Administrer utskriftskostnader og kutt papiravfall ved å sette opp en utskriftsserver med PaperCut

Annonse

I familien min trykker barna mine omtrent alt de finner på Internett. Enten det er fargeleggingssider, puslespill eller artikler, finner du det stablet på skrivebordet vårt i stuen. Dette gjør meg alltid gal fordi blekk er så dyrt.

Her hos MUO har vi alltid sett etter måter å spare skriverressurser på. Karl dekket PrintWhatYou Like PrintWhatYouLike- Spar papir og blekk når du skriver ut websider Les mer , som hjelper til med å spare papir og blekk. Tina tilbød også en utmerket artikkel Slik sparer du blekk og gjør det lengre Les mer fylt med tips for å forlenge blekkpatronens levetid.

En av de mest effektive måtene både bedrifter og familier begrenser bortkastede ressurser på er ved å prøve å finne alternativer til å bruke trykte eksemplarer. En av strategiene for å oppnå det er ved å tildele en verdi til hver side som skrives ut, og begrense hver bruker til et visst antall utskrifter over en viss periode.

Enhver applikasjon som gjør dette er i hovedsak utskriftsserverprogramvare. Selv om det kan være mulig å finne gratis skriverserverprogramvare, er det ikke alltid like lett å finne en app som effektivt administrerer utskriftsvolum av bestemte brukere eller grupper. En applikasjon jeg fant ut som gjør dette godt er

Papirkutt, tilgjengelig for Windows, Mac og Linux.

Installere PaperCut

PaperCut er faktisk et profesjonelt utskriftsserverprogram av høy kvalitet, men det tilbyr en fullt fungerende gratis versjon hvis du ikke har mer enn fem brukere konfigurert i systemet. Hvis du setter opp den for familien eller har en liten bedrift, kan du bruke denne appen helt gratis.

Oppsettrutinen konfigurerer utskriftsserveren for deg, og du konfigurerer den ved å gå inn http://localhost: 9191 i nettleseren din. Det første alternativet ditt er om du vil installere appen på PC-en din som den primære utskriftsserveren, en sekundær utskriftsserver, en web-utskriftsserver eller som en Internett-proxy-server.

Sett opp administratorkontoen din og velg et godt passord. Hvis noen kan komme inn på denne kontoen, kan de ganske mye endre kontosaldoen til hva de vil, noe som vil beseire hele formålet med å ha serveren.

I neste trinn, når du setter opp standardkostnader per side, må du huske at dette ikke nødvendigvis trenger å være ekte penger. Hvis du setter opp dette på et offentlig sted der lånetakerne betaler, vil dette gjenspeile en reell kostnad per side. Men hvis du setter det opp i et hjem, definerer dette ganske enkelt hvor mange sider per "dollar" som brukeren kan skrive ut.

Så hvis du vil begrense barna (eller personalet) til noe som 50 sider i måneden, vil du sette standardkostnaden per side til $ 0,10 og stille brukerkreditt i neste trinn til $ 5,00. Hvis du imidlertid bare bruker den strengt som en utskriftsserver som du kan bruke til å overvåke og logge skriveraktivitet, kan du konfigurere den med alle nuller.

Det siste trinnet er å importere brukere fra nettverket ditt. Hvis programvaren kjører i et bedriftsmiljø, har den muligheten til å importere fra et system ved hjelp av Windows Active Directory eller LDAP. De fleste hjemmebrukere vil bare bruke Windows Standard.

Bruke programvaren

Når du er konfigurert, er du klar til å begynne å utforske systemet. Brukerstyring er ganske enkelt og greit. Brukerlisten viser en rask oversikt over alle saldoer og en oversikt over utskriftsjobber for hver bruker. Med ett øyeblikk kan du oppdage de tunge møtene dine.

Hvis du er interessert i å identifisere høye utskrifttider på dagen, uken eller måneden, klikker du bare på et av brukernavnene og blar ned til “Statistikk og historie”Der du kan se på en historisk trend for de siste 30 dagene med utskriftsjobber.

Hvis du vil, kan du også gruppere flere brukere til en konto med delt saldo. Dette er sannsynligvis mest vanlig for virksomheter der utskriftskostnader vil komme ut av avdelingsbudsjettet.

Du kan legge til så mange delte kontoer du vil og tildele en delt saldo per konto. Bare husk at med gratisversjonen har du tillatt 5 brukere, slik at den delte kontoen mange ikke er like nyttige i gratisversjonen. Imidlertid, hvis du ønsket å være kreativ, kan du bruke en bruker per avdeling og få ansatte til å logge inn under avdelingens “bruker” -konto.

Til slutt vil du ønske deg en oversikt over all skriveraktiviteten. Det beste stedet å gjøre dette er i kategorien Rapporter. På denne siden finner du en liste over alle slags sammendragsrapporter som aktivitet per bruker, en liste over de hyppigste brukerne og mange andre sammendrag sortert etter konto eller gruppe.

Du kan eksportere alle disse rapportene som enten CSV-, HTML- eller PDF-format. Totalt sett er applikasjonen sannsynligvis den raskeste og enkleste måten å sette opp en utskriftsserver som ikke bare overvåker all skriveraktivitet, men også gir deg en enkel måte å begrense brukere fra "over-printing." Forhåpentligvis vil dette føre til at brukerne dine kommer opp med mer innovative og kreative måter å bruke data i stedet for å skrive dem ut på hardt kopiere.

Prøv PaperCut og la oss få vite hva du synes. Vet du om andre lignende eller bedre gratis utskriftsserver-apper som er tilgjengelige for flere plattformer? Del ideene dine i kommentarfeltet nedenfor.

Bildekreditt: Lotus Head