Slik bruker du SUMIFS-funksjonen i Excel

Excels liste over funksjoner er et av de mest dynamiske elementene i dataanalyse. Fra fancy aritmetiske operasjoner til avansert betinget logikk, det er litt av noe for alle typer brukere der ute.

SUMIFS-funksjonen er en av de mange funksjonene som er tilgjengelige for brukere som ønsker å drive detaljert analyse basert på betinget logikk. Hvis du er kjent med SUMIF-funksjonen i Excel, vil du finne at SUMIFS-funksjonen er ganske lik sin motpart. Her er det du trenger å vite om bruk av SUMIFS-funksjonen i Excel.

Syntaks for en SUMIFS-funksjon

SUMIFS-funksjonen i Excel er kulminasjonen av SUM- og IF-funksjonene. Den summerer verdiene i en celle basert på spesifikke kriterier. Du kan opprette forhold knyttet til datoer, tall og tekst. I tillegg kan du gjerne bruke logiske operatorer for å manipulere forholdene dine og gjøre dem mer ekspansive.

For å mestre disse logiske formlene må du vite det

hvordan du bruker IFS-funksjonen, før du kombinerer den med aggregatorfunksjoner.

Excel har andre logiske funksjoner, som COUNTIF, COUNTIFS, SUMIF, MAXIFS, MINIFS og mange andre. Når du arbeider med noen av disse funksjonene, må du sørge for at du passerer riktig syntaks i formlene.

Her er syntaksen til SUMIFS-funksjonen:

=SUMIFS (sum_område, område1, kriterie1, [område2], [kriterie2], ...)

Hvor:

• sum_range: Området/kolonnen som skal summeres basert på kriteriene dine
• område1: Område1 definerer kolonnen der formelen din vil finne det første kriteriesettet
• kriterier1: Kriterier1 refererer til den første betingelsen
• område 2: Range2 definerer kolonnen der formelen vil finne det andre kriteriesettet
• kriterier2: Kriterier2 refererer til den andre betingelsen

Slik bruker du SUMIFS-funksjonen i Excel

Nå som syntaksen er ute av veien, er det viktig å forstå de ulike komponentene i funksjonen og hvordan du best kan bruke den. De SUMIF-funksjonen har mange bruksområder i dataverdenen, men det betyr ikke at SUMIFS-funksjonen er langt unna. Du kan passere flere betingelser innenfor SUMIFS-formelen og ta SUMIF-funksjonen opp et hakk.

Dataforberedelse

Anta at du har et datasett som inneholder informasjon om produkter som selges på en kontorfabrikk. Noen relevante datakolonner inkluderer bestillingsdato, kategori, farge, salgspris, solgt kvantum og totalt salg. Alle formler vil være basert på datareferansene inkludert i disse eksempeldataene.

1. Arbeide med tekstbetingelser

Hvis du ønsker å beregne totalkostnaden på Grønne permer fra denne listen kan du bruke SUMMER formel som følger:

=SUMMER(F2:F18, B2:B18, "Permer",C2:C18, "Grønn")

Først må du definere kolonnen du vil hente totalene fra; i dette tilfellet er det Totale salg kolonne. Definer kolonneområdet som har Binders-verdien (kolonne A). Den påfølgende delen av formelen trenger kriteriene, Binders.

Det første kriteriet er satt; for å definere neste segment, som er farge, må du følge en lignende regel. Du må inkludere kolonnen som inneholder fargedetaljene, etterfulgt av fargen (grønn) du vil se etter.

Excel beregner verdiene basert på de angitte forholdene og gir resultatet 154.024.

2. Arbeide med numeriske betingelser

I eksemplet ovenfor definerte du tekstbetingelser (Farge = Grønn og Kategori = Permer). Nå er neste steg å jobbe med numeriske forhold. La oss illustrere dette med et eksempel:

Hvis du vil beregne det totale salget for produkter med en salgspris mellom 500 og 1000. Slik kan du konstruere formelen:

=SUMIFS(E2:E18, D2:D18, ">500", D2:D18, "<1000")

Formelens første område er kolonnereferansen Totalt salg. I neste segment må du definere kolonnen for det første kriteriet, som fanger opp verdier over 500. I den siste delen må du definere det endelige kriteriet, som fanger opp verdier under 1000.

Det endelige resultatet er 13083.888.

3. Arbeid med datobetingelser

Du kan bruke SUMIFS-funksjonen til å summere verdier basert på datobetingelser. Hvis du for eksempel har et sett med kolonner med datoer og ønsker å finne det totale salget i løpet av en datoperiode, kan du bruke formelen for å utlede resultatet raskt.

=SUMMER(F2:F18, A2:A18, ">1/1/2015", A2:A18, "<1/1/2016")

Som de andre formlene ovenfor, kan du bruke datoer til å manipulere dataene dine og summere de totale salgsverdiene. Den første delen av formelen refererer til kolonnen Totalt salg. I det neste segmentet må du definere datoperiodene. Du må bruke logiske operatorer for å manipulere datoer i SUMIFS-formelen.

Siden referansen inkluderer datoene mellom 01-01-2015 og 01-01-2016, er resultatet 16495.28.

4. Bruke jokertegnsøk

Til slutt er det en siste metode å bruke med SUMIFS-funksjonen. Du kan passende kombinere jokertegnsøkefunksjonen med den multifunksjonelle SUMIFS-funksjonen for å finne treff basert på visse elementer. Anta for eksempel at du vil finne summen av verdier som inneholder bokstavene ind i Kategori-kolonnen og bokstavene la i kolonnen Farge.

Excels SUMIFS-funksjon filtrerer gjennom hver spesifisert kolonne og ser etter de spesifiserte bokstavene. Eventuelle samsvarende verdier summeres, og resultatet vises. For å bruke jokertegnsøket kan du enten bruke * (asterix) tegn eller ? (spørsmålstegn) symbol i formelen din.

Slik kan du skrive formelen:

=SUMMER(F2:F18, B2:B18, "*ind*", C2:C18, "*la*")

Resultatet er 1223.928.

Bruke SUMIFS-funksjonen i Excel effektivt

Til tross for den utbredte bruken av SUMIFS-funksjonen i Excel, fortsetter mange analytikere å stole på det virkelige potensialet til denne kraftige funksjonen. Det er mange måter du kan bruke denne mangefasetterte funksjonen i din vanlige rapportering og analyse.

Uansett om du er en frilanser, en butikkeier eller en dataanalytiker, er sjansen stor for at det alltid vil være en måte for deg å få mest mulig ut av denne funksjonen.