Når du administrerer mennesker, er kommunikasjon og papirarbeid uunngåelig. Enten det er planlegging, lønn, oppgavebehandling eller opplæring, er det nok av dokumenter og samtaler å holde styr på.
Selv om teamet ditt er lite, kan du ikke unngå personalledelse, spesielt hvis du er eneansvarlig for alle.
Det er der Connecteam kommer godt med. Takket være den omfattende pakken med verktøy, kan du komme på toppen av papirarbeidet, kommunisere daglige elementer til personalet ditt og forhindre kostbare lønnsfeil – alt på ett sted og uten HR-bakgrunn.
Les videre hvis du vil lære mer om toppfunksjonene.
Connecteams tidsbesparende funksjoner
Totalt sett kommer du til å spare mye tid ved å ha alle ansattes administrasjonsverktøy i én programvare i stedet for å hoppe frem og tilbake mellom dusinvis av apper.
Når du bruker Connecteams Driftsnav, du trenger ikke lenger å bytte mellom excel, prosjektstyringsverktøy, e-poster, tekster, papirdokumenter og andre steder du leter etter detaljer.
I tillegg til å dekke programvarebehovene dine, kan du også si farvel til trykte og håndskrevne timelister – og behovet for å jage folk etter dem.
Faktisk gjør Connecteams strømlinjeformede kommunikasjons- og arbeidsplassverktøy elementer som planlegging, tidslogging og oppgaveoppdrag krystallklare for alle, noe som betyr mye mindre frem og tilbake for alle.
Her er en rask gjennomgang av hovedfunksjonene i Connecteams Operations-hub som gjør det lett å overvåke og ta vare på teamet ditt.
1. Planlegging av ansatte
Opprette en ansattplan i Connecteam er så enkelt som å legge inn detaljer i et skjema. Ved siden av feltene for navn, dato, start og sluttid kan du:
- Tilordne flere brukere til samme skift
- Tillat brukere å tildele seg selv til uavhentede skift
- Gjør skift til gjenbrukbare maler
- Gjenta tilbakevendende skift
Når du treffer publisere, sender Connecteam et varsel til ansatte du har tildelt, og de kan sjekke detaljene rett i appen. Du trenger ikke lenger å skrive ut eller sende timeplaner på e-post, og ingen vil heller forlegge viktig informasjon.
Hva mer er Jobbplanlegging verktøyet tilbyr flere funksjoner for å forhindre konflikter:
- Skiftgodkjenning gir teammedlemmene dine sjansen til å godkjenne eller avslå elementer på timeplanen deres
- Ved å markere utilgjengelighet kan ansatte fortelle deg hvilke datoer og klokkeslett de ikke kan jobbe
- Å sette begrensninger setter begrensninger på plass for å forhindre over-og-under-planleggingsskift
For å forhindre behovet for å redigere timeplanen din når du har publisert den, kan du bruke jobbplanleggingsverktøyene kombinert med Connecteams tidsforespørselsfunksjon. Hver gang en ansatt sender inn en tidsforespørsel, finner du den under Forespørsel under behandling i Tidsur grensesnitt.
2. Rask oppgavebehandling
I tillegg til å lage en detaljert tidsplan, kan du tildele Skift oppgaver til hver tidsblokk slik at de ansatte kan takle timeplanspesifikke oppdrag.
Hvis du ønsker å nå ut for å avklare disse, eller noen blir sittende fast, kan du Skift aktivitet fanen tilbyr et chattevindu mellom deg og de ansatte du har tildelt skiftet.
Connectteam tilbyr også en Raske oppgaver verktøy for å eliminere at du trenger å sende tekstmeldinger eller e-postoppgaver til enkeltpersoner. Sett opp en oppgave én gang, tildel de aktuelle medarbeiderne, og alle er automatisk med på løkken. Det er enkelt å komme i gang, og her kan du få detaljert informasjon med datoer, klokkeslett, beskrivelser og underoppgaver for ekstra kontekst.
I hovedsak vil du ha alt tidsbesparende fordeler med et dedikert prosjektstyringsverktøy til fingerspissene.
Som Skifte aktivitetsfanen i planleggeren, kan du også kommunisere med ansatte direkte gjennom Kommentarer fanen hvis det er spørsmål eller oppfølginger.
Å ha kommentarverktøyet direkte i oppgaven betyr at du slipper å søke etter tidligere kommunikasjon i andre apper. Med Quick Tasks-verktøyet kan du og dine ansatte raskt finne eller referere til alle meldinger knyttet til en oppgave på dens respektive plass.
3. Ansatt tidsklokke
Når det er på tide å slå inn, kan de ansatte bruke appen på mobilenheten eller Connecteams Kiosk-app hvis laget ditt står stille. Alt de trenger å gjøre er å trykke Start skiftet.
På baksiden gir Connecteam deg en sanntidsoversikt over alles logger under I dag fanen i Tidsur verktøy.
Her kan du kommunisere med folk i teamet ditt, og hvis de reiser fra jobb til jobb, kan du se hvor de er på kartet for å sikre at de følger tidsplanen og at alt går knirkefritt.
