Visualiser dataene dine og gjør regnearkene dine brukervennlige med et Excel-instrumentbord

Annonse

Har du noen gang følt at du ville ha mer bruk for Excel hvis du hadde en bedre måte å presentere dataene dine? Excel kan være et veldig kraftig program i høyre hender, men noen ganger er et enkelt regnearkformat ikke engasjerende nok til å gjøre dataene dine tilgjengelige for en leser. En vei rundt dette er å produsere et dashbord; et miljø som tar all den viktigste informasjonen fra dokumentet og presenterer det i et lett fordøyelig format.

Hva kan jeg bruke et Excel-dashbord til?

Hovedfunksjonen til et Excel-dashbord er å forvandle mye informasjon til en håndterbar skjerm. Hva du velger å legge på den skjermen er opp til deg, men denne guiden vil instruere deg hvordan du best kan samle forskjellige typer Excel-innhold i et enkelt miljø. Derfra kan det hende du velger å implementere den for å holde et øye med fremdriften i prosjektet på ditt forretningssted, eller det kan du også gjøre bruk den hjemme for å spore økonomien 15 Excel-regnearkmaler for å administrere økonomienFølg alltid med på din økonomiske helse. Disse gratis Excel-regnearkmallene er verktøyene du trenger for å administrere pengene dine.

Les mer - De samme teknikkene kan brukes på et bredt spekter av bruksområder.

Starter

Det første du trenger til din disposisjon er dataene du vil presentere. Som et eksempel vil dette bestemte instrumentbordet fungere som en måte for en student å se over hele oppgavene over et skoleår - men igjen, kan Dashbordet presentere all informasjon du velger - så dette er den første mengden data jeg trenge.

Som du kan se, Jeg har brukt en enkel funksjon Excel-formler: Still Excel-spørsmålene dine til eksperter Les mer for å få kolonnen ‘Fremgang’ til å vise figuren som er lagt inn i ‘Wordcount Progress’ over ‘Total Wordcount’. Dette gjør at brukeren raskt kan endre tallene sine når de fortsetter å gjøre fremskritt, som deretter vil gjenspeiles i det endelige dashbordet. Vi må også bruke SUM-funksjonen for å finne ut totaler for ‘Wordcount Progress’ og ‘Total Wordcount’ - for å gjøre det, skriv inn følgende formel i celle C15 uten anførselstegn “= SUM (C3, C4, C5, C7, C8, C9, C11, C12, C13)”, og dra deretter ut fra nedre høyre hjørne av cellen slik at den fyller D15 med en lignende formel for ‘Total Ordtelling'.

Legg til litt farge

Nå er det på tide å gjøre denne informasjonen presentabel. Poenget med dette dashbordet er å gi deg umiddelbar tilgang til en rekke informasjon på høyt nivå, så en enkel ‘trafikklys’ -metode fungerer ganske bra. Først må du høyreklikke på toppen av kolonnelinjen som inneholder ‘Wordcount Progress’ og velge ‘Insert’ for å legge til en ekstra, tom kolonne.

Det er her vi plasserer lyskrysset. For å gjøre dette, konverterer du tallet for "Wordcount Progress" til en prosentandel ved å bruke en enkel formel. Skriv inn “= (D3 / E3) * 100” uten anførselstegn i celle C3, da dra nederste høyre hjørne av cellen ned Slik sparer du tid i Excel ved å bruke fyllhåndtaketMestring av fyllhåndtaket er det første trinnet for å bli en Excel-veiviser. Les mer til celle C13 fyller resten av prosentene vi trenger - cellene C6 og C10 fungerer ikke riktig, da de er tittelradene i tabellen, så bare fjern formelen fra de individuelle cellene. Test ut formlene dine ved å endre ‘Wordcount Progress’ verdiene i D-kolonnen og sørg for at C-kolonnen din endres tilsvarende.

Nå vil du bruk betinget formatering 3 Crazy Excel-formler som gjør fantastiske tingExcel-formler har et kraftig verktøy i betinget formatering. Denne artikkelen dekker tre måter å øke produktiviteten med MS Excel. Les mer for å endre disse prosentene til lesbare ikoner. Velg alle kolonne C, og klikk deretter på 'Betinget formatering' i delen 'Stiler' i 'Hjem' -båndet. Velg deretter ‘Ikonoppsett’ fra nedtrekksmenyen, og velg et av de tredelt sett med fargede ikoner. Datasøyler og fargeskalaer kan også fungere, men det avhenger av hva slags informasjon du vil vise. Her er de viktige detaljene om de individuelle essayene er ferdige, pågår eller ikke har blitt startet, så et ‘trafikklys’ -format fungerer bra.

Nå, vi trenger bare å lage noen justeringer til regelen som formaterer ikonene dine. Når kolonne C er valgt, klikker du på 'Betinget formatering' og deretter 'Administrer regler' i rullegardinmenyen. Det skal bare være en regel der, så velg den og klikk på 'Rediger regel'. Her endrer du verdien tildelt det grønne ikonet til 100, og den nedre grensen til det gule lyset til 1 - dette vil bety at enhver fullført essay vil vise et grønt lys, ethvert essays som pågår vil vise et ravfarget lys og ethvert essay som ikke er startet vil vise et rødt lys. Til slutt merker du av for "Vis ikon bare" -boksen slik at prosentandelen i seg selv ikke vises.

Når du har gjort dette, skal C-kolonnen vise passende ikoner for hver verdi i B-kolonnen. Det er verdt å sentrere kolonnen for å få ikonene til å se litt penere ut, samt endre størrelsen på den for å passe bedre til ikonet, men dette kan gjøres på slutten, når vi samler alt sammen.

Termometer måler

Deretter lager du en versjon av et termometerdiagram som lar noen se på dette instrumentbordet få et inntrykk av hvor mye av hele året som har blitt fullført på et øyeblikk. Det er mange måter å lage et diagram som dette, men følgende metode vil la den kontinuerlig oppdatere Hvordan lage selvoppdaterende Microsoft Excel-diagram i tre enkle trinnSelvoppdaterende Excel-diagrammer er enorme tidsbesparelser. Bruk disse trinnene for å legge til nye data og se dem automatisk vises i et diagram. Les mer i henhold til endringer i 'Wordcount Progress' -verdiene. Først må du sette opp et datapool for diagrammet som i bildet nedenfor.

Tallene til høyre representerer de prosentvise trinnene som termometeret vårt vil gå opp i, og blir ganske enkelt lagt inn i regnearket som heltall. Den venstre kolonnen regner ut de tilsvarende ordetotalene til de prosentvise verdiene - og som sådan bør den avbildede formelen være lagt inn en gang i den øverste cellen og deretter kopiert til de ni under den ved å dra nederste høyre hjørne av cellen ned, som før.

Deretter skriver du inn “= $ D $ 15” uten anførselstegn i celle I3, og drar fra nederste høyre hjørne slik at alle cellene i denne kolonnen ned til I13 også inneholder denne verdien. Cellene skal fylle med den nåværende ‘Wordcount Progress’ figuren samlet fra alle de individuelle verdiene i D-kolonnen. Deretter vil vi bruke betinget formatering igjen for å gjøre disse verdiene om til et termometerdiagram.

Uthev cellene I4 til I13 - ignorerer I3 for øyeblikket - velg deretter alternativet ‘Greater Than’ fra ‘Highlight Cells Rules’ i ‘Betinget formatering’. Skriv "= G4" i dialogboksen "Greater Than" som du blir presentert for, og velg deretter "Custom Format" fra rullegardinmenyen til høyre. På neste skjermbilde velger du fanen ‘Fyll’ og deretter en knallrød fargeprøve - selv om noen farger vil gjøre det, egentlig Hvordan velge et fargeskjema som en proffFarger er vanskelige. Det kan virke enkelt nok å velge en håndfull farger som ser bra ut sammen, men som enhver designer som har brukt timer på å finjustere nyanser, vil fortelle deg: det er vanskelig. Les mer .

Nå, de få bunncellene du har valgt, skulle ha blitt røde - men det er noen få trinn til før termometeret vårt skal være ferdig. Velg først celle I3 og gjenta hva du gjorde for cellene under den, denne gangen velger du 'Fremhev regler for celler' og deretter 'Flere regler'. Der bør du velge ‘større enn eller lik’ fra rullegardinmenyen, legge inn “= G3” uten anførselstegn i feltet til høyre og formatere cellen med et rødt fyll som du gjorde ovenfor. Dette sikrer at det er mulig å ‘fylle’ ​​termometeret ditt.

Deretter stopper du verdiene i å vises i disse cellene. Uthev fra I3 til I13, høyreklikk og velg "Formater celler" 5 Microsoft Word- og Excel-ferdigheter du må ha for å lykkes på kontoret"Få den rapporten til meg, ASAP!" Et kjernesett med Microsoft Excel- og Word-triks kan gjøre denne oppgaven mindre stressende og hjelpe deg med å sviske opp en stilig rapport på kort tid. Les mer . Velg "Tilpasset" fra listen og skriv "" uten anførselstegn i feltet merket "Type". Trykk på OK, og tallverdiene dine burde forsvunnet, og bare etterlatt det røde på termometeret.

Imidlertid kan vi gjøre mer enn å bare la cellene danne en farget stolpe. Velg verktøyet 'Shapes' fra 'Sett inn' båndet, velg den faste formen 'Freeform' fra undergruppen ‘Lines’. Bruk dette til å tegne omrisset til et termometer for å inneholde den røde linjen.

Tegn en lignende form som den ovenfor med verktøyet, koble den opp for å danne en fullstendig form i stedet for å etterlate et gap som jeg har. Legg merke til at vi ikke tegner selve termometerlinjen, men alt annet - formen vår vil ganske enkelt blokkere den røde fargen som vi ikke vil se. Bruk ‘Shape Styles’ -menyen for å endre fyllfargen til hvit, og omrissfargen og vekten til noe mer passende.

Sette alt sammen

Når du har alle disse elementene på plass, er det en enkel sak å samle dem alle inn på dashbordet. Gi først navnet til arket du har jobbet med så langt som 'Data' eller noe lignende, og bytt deretter til et annet ark og gi nytt navn til 'Dashboard'. Neste gang bruker vi Kamerafunksjonen, så hvis du ikke allerede har lagt den til din Rask tilgangsverktøylinje Hvordan tilpasse verktøyet for hurtig tilgang til MS Office 2010Hurtigtilgangsverktøylinjen har vært en del av MS Office siden 2003-versjonen, men den har kommet i høysetet siden innføringen av MS Office 2007 og mer tydelig med MS Office ... Les mer , er det verdt å gjøre nå, så det er praktisk.

For å gjøre dette, gå til Excel-alternativer og velg "Tilpass". Herfra legger du til kommandoen Camera fra venstre kolonne i høyre kolonne. Nå har du kameraet lett tilgjengelig, slik at vi kan bruke til å sette instrumentbordet sammen.

Selve kameraet er veldig enkelt å bruke; bare markere cellene du vil vise et annet sted, klikk deretter på Kamera-ikonet, så kopierer du dem neste gang du klikker på en celle. Herfra og ut vil det ‘fotografiet’ av disse cellene oppdateres når de endres.

Bruk kameraverktøyet til å ta øyeblikksbilder av fremdriftsdiagrammene med trafikklys og termometeret ditt, og overføre dem til arket du har kalt 'Dashboard'. Nå handler det bare om å arrangere og formatere ting på en måte som er behagelig for deg, samt legge til andre elementer du måtte ønske deg. Jeg la til i en oppgaveliste bare ved å opprette den i 'Dataark' og bruke kameraet til å overføre det over.

Ved hjelp av disse teknikkene kan du lage et lignende instrumentpanel for å imøtekomme omtrent alle slags oppgaver. Når du blir komfortabel med grunnleggende av avanserte Excel-teknikker Hvordan bruke en Excel-pivottabell for dataanalysePivottabellen er et av de mest kraftfulle verktøyene i Excel 2013-repertoaret. Den brukes ofte til stor dataanalyse. Følg vår trinnvise demonstrasjon for å lære alt om det. Les mer som betinget formatering og har et grep om verktøy som kameraet, må du bare tenke på hvilken informasjon du trenger innen fingertuppene, og hva er den beste måten å presentere den informasjonen på. Excel er mer enn bare et kontorverktøy 10 Excel-maler for å spore helse og helse Les mer - det er mye det kan gjøre for deg hjemme også.

Har du et eget tips om hvordan du tar et Excel-dashbord til neste nivå? Eller leter du etter mer informasjon om en bestemt del av prosessen? Ta kontakt ved å legge igjen en kommentar nedenfor.