Hvordan batchoppgaver med Google Kalender for å øke fokus og produktivitet

Annonse

Multitasking-myten er gjennomgripende. Uansett hvor mye multitasking-forskning vi ser, fortsetter vi å fortelle oss selv det mest folk kan ikke multitask, men vi kan.

Gang på gang viser forskning at når vi tror vi multitasker, faktisk ikke gjør mer enn en ting på en gang. Vi bytter frem og tilbake mellom aktiviteter, og at et fenomen kjent som "vekslende utgifter”Gjør oss mindre effektive (og kan sette oss i fare).

Men…

Det er en bestemt type multitasking som kan være mer effektiv. Kanskje ikke så effektiv som å fokusere på en enkelt oppgave. Men hvis du bare ikke kan tåle å fokusere på en ting på mer enn noen få minutter, kan du være i hell.

(For å være rettferdig, det er det noen tilfeller der multitasking kan være en effektiv måte å gjøre ting på Enkelt- vs. Multitasking: Hva er best for produktivitet?Multitasking er en vanlig metode for å øke produktiviteten. Det viser seg at det ikke nødvendigvis er sølvkulen for produktivitet. Nøkkelen er å vite når du skal multitaske. Les mer .)

En introduksjon til oppgavebatching

Ulike produktivitetsguruer har definert oppgavebatching på litt forskjellige måter. Men hva det kommer ned til er dette:

"Oppgavebatching er praksisen med å gruppere lignende oppgaver sammen."

Så du kan ha en liste over "koding", "feilsøking", "dokumentasjon" og "planlegging", for eksempel. I mitt eget liv ville jeg sannsynligvis batchoppgaver som "skriving", "redigering", "researching", "pitching" og så videre.

Hvordan er dette nyttig?

Oppgavebatching hjelper deg med å bli mer produktiv ved å oppmuntre deg til å holde deg til en lignende gruppe oppgaver for å redusere byttekostnadene når du beveger deg mellom dem. Å gå fra å redigere bilder til å administrere e-posten din er en stor bytte, og kan medføre en stor byttekostnad når hjernen din sliter med å skifte gir.

Hvis du bytter fra å redigere bilder til, for eksempel, legge ut bilder til arkivfotografisider, kan det føre til en mindre byttekostnad. Eller se for deg at du bytter fra å ringe potensielle kunder med salgsplasser til å ringe eksisterende kunder til å sjekke inn. Det ville være enklere enn å bytte fra pitch-samtaler til å lage kvartalsrapporter.

Og at lavere vekslingskostnader gir økt fokus.

Hvordan du legger oppgaver i partier er opp til deg - det viktige er at de er like. Hvis du synes det er vanskelig å bytte tannhjul mellom to oppgaver, hører de ikke med i samme batch. Du kan ha et stort antall partier eller mindre, avhengig av hva slags ting du trenger å gjøre.

Når du har gruppert oppgavene dine, kan du bruke tid til hver gruppe.

Planlegge gruppene dine

Det er her oppgavebatching blir veldig nyttig. Når du utpeke en spesifikk tidsblokk Slik blokkerer du tid på Google Kalender for en produktiv arbeidsdagSliter du med tidsstyring? Vi viser deg hvordan du blokkerer tid på Google Kalender for å øke fokus, redusere stress og forbedre produktiviteten. Les mer til en bestemt batch, står du fritt til å veksle mellom oppgaver i den batch. Noe som er flott for oss som liker å flytte mye mellom prosjekter.

Så lenge du ikke bytter til en oppgave utenfor av den delen, vil du være mer effektiv. Den kognitive byttekostnaden vil være lavere, og du får gjort mer.

Det er så enkelt.

Og når du begynner å legge oppgavene dine i kalenderen, slik at du har en angitt tid til å jobbe med dem, vil du begynne å se produktiviteten skyrocket. Fordi byttekostnadene dine er lavere, vil du bruke mindre tid på å gå opp i fart på hver oppgave. Og hvis du har en bestemt tid for spesifikke partier, vil du hjelpe deg med å redusere distraksjoner (som har en enorm vekslende utgifter).

Bruker et tidsstyringssystem som Pomodoro teknikk Hvordan en enkel Pomodoