: Det samme forholdet mellom master / subform, men med flere oppslagsfelt i enten master eller subformer.

Et av disse fire skjemaformatene finnes i nesten alle Access-databaseformer du støter på, så ta litt tid til å gjøre deg kjent med utseendet deres, styrker, svakheter og hvor de skal være anvendt.

Bruk Egenskaper

Egenskapsarket er en lystig nyttig sidefelt som finnes i Skjemaoppsettverktøy tab:

Det inneholder mange nyttige opplysninger om skjemaet ditt, og du kan bruke det til å raskt redigere, endre og veksle mange alternativer. Er du usikker på hva et alternativ gjør? Access gir en praktisk verktøytips nede til venstre på skjermen.

Vi kan ikke understreke hvor nyttige egenskapene kan være for å gjøre endringer i farten. Alternativene er imidlertid for mange til å detaljere hver enkelt, så vi vil dekke to du måtte trenge øyeblikkelig:

Skjul et felt

Vil du sikre at brukerne dine ikke får tilgang til et bestemt felt? Access lar deg skjule individuelle feltoppføringer.

Velg feltet du vil skjule. Vi har valgt parti, fra vårt eksisterende databaseskjema. Når du velger feltet, skal egenskapsarket oppdateres, og du kan veksle feltsynlighet gjennom en rullegardinliste.

Lås skjemaet ditt

Det kan hende at andre brukere trenger tilgang til databasen din - men du vil ikke at de skal blande seg med den finstemte indre arbeidsmåten til tabellene og spørsmålene dine, og spesielt ikke noen av VBA-kodene dine.

Gå tilbake til egenskapsarket. Bla gjennom den avbildede drop-boxen for å finne Form - egenskapene vi skal redigere vil gjelde for hele skjemaet, i motsetning til det isolerte feltfeltet vi dekket over.

Omtrent halvveis ned i egenskapsarket skal du se følgende alternativer:

Endre hver eiendom til Nei. Egenskapsarket ditt skal nå samsvare med dette:

Bytt deretter til designvisning og finn i egenskapsark-rullegardinboksen Form igjen. Veksle Tillat layoutvisning til Nei. Dette stopper eventuelle ekstra brukere som får tilgang til layoutvisningen, der de direkte kan redigere skjemaet.

Fordeling

Vi har laget skjemaet vårt, vi har blandet oss med formatering, vi har spilt med egenskaper og vi har begrenset redaksjonell tilgang. Nå må vi lagre skjemaet vårt for distribusjon. Før vi distribuerer databasen, må vi konvertere filen fra ACCDB til .accde, begrenser ytterligere designendringer eller feltredigering.

Lagre den gjeldende databasen på et minneverdig sted. Før du konverterer filen vår i Access, må du sørge for å lage en kopi (eller to!) Av den originale databasefilen, i tilfelle korrupsjon av en database. Dette vil fungere som vårt herre kopiere. Vi kan oppdatere skjemautformingen eller postene som er tilgjengelige gjennom denne filen, lagre og omfordele.

Gå til fil> Lagre som. Du bør bli presentert for disse alternativene:

Velge ACCDE-fil og slo lagre som.

Databasen din er nå begrenset til bare skjemavisning:

Det vil nå være to filer på lagringsstedet: masterkopien vår - ACCDB - og distribusjonsversjonen vår - .accde. Distribuer filen med massiv hengelås til brukerne dine.

Kom tilbake neste gang

Denne opplæringen skal ha belyst world of Access Excel Vs. Tilgang - Kan et regneark erstatte en database?Hvilket verktøy skal du bruke for å administrere data? Access og Excel har begge datafiltrering, sortering og spørring. Vi viser deg hvilken som passer best for dine behov. Les mer Skjemaer for deg som gir deg forståelse av grunnleggende design, formatering, egenskaper og distribusjon. Vi kommer tilbake i løpet av en nær fremtid med utvalget av Access Design Control-funksjoner for å gjøre det mulig å bygge mer detaljerte skjemaer som passer dine behov.

Har du hatt glede av denne opplæringen? Har du noen Access Form-triks å overføre til andre lesere? Del kunnskapen din nedenfor!