Hvordan lage kraftige grafer og diagrammer i Microsoft Excel

Annonse

Kraften til en god graf er ubestridelig.

Å ta numeriske konsepter og vise dem i en lettfattelig, forståelig visuell fremstilling kan være forskjellen mellom noen som tar tak i ideen din, og noen som griper tak i telefonen. Å ringe sikkerhet. Fordi din store tonehøyde sugde. De potensielle investorene dine engasjerte seg ikke med det du snakket om, og jeg skal fortelle deg hva - du burde ha brukt en graf.

Grafer og diagrammer trenger ikke å være alle bjeller og fløyter, heller. Husker du grafene du lagde i Excel da du var ni? Nøyaktig. Kalkgrønne Comic Sans er ikke veien å gå. Men vi kan stille deg rett, akkurat her, akkurat nå.

Jeg bruker fritt tilgjengelige data fra Storbritannia. Hvis du har dine egne data, kan du selvfølgelig bruke dem.

Den raske grafen bruker disposisjonen

En av de største forbrytelsene mot et diagram eller graf er feil bruk. Her er en lystig oversikt over hva du skal bruke, og når:

• Bruk en linjediagram å vise og fremheve trender i data over tid
• Bruk en søylediagram
  instagram viewer
  eller Kake diagram å sammenligne kategorier, selv om sistnevnte vanligvis sammenligner deler av en helhet
• Bruk en områdekart for å markere endring av verdier over tid
• Bruk en spredningskart å plotte flere datapunkter

Disse dekker kjernekartene du kan støte på, og i likhet med diagrammene du mest sannsynlig vil bruke. Det er andre diagramtyper - boble, sparkline, kule og mer - men vi vil fokusere på formatering Hvordan få grafene og tabellene dine til å se mer profesjonelle utLei av datatabellene og grafene dine som de ble laget av en videregående skole? Slik får du dem til å se mer profesjonelle ut. Les mer disse.

Formaterer en linjediagram

Denne tabellen viser oss UK Befolkningsendring fra 1951-2011, og et forløpende utseende viser oss at ja, befolkningen har faktisk vokst Setter databasen over de døde ditt liv og helse i sammenheng?Tenker du dypt på livet ditt? Et nytt interaktivt hjelper deg å undersøke dette i en viss sammenheng med “Database of the Dead”. Utforsk interessante fakta som finnes i de offisielle amerikanske dødsrekordene. Les mer gjennom de siste 60 årene. Men vi har noen få variabler å se på, og det er det lettere å visualisere Visualiser data og informasjon øyeblikkelig med Google Fusion-tabellerEnten du setter sammen en rapport for arbeid, eller du bare vil representere informasjon på bloggen din på en grafisk måte, kan Google Fusion Tables hjelpe. Google Fusion er faktisk en funksjon innebygd i ... Les mer massen av tall ved hjelp av en graf. En av de beste grafene for å vise trender gjennom tidens gang er linjediagram, slik at vi kan vis en rekke datapunkter Hvordan lage en graf fra rå datafiler i ethvert kontorproduktVille det ikke være fint å ha muligheten til å bare åpne opp et Excel-regneark eller et Word-dokument, og uten å måtte gjøre noe i det hele tatt, blir data lest direkte ut av en tekst ... Les mer og spesifikke kategorier.

Jeg har fremhevet de to første kolonnene.

Gå nå til Sett inn kategorien, og velg Sett inn linjediagram - det er den lille esken med plottede linjer. Du bør nå ha et fint nytt vanlig diagram. Herfra har du to alternativer: bruk de innebygde Excel-stiler, av varierende kvalitet, eller tilpasser diagrammet selv.

Kartstiler

Kartstiler kan nås til høyre for kartområdet, som illustrert nedenfor. Du kan velge mellom en rekke stiler, så vel som farger. Grafen vår har foreløpig bare ett sett med data, så fargevalget vil ha liten effekt, men som mer blir lagt til, farger vil hjelpe ditt potensielle publikum å skille mellom forskjellige sett med informasjon.

Axis Formatting

Legg merke til den ledige plassen under linjen vår? Det er plass vi kan utnytte bedre. Klikk på vertikal akse. Det vil åpne Format aksis vindu. Her kan vi endre grensene, enheter, hakeemerker, etiketter, og mer. Vi kan se grensene for dataene våre fra rundt 50 000 til litt over 62 000, noe som betyr at vi kan heve minimumsgrensen fra 0,0 til 50000.

Ser du den umiddelbare effekten dette har på grafen? Den økende befolkningen er nå uttalt, mens den før kunne betraktes som et forsiktig tilvekst.

Vi bør også gi aksen vår en tittel. trykk Plus symbol til høyre for diagrammet Akseltitler, etterfulgt av Primær horisontal og Primær vertikal. Du kan nå redigere hver tittel slik at den samsvarer med diagrammet. Jeg har brukt Befolkning for min vertikale, og Periode for min horisontale. Jeg skal også øke skrifttypen med ett poeng, og gjøre titlene fet slik at publikum faktisk kan lese dem.

Legge til en sekundær akse

Nå vil vi legge til flere dataserier i diagrammet vårt, men bare å utvide utvalg av data vil ikke gjøre jobben. Hvorfor? Verdiene i den første kolonnen er i titusenvis. Verdiene i de følgende kolonnene er imidlertid bare i hundrevis og på punkter ned til enkeltsifre. Vårt nåværende vertikale akseområde kan ikke imøtekomme de lavere verdiene - så vi vil legge til en sekundærakse.

Først av alt utvider jeg utvalg av data til å omfatte Levende fødsler og dødsfall. Neste, høyreklikk kartområdet og velg Endre diagramtype. Å velge combo fra venstre kolonne. Det hele skulle bli klart nå! Jeg kan nå velge karttype og akse for hver dataserie. Jeg kommer til å bruke linjediagram, og legg til de to siste dataseriene i sekundær akse, i henhold til bildet nedenfor:

Og selve diagrammet:

Nå som vi har planlagt vår nye dataserie, trenger vi en legende. I noen tilfeller er en legende unødvendig, men når du har kryssende linjer, bruker to akser, er det verdt å gi publikum en sjanse til å forstå dataene dine. Slå på legenden ved å trykke på Plus symbol til høyre for diagrammet legende. Hvis du trykker på den lille pilen, vil du kunne velge legendes plassering. I dette tilfellet legenden bør plasseres på bunn av diagrammet.

For å endre legendaritlene, høyreklikk kartområdet og klikk på Velg Data. I venstre kolonne i det nye vinduet bør du oppdage den navngitte dataserien. Velg den første og trykk på Redigere. Du kan nå oppgi ønsket navn for dataserien.

Når du er klar, trykk OK, og legenden din skal oppdateres automatisk Hvordan lage selvoppdaterende Microsoft Excel-diagram i tre enkle trinnSelvoppdaterende Excel-diagrammer er enorme tidsbesparelser. Bruk disse trinnene for å legge til nye data og se dem automatisk vises i et diagram. Les mer .

Nå, gå foran og legg til en tittel til den andre aksen ved å bruke den samme metoden som vi utforsket tidligere. Igjen ville jeg gjøre skrifttypen ett poeng større, og gjøre tittelen fet.

Den nylig introduserte dataserien ser litt flat ut. I rådataene kan vi se et par store avvik både i fødsler og dødsfall, så la oss sørge for at diagrammet gjenspeiler det. Som vi gjorde med den første dataserien, vil vi justere alternativene for sekundæraksen. Klikk på sekundæraksen. Jeg kommer til å justere minimum grenser til 400, og litenenhet til 100.

Marginer og titler

Deretter har vi noen store marginer i hver ende av diagrammet, og det vil ikke gjøre. Dobbeltklikk på den horisontale aksen - Periode - og endre Akselposisjon fra Mellom flåttmerker til På flåttmerker. Linjene våre vil nå fylle hele kartområdet, i stedet for å nekte tidenes gang.

Til slutt, velg en lun, beskrivende tittel, og vær ikke redd for å bruke en undertittel for å formidle nøyaktig hva diagrammet viser. Jeg har gått for UK Population Change 1951-2011; Storbritannias befolkningsendring i tusenvis. OK, så kanskje er det ikke det at kjipt, men publikummet mitt vil vite nøyaktig hva de ser på, og hvilke verdier tallene gir uttrykk for.

Formaterer et søylediagram

Det var et linjediagram, bra for å legge vekt på trender over tid. Nå skal vi se på søylediagram. Denne gangen, ved å bruke samme tabell, skal vi se på Levende fødsler, dødsfall, naturlig forandring, og Samlet endring.

Begynn med å velge hver av de nevnte kolonnene, og gå til Sett inn> Clustered Bar.

Opp ned?

Du vil umiddelbart merke at diagrammet er opp-ned. Det vil si at Excel har reversert organisasjonen av kartkategoriene dine. Diagrammet mitt begynner med 2010-2011, og avslutter med 1951-1961. Dette vil ikke gjøre, da de fleste logisk sett vil lese diagrammet fra topp til bunn. Dobbeltklikk på den vertikale aksen (eller trykk Ctrl + 1 når aksen er valgt) for å få opp Axis Options. Finn og velg Kategorier i omvendt rekkefølge.

Du vil nå se den horisontale aksen har hoppet til toppen av diagrammet. I det samme Axis Options-panelet velger du I maksimal kategori.

