Tidsblokkering - Det hemmelige våpenet for bedre fokus

Annonse

Leter du etter en mer effektiv måte å organisere arbeidsdagene på? Prøve Tidsblokkering.

For noen måneder tilbake kom jeg over Cal Newports lysende innlegg om tidsblokkering - en produktivitetshack som hjelper deg å få mest mulig ut av arbeidsdagen din ved å tilordne helt spesifikke oppgaver til helt spesifikke tidsblokker. Dette er løst basert på Parkinsons lov, og ideen om det er den arbeidet vil ganske enkelt utvides for å fylle tiden tilgjengelig for fullføring.

For noen kan ideen om å planlegge oppgaver på en så stiv måte være mot intuitiv. Men hvis du har en etterslep av oppgaver å komme gjennom eller en frist å overholde, kan tidsblokkering hjelpe deg med å holde deg i rute mens du holder distraksjoner, utsettelse og uproduktiv multitasking i sjakk.

Newport bruker vanligvis rundt 15-20 minutter på slutten av hver dag på å planlegge sine 'tidsblokker' for dagen etter, med det overordnede målet å “sørge for at det gjøres fremskritt på de rette tingene i riktig tempo for det aktuelle tidsfrister”. Hans teori er at "en 40 timers tidsblokkert arbeidsuke, anslår jeg, produserer den samme mengden av produksjonen som en 60 + timers arbeidsuke forfulgt uten struktur".

For et potensielt løfte om a 50% økning i produktivitet (spesielt relatert til dypt, tøft arbeid), er fristelsen til å gi dette hacket en prøvekjør vanskelig å motstå.

Gi litt tid til planlegging

Hvis du blir fristet til å prøve ut dette, er det første du trenger å gjøre å bruke en kort tid på å bestemme hva du trenger å fullføre før uken er over. Bestem hva som gjør en uke brukt godt.

Skriv ut 3-5 av de viktigste oppgavene du trenger å fullføre (disse beslutningsapper Ubesluttsom? Gjør de riktige valgene med disse appeneHar du hørt om det valgte paradokset? Hvis du er som meg og lider av analyselammelse, vil disse appene endre livet ditt. Les mer kan hjelpe), og alle andre nødvendig (men ikke alltid viktige) oppgaver som du bare må gjøre. Hvis du jobber en typisk 8-timers arbeidsdag, kan du dele de 8 timene i biter av forskjellig størrelse, med hver del som er dedikert til en bestemt oppgave (eller sett med oppgaver) - viktig og nødvendig - at du må jobbe videre. Google Kalender er et perfekt verktøy for dette, men et stykke papir kan fungere like bra.

Du kan se et grunnleggende eksempel (for bare en dag) jeg brukte for noen dager siden nedenfor, selv om du selvfølgelig kan gjøre dette så detaljert som mulig. Forsøk å dele oppgavene gjennom uken på en måte som hjelper deg å oppnå alle av målene dine uten å presse deg selv for hardt.

Før du dykker rett inn, er det et par ting du må ta i betraktning.

Vær ærlig med deg selv

Ikke prøv å presse for mye til en dag. Det er altfor lett å undervurdere hvor lang tid en oppgave vil ta - særlig Hvis du er under forutsetning, vil du være 50% mer effektiv enn vanlig. Hvis du er noen som aldri er det sporet sin tid 4 utmerkede gratis tidssporingsverktøy [Android]Uansett hvem du er, er tiden en utrolig viktig vare. Vi har tildelt den samme tiden - 86.400 sekunder hver dag - og det er opp til oss hvordan vi bruker den tiden ... Les mer før dette vil ta en liten stund å lære.

Du må finne ut den gjennomsnittlige mengden produktiv tid du bruker i innboksen. Du må vite nøyaktig hvor lenge du faktisk kan fokusere på dypt, vanskelig arbeid. Hvis du skaffer deg fire timer for dypt arbeid, men bare virkelig kan konsentrere deg dypt i to timer (for eksempel), er det to timer bortkastet, noe som kunne vært brukt på mindre krevende oppgaver.

Når du lærer mer om hvordan du jobber, og hvor lang tid hver oppgave virkelig tar, vil dine tidsblokkestimater bli mer og mer nøyaktige, og dermed hjelpe deg å bli mer produktiv.

Du kan tidsblokkere Reaktivt arbeid Også

Hvis mye av arbeidet ditt er reaktivt, kan du tro at denne metoden ikke vil fungere for deg. Men heldigvis deg kan tilordne også blokkeringer av tid til reaktivt arbeid, slik at du unngår det 8 timers spillet Ping-Pong når du er på jobb.

For eksempel…

Hvis en stor del av arbeidet ditt blir brukt i innboksen din, kan du planlegge 30 minutter hver 2. time i innboksen din (En stor sak? Legg til litt informasjon i signaturen din, slik at folk får vite at du bare sjekker e-post noen ganger per dag for å opprettholde produktiviteten).

Hvis du må ringe hele dagen, snur du i stedet for å svare på telefonen hver gang den ringer svarmaskinen på, og planlegg et par perioder på dagen der du svarer på din meldinger. Dette gjør at de andre tidsblokkene dine blir mindre avbrutt, slik at du kan få det beste arbeidet ditt.

Fjern distraksjoner

Å blokkere tid er i orden alt godt og bra i teorien, men hvis du ikke holder deg til prinsippene i praksis, er du nødt til å feile. Hvis du nøyer deg med et par timers dyp arbeid med en Facebook-fane åpen, er telefonen klar og villig til det aksepter samtaler, og kollegaene dine føler at de kan forstyrre deg når som helst, du stiller deg opp for svikt.

Forsikre deg om at folk vet at de ikke skal forstyrre deg (iført hodetelefoner kan redusere forstyrrelser dramatisk). Slå av telefonen. Logg deg ut av sosiale medier. Lukk alle unødvendige faner, og konsentrer deg om oppgaven du har for den tidsperioden du har tildelt den. Du vil ofte bli overrasket over hvor mye du gjør.

Ikke vær for spesifikk

Dette er løst knyttet til vår menneskelige manglende evne til å forutsi hvor lang tid ting virkelig vil ta. Eller selv om vi har motivasjon til å fullføre en oppgave. Hvis vi er for spesifikke med tiden vår blokkering (dvs. "30 minutter å bestille et sted for festen"), så når vi ikke finner et spillested innen 30 minutter, har vi allerede mislyktes. I stedet må du holde tidsblokkene dine relativt vage, men jobbe fremdeles mot et veldig spesifikt mål.

For eksempel fungerer "30 minutter å organisere festen" bra. I stedet for å få et sted booket, kan 30-minuttersblokken føre til en kort liste over arenaer - så i det minste har du gjort fremgang!

Disse raske gevinstene er det som holder deg motivert for å følge med i denne typen produktivitetssystemer.

Tidsblokkering betyr ikke mangel på valg

Noen mennesker avsky har ingen valg gjennom dagen, og frykter at tidsblokkering fører til fullstendig mangel på valg. Dette er imidlertid ikke tilfelle. Ta mitt personlige Google Kalendereksempel over.

"Å skrive artikler" er med vilje vag. Jeg har et utvalg av artikler jeg kan jobbe med når som helst, så i løpet av denne perioden kan jeg velge den artikkelen som begeistrer meg mest på det tidspunktet. Poenget er å sikre at jeg faktisk bruker en viss tid på å skrive hver dag, uavhengig av hva jeg faktisk skriver.

Hold detaljerte notater

Når dagen din jevnlig innebærer å bytte fra en oppgave til en annen, kan det ofte ta for mye tid å komme tilbake i svingen til neste oppgave. Når jeg stopper telefonsamtalene mine klokka 12:30 og går inn i mitt dype arbeid, trenger jeg å vite at jeg lett kan komme inn i den rette sinnsbildet for å kaste bort så lite tid som mulig.

For å gjøre dette holder jeg detaljert notater enten på papir eller i Google Kalender om hvor jeg er, hvor jeg kom til sist jeg jobbet med dette prosjekt, problemer jeg sto overfor, gjennombrudd jeg gjorde, og hva neste trinn er å fortsette fremdriften fremover. Bruk de siste minuttene av hver tidsblokk på å skrive disse notatene, slik at du kan gå inn neste gangs blokkering med et klart sinn.

Utfør regelmessige anmeldelser

På slutten av hver uke, måned eller kvartal (det som passer best for deg), gjennomfør en gjennomgang av de forskjellige prosjektene du har vært jobber med å se om din tidsblokkerende tilnærming fungerer for deg, og å vite hvilke prosjekter du trenger for å tildele mer tid blokkerer til. Dette er den eneste virkelige måten du vet hvordan du effektivt tildeler tiden din. Under en gjennomgang, still deg følgende spørsmål for hvert prosjekt:

1. Hva oppnådde jeg siden forrige anmeldelse?
2. Hvilke oppgaver må fullføres før neste gjennomgang?
3. På hvilket stadium er jeg på med hvert av prosjektene mine?

Med denne oversikten vil du være i en mye bedre posisjon til å ta beslutninger for fremtiden. Bruk teknologi... som disse tidssporingsapper på Android 4 utmerkede gratis tidssporingsverktøy [Android]Uansett hvem du er, er tiden en utrolig viktig vare. Vi har tildelt den samme tiden - 86.400 sekunder hver dag - og det er opp til oss hvordan vi bruker den tiden ... Les mer .

Forstå kroppsklokken din

Les om denne artikkelen på Døgn- og ultradianske rytmer, og lære hvordan du kan fortelle hvilke timer hver dag som er de mest produktive, og planlegge tidsblokkene dine deretter. Mange forfattere synes de er mest kreative i løpet av de tidlige timene. Hvis du vet at du er i stand til å fokusere bedre i løpet av tidlig ettermiddag, kan du organisere tidsblokkene dine for å få mest mulig ut av denne tiden og de viktigste prioriteringene for uken.

Ikke vær for profesjonell

Alt arbeid og ingen spill gjør Jack til en kjedelig gutt. Forsikre deg om at du planlegger spilletid til dagene dine. Sett av tid til å tilbringe med din kjære. Tid å bruke på egen hånd. På tide å trene. På tide å gå på julehandelen. På tide å gjøre ingenting. Ellers kan dette hende at alle faller ved veikanten, og du vil finne at du er oppdatert når det gjelder jobb, men helt bak i det personlige livet ditt.

Bruk påminnelser som fungerer

Enten det er en kalenderoppretting, e-postpåminnelse Legg planlegging, sporing og påminnelser til Gmail med dette fantastiske tilleggetLa oss innse det, Gmail er ganske mye perfekt. Det er ikke tilfeldig at det nå er en av de mest populære e-postleverandørene, i det minste for de som foretrekker et webgrensesnitt. Det er imidlertid flere ... Les mer , en tidtaker på telefonen din eller en stoppeklokke fra gamle skoler, må du sørge for at du setter opp påminnelser om at du er trygg på at du vil følge. Hvis du er villig til å jobbe ytterligere 10 minutter med hver oppgave, vil du snart falle bak på andre prosjekter. Er det virkelig verdt det? Forsikre deg om at du vet når tidsblokken din tar slutt, så kom inn i den rette sinnsrammen for å gå til neste blokkering.

I hovedsak er tidsblokkering en enkel øvelse i å skille dagen din i forskjellige tidbiter som, hvis vi holder oss til, hjelper oss å oppnå alt vi trenger, og dermed redusere stress 4 måter å ta stress ut av produktivitetenMed noen få målrettede endringer kan du øke produktiviteten med store sprang. Bruk disse enkle metodene på livet ditt, og resultatet er hva du forventer - bedre arbeid med mindre krefter. Les mer . Visst er det noen problemer med motivasjon, evnen til å forutsi hvor lang tid ting vil ta og uforutsette forstyrrelser. Men å bruke denne metoden kan hjelpe oss med å kutte utsettelse og sløsing, sørge for mer effektive arbeidsdager og også gi oss tilbake personlig tid.

For å se tidsblokkering i aksjon, se denne videoen:

Har du noen gang brukt denne produktiviteten ‘hack’? Hvordan har det fungert for deg? Hvilke er verktøyene du bruker for å gi tid på grunn?