Hvordan skrive den perfekte profesjonelle e-postmeldingen (støttet av data)

Annonse

Å skrive effektive e-postmeldinger virker enkelt nok. Men hvis du vil at e-postene skal prestere enda bedre, må du huske følgende regler som er støttet av vitenskap.

I det siste har vi listet opp 12 årsaker til at folk fortsatt ignorerer e-postene dine 12 grunner til at folk fortsatt ignorerer e-postene dineSliter du ofte med å få folk til å svare på e-postene dine? Vi viser deg hvorfor folk kan ignorere e-postene dine, og hvordan de kan få dem til å legge merke til og reagere på meldingen din. Les mer . Vi har til og med gitt deg trinnvise instruksjoner om få travle mennesker til å svare på meldingene dine 6 måter å få travle mennesker til å svare på e-postene dineDet er et helt annet sett med regler når det kommer til e-post som vil oppmuntre eller fraråde en person til å trykke på "svar" -knappen og svare deg. Lær reglene for suksess via e-post. Les mer . Men nå er det på tide å dele noen enda mer spesifikke, handlingsrike tips - støttet av data.

Hvert av disse tipsene forbedrer ikke bare sjansene for at e-postene blir lest, men også at du får et positivt svar fra disse e-postene. Dette er viktig fordi e-post fremdeles er hovedformen for kommunikasjon i næringslivet. Ved å vite hvordan du lager effektive e-poster, gir du deg selv en klar fordel i forhold til kollegene.

1. Få på fornavn vilkår

Dette høres åpenbart ut, men hvis du virkelig vil at folk skal ta hensyn når de mottar en e-post fra deg, bruk navnet deres. Og bruk den mer enn en gang.

Forskning publisert i 2006 viste at flere regioner i hjernen “viser større aktivering til ens eget navn”, noe som gir bevis på at “å høre ens eget navn har unik aktivering av hjernefunksjonen”.

Bruker mottakerens navn i e-postemnet og e-postorgan er derfor et psykologisk triks som kan fange oppmerksomhet. Å avslutte med “Håper å høre fra deg snart, Stan” er langt mer effektivt enn bare “Håper å høre fra deg snart”.

2. Omfavne The Halo-effekt

Mennesker blir påvirket av mennesker de stoler på. Hvis en leder ber deg om å komme i kontakt med direktøren for selskapet ditt, kan du navngi den lederen i den innledende e-posten din. Kalde e-poster er fryktelig å motta. Det er derfor ekstremt viktig å vise at du har støtte fra noen som mottakeren din stoler på.

Dette skyldes delvis en teori som kalles Halo-effekt. Dette er en slags bekreftelsesskjevhet. I dette tilfellet vil skjevheten sannsynligvis forbedre regissørens generelle inntrykk av du ganske enkelt på grunn av deres gunstige inntrykk av lederen som henviste deg.

Du trenger ikke å holde deg til å nevne overordnede. Å trekke på synspunkter og ideer fra eksperter, kunder, gjensidige venner og folkemengder kan også styrke e-posten din, forutsatt at mottakeren verdsetter visningene til personene du refererer til.

3. Vær sint eller lykkelig. Men aldri nøytral

Når Boomerang, en ledende Gmail-app, analyserte dataene, de fant noe utrolig interessant. "En av de viktigste faktorene for å bestemme svarprosenten er hvor positive (ord som store) eller negative (ord som dårlige) ordene i meldingen er".

Begge moderat positive og negative e-poster mottok 5–15% flere svar enn nøytrale e-poster. Når det er sagt, ekstremt fiendtlige e-poster 10 tips om e-post for å takle sinte, trolliske eller uhøflige e-posterDet er utrolig frustrerende å sjekke e-postboksen din bare for å finne en helt hatefull melding. Hvorfor i all verden oppfører folk seg slik? Når det er sagt, bør du lære å forsvare deg mens du ... Les mer fikk knapt noe svar. For flatterende e-post presterte heller ikke så mye. Med andre ord, gå over følelsene dine, men ikke reagerer.

4. Hold det kort (Men hvor kort?)

Jeg vet jeg vet. Det vil være unntak fra dette. En av mine favoritt hjernenettsteder Les mer Intelligent innhold i 2016 med disse 35 nettstedeneVi bør alle lese disse 35 nettstedene oftere. Hvis du er lei av nedslitt innhold, gjør ting noe mer gjennomtenkt det kommende året med denne superlisten. Les mer , Hjerneplukk sender utrolig lange e-poster som er en fryd å lese. Men i det store og hele antyder dataene at du bør unngå lange e-poster.

Faktisk, sammen med den informasjonen om hvilke ord du skal bruke i meldingene dine, fant Boomerang også den "ideelle" lengden på en e-post. Basert på analysen av 40 millioner e-postmeldinger, fant de at de som ikke inneholder mer enn 50–175 ord, hadde størst sjanse for å få svar (49–50%). Dette støttes også av funnene fra a 2010 MIT-studie.

Dette er vismannsråd, men er ikke alltid praktisk. Men leksjonen er å holde e-postene dine kortfattede. En måte å gjøre dette på er å abonnere på Fem setninger filosofi, og send aldri e-postmeldinger over fem setninger. Som investor og forfatter Guy Kawasaki fortalte Entrepreneur.com, "Mindre enn fem setninger er ofte brå og uhøflige, mer enn fem setninger kaster bort tid."

5. Bruk ordet "Fordi"

Hvis du har frimodighet til å be noen gjøre noe for deg, skal du i det minste fortelle ham eller henne Hvorfor. Vi har visst dette siden 70-tallet, da professor i psykologi ved Harvard University, Ellen Langer publiserte en studie fremhever viktigheten av ordet “fordi”.

Vi mottar altfor ofte e-postmeldinger som bare krever noe ("Kan du sende meg den rapporten innen 14:00?"), Uten å forklare hvorfor. Men ved å introdusere ordet “fordi” i forespørselen vår (“Kan du sende meg den rapporten innen 14:00 fordi den må redigeres innen 17:00), øker sjansene for etterlevelse.

I følge denne studien kan dette skyldes at “folk går på‘ automatisk ’atferd… som en form for en heuristisk eller snarvei. Og å høre ordet ‘fordi’ etterfulgt av en grunn (uansett hvor halt grunnen er), får oss til å overholde. »

6. Ikke tilby mer enn 3 valg

De Valgparadoks er der vi har en slik overflod av alternativer at vi blir lam. For å sikre at e-postene dine ikke resulterer i et valg av paradoks, kan du prøve å ikke tilby mer enn tre alternativer.

Det menneskelige sinn elsker magien til tre. Det er derfor vi gir tre medaljer ved OL. Vi analyserer ting i form av optimistiske, realistiske og pessimistiske (eller høye, middels og lave). Og det er derfor økonomiske markeder ofte modnes for bare å huse tre store konkurrenter.

Når det gjelder beslutningstaking, elsker vi også å stole på tre grunner, eller tre valg. Dette ble vist gjennom forskning med tittelen Når tre sjarm, men fire alarmer, utført av to atferdsforskere. Hvis du skal arrangere et møte eller en samtale, kan du prøve å gi tre tids- og datoalternativer. Alternativt kan du bruke et møteplanleggingsverktøy som Doodle, som vi har anmeldt 5 Kalenderadministrasjons- og planleggingsverktøy for åretHold deg oppdatert på alt i timeplanen din. Her er fem gratis verktøy som kan være spesielt nyttige for å holde kalenderen i orden. Les mer i fortiden.

7. Skriv på tredje trinn

Lesestandsnivået på e-postene dine kan ha en massiv effekt på svarprosentene dine. I følge Boomerang, e-postmeldinger skrevet på høyskolenivå hadde en svarprosent på bare 39%. Den mest effektive lesekarakteren var tredje klasse, som oppnådde en svarprosent på 53%.

Lesningsnivået er hovedsakelig funnet ut ved å se på "antall stavelser i ordene dine og antall ord i setningene dine. ” For å forbedre svarprosenten din da, hold både setningene og ordene dine kort. For å sjekke leseklassen til dine egne e-postmeldinger, kopier og lim dem inn i verktøy som Lesbarhet-Score, eller Hemingway Editor.

8. Korrekturles teksten din

For lengre e-poster sier dette seg selv, men for kortere e-poster blir korrekturlesing ofte oversett. Dette er en dårlig idé.

I en 2001 studie, Larry Beason viste at skrivefeil (inkludert stavefeil og grammatiske feil, så vel som logiske feil) har flere negative effekter på skribentens oppfatning.

Når en leser legger merke til en feil, gjør de automatisk antagelser om forfatteren. I denne studien var de vanligste antagelsene om at forfatteren var en mangelfull tenker, ikke en detaljert person, en dårlig formidler og / eller dårlig utdannet.

Dette er noen ganske skadelige attributter du kan unngå å bli sett på å ha, ganske enkelt av korrekturlesing Grammarly Lite - En nettleserutvidelse for alle dine korrekturlesende behov [Chrome, Firefox, Safari]Hvordan korrekturleser du det du skriver på datamaskinen din for øyeblikket? Skriv det inn på Google? Lime det inn i Word? Eller bruker du et korrekturlesende nettsted som du limer inn teksten din i? Jeg er definitivt ... Les mer hver av e-postene dine.

9. Vis tall som tall

Hvis tall som statistikk, data, datoer, tid osv. er viktige i meldingen din, vis disse som tall i stedet for å skrive dem ut (12, i stedet for tolv).

Eye-tracking studier har vist at leserens øyne generelt skanner over tekst, mens "tall ofte stopper det vandrende øyet". Dette er fordi “tall representerer fakta”. Tall er harde data som sinnet raskt kan plukke ut. Leserens sinn antar at tallene er en viktig del av meldingen.

Husk dette når du lager dine e-postmeldinger. Hvis tall er en viktig del av meldingen din, kan du vise disse som tall slik at leseren din kan filtrere det viktige fra det uviktige.

Gjør e-post arbeid for deg

I de fleste jobber er e-post en viktig del av hvordan vi kommuniserer med kollegaene. Enten du sender 10 eller 100 e-poster per dag, å vite hvordan du lager effektive meldinger er en ferdighet du trenger å lære.

Som du ser ovenfra, er dette ikke vanskelig. Små endringer, som å gjøre e-postene dine mer kortfattede, korrekturlesing eller endre følelsen av forfatterskapet ditt, kan ha stor innvirkning. Og med gratis verktøy for forbedring av e-post 5 verktøy som kan hjelpe deg med å skrive bedre e-posterAlle prøver fortsatt å løse e-postproblemet. La oss også snakke om den mest grunnleggende vanen av alle - kunsten å skrive bedre e-poster. Ved hjelp av noen kule verktøy. Les mer for å hjelpe, er det ingen unnskyldning.

Disse sjansene kan ikke bare gjøre det mer sannsynlig at e-postene dine blir lagt merke til og svart på, men vil også bidra til å dyrke et forbedret profesjonelt bilde av deg selv.

Hvilke endringer har du gjort i måten du skriver e-postmeldinger på som forbedrer effektiviteten? Vi vil gjerne høre!

Bildetillegg: Klem av Hernán Piñera (Flickr), Spørsmålstegn av Marco Bellucci (Flickr), Eksempel på korrekturlesing av volkspider (Flickr), e-post av Dennis Sklay (Flickr)