Axis and Chart Area Formatting

Dobbeltklikk på den horisontale aksen for å åpne Axis Options. Dataene våre inneholder ikke en verdi som er høyere enn 1000, så reduser Maksimum bundet til 1000. Du har nå to alternativer: beholde Major enhet som 200, noe som er ganske passende for diagrammet vårt, eller reduser dette til 100, som også fungerer. Jeg skal med 100, siden vi har en rekke dataserier med lignende verdier mellom de to potensielle enhetene. Dette vil gjøre det lettere å skille mellom de samme verdiene.

Barene våre er også ganske tynne. Få dem til å skille seg ut ved å klikke på en av dataseriene og, i Serien alternativer sidefelt redusere Gap bredde til 125%, og tilfører visuell vekt til dataene våre.

Tittel og legende

Siden tabellen vår inneholder mer enn en form for data, har Excel vennligst levert en legende som beskriver hver dataserie. Øk skriftstørrelsen til legenden med ett poeng.

Gi søylediagrammet en snappy, beskrivende tittel. Hvis diagrammet er en del av en serie, må du forsikre deg om at tittelen gjenspeiler resten av dataene dine. I dette tilfellet skal jeg bruke samme tittel som linjediagrammet - UK Population Change 1951-2011 - men vi gir den en kontekstuell undertittel: Årlige gjennomsnitt: Levende fødsler, dødsfall og generelle endringer.

Kartstiler

Diagrammet vårt er nå formatert, og hvis du skulle vise det til et publikum, ville de forstå dataene. Men vi har ikke sett på Excel sine innebygde stiler. Noen er litt ubrukelige, fargene og den generelle formateringen er antitesen om nyttige, mens andre er overraskende nyttige.

Vi kan også velge mellom en rekke fargeskjemaer.

Til høyre for diagrammet er en pensel ikonet, som ligger under Plus symbol. Avhengig av publikum, kan du gå gjennom forhåndsinnstilte stiler og vurdere om dette vil ha innvirkning du trenger, og om stilen gjør at dataene dine kan snakke. Tenk på de forhåndsinnstilte fargene. Jeg har endret diagrammet mitt fra standarden blå, gul, oransje, grå affære med et fargesett som illustrerer forskjellene mellom Live Births, Deaths og Net Natural Change.

TL; DR

Hvis du bare vil ha saftige detaljer om hvordan du rydder opp diagrammet og engasjere publikum Lag profesjonelle diagrammer og diagrammer med disse 6 gratis verktøyeneDiagrammer og diagrammer er ikke bare domene til kontorarbeidere og mennesker i næringslivet. Disse seks gratis online verktøyene gir deg kraften i umiddelbar visualisering. Les mer , her er noen av de viktigste punktene:

• Plukke riktig graf. Bruk riktig verktøy for jobben.
• Sortere dine data; ikke la det være for Excel å bestemme hvor dataene dine skal vises.
• Justere aksen din. Hold tallformatene og kategorititlene rene.
• Kryss av marginene dine. De linjediagrammer vil start i midten av ingensteds.
• Fjerne unødvendig styling. La dataene snakke.
• Plukke fargene dine. Gjør deg oversikt over enkelt å forstå.
• Format legenden din. Hvis du ikke trenger det, må du bli kvitt det.
• Velge din tittel. Hold det snappy. Fortell publikum nøyaktig hva de ser på.

Selv om det ikke er alt-og-slutt-design, kan du løpe gjennom denne raske sjekklisten hjelpe deg med å granse opp dataene dine og lage diagrammet lettere for alle å lese Hvordan visualisere dataanalysen din med Excel's Power ToolsExcel dreper det med sine avanserte datastyringsfunksjoner. Når du har brukt et av de nye verktøyene, vil du ha dem alle. Bli en mester i din dataanalyse med elektroverktøy! Les mer .

Karteksperimenter

Vi har vist deg et fint utvalg av Excel-diagrammer, og vi har gitt deg noen tips om når du skal distribuere dem. Hvis du fremdeles er usikker på kraften i grafer, vurder dette nylige eksperimentet der enkeltpersoner ble presentert med klar, faktainformasjon som motsier deres verdensanskuelse, men dataene ble vist i et mer overbevisende format. Forskerne testet tre strategier:

• Presentere et avsnitt av tekst som oppsummerte de faktiske bevisene
• Presentere bevisene i et diagram
• Bygge opp subjektenes selvtillit slik at de føler seg mindre truet.

Den mest effektive metoden for dataoverføring? Enkle, rene diagrammer, og viser informasjon på et språk som var lett å forstå.

Så neste gang du tar tak i en bedre måte å nå publikum på, kan du vurdere en graf. Vi har sett på hvordan lage boks og vispeplott hvis du trenger litt inspirasjon.

Og hvis du vil holde fast ved et diagram, men bruker Google i stedet, her hvordan lage diagrammer i Google Slides Hvordan lage et fantastisk diagram i Google SlidesGoogle Slides er en fantastisk gratis presentasjonsprogramvare. En av tingene du kan lage med Google Slides er en graf eller et diagram. Les mer .