Connecteam lar deg også bruke virtuelle perimeter eller geofencing for å sikre at de ansatte er innenfor et bestemt sted når de sjekker inn. Si farvel til kameratslag og tidstyveri en gang for alle.
Det er mange måter å tilpasse tidsklokken til å passe arbeidsplassen din, inkludert lønnssyklusen din, overtidskvalifikasjoner, pauser, jobber og andre ting som er mer praktisk for deg og teamet ditt.
I tillegg kan du be om at programvaren genererer lister over ansatte som overskrider overtid, var fraværende eller ikke klokket tiden.
Ettersom alle logger tiden sin, bruker programvaren også informasjonen til å generere timelister.
4. Online timelister
Innen Timelister fanen, kan du se gjennom, redigere og følge opp ansattes tidsregistreringer. Her kan du også se tidsforespørsler, sjekke inn på fravær og se jobbinnsikt.
Når du klikker deg inn på individuelle timelister, varsler Connecteam deg om eventuelle konflikter som overlappende skift og redigeringsforespørsler hvis en ansatt vet at de har gjort en feil ved å spore tiden sin.
Det gir også en enkel oversikt over sporingen deres, slik at du kan korrigere eller fremheve og spørre om avvik. Når den er klar for lønn, kan du eksportere totaler, timelister eller skiftrapporter. Connecteam integreres automatisk med QuickBooks og Gusto, noe som gjør lønnen til en lek med bare et knappetrykk.
5. Digitale skjemaer og sjekklister
De Skjemaer verktøyet i Connecteams Operations-hub gjør papirarbeid tilgjengelig for de som trenger å finne og bruke det. Det eliminerer også behovet for å skrive ut eller sende e-postskjemaer – noe som betyr at de ikke vil gå seg vill et sted underveis.
Når du oppretter skjemaer og sjekklister i Connecteam, kan du tilordne dem til Smarte grupper– automatiske klynger av brukere med samme jobb, plassering, startdato eller noe annet du kan tenke deg – eller enkeltpersoner. Hvis forespørselen er tidssensitiv, send et varsel når du publiserer den, eller legg den til i skjemabiblioteket stille hvis ikke.
De Skjemaer funksjonen gjør ombordstigning til en lek. I tillegg vil personalet alltid ha skjemaene de trenger for hånden, noe som betyr mindre byråkrati rundt sikkerhetsproblemer og forespørsler. Det er så enkelt som opprette et Google-skjema hvis du noen gang har laget en, men bedre fordi den er akkurat der du trenger den.
I tillegg kan du bli kreativ med skjemaverktøyet automatisere og standardisere prosesser. Du kan for eksempel skissere arbeidsflyter ved å bruke sjekklister eller bygge enkle måter å sende inn E-signaturer og GPS-tidsstempler for dokumentasjon.
6. Alle kommunikasjonshub-funksjonene i Connecteam
I hovedsak kan Connecteam erstatte flere programvarer og prosesser i virksomheten din med funksjonene som allerede er nevnt i denne artikkelen. Du kan imidlertid ta det et skritt videre ved å bruke det Kommunikasjon hub.
De Chat verktøyet, spesielt, lar deg opprette flere kanaler fra bedriftsomfattende til avdelingsgrupper og til og med en-til-én. Mens du kan sende kommentarer og meldinger direkte i skift, oppgaver og timelister, gir dette deg rom for generelle diskusjoner og planlegging.
På denne måten trenger du ikke å bytte mellom en messenger-liknende Slakk eller sil gjennom telefonen for å finne tekster fra ansatte.
Med Oppdateringer verktøy, kan du også sende ut nyheter og kunngjøringer med mange tilpassede designelementer for å legge personlighet til meldingene dine.
Denne funksjonen er nyttig hvis du ikke har ansattes e-postadresser for alle ansatte, eller hvis de bestemmer seg for å oppdatere sine personlige e-poster. Du kan også spore engasjement for å se hvor mange som leser det.
Hva mer er Katalog hjelper personalet med å finne og nå ut til hverandre. Personalet trenger ikke lenger å bruke sine personlige telefonnumre eller e-postadresser for å samarbeide om arbeidsprosjekter hvis de ikke ønsker det.
Du kan også skjule visse personer hvis de foretrekker å ikke chatte og opprette begrensninger på hvem som kan snakke med hvem.
Til syvende og sist hjelper Connecteams kommunikasjonsverktøy alle med å holde forretning og personlig adskilt og bedriften din kjører problemfritt.
Spar tid og stress med Connecteam
Connecteam er et one-stop-verktøy for å administrere bedriftens beste ressurs – dens folk.
Det sparer deg tid ved å legge alle oppgavene dine på ett sted og redusere antall frem og tilbake kommunikasjon med dine ansatte. I tillegg drar de ansatte også fordel av strømlinjeformet kommunikasjon og klarhet rundt planlegging og oppgaver.
Hvis du oppdager at du hele tiden søker etter informasjon, hopper mellom flere programmer og går frem og tilbake i kommunikasjon, kan det være løsningen du trenger. Hvorfor ikke registrere deg for Connecteams gratis 14-dagers prøveversjon og begynne med å prøve en av funksjonene på listen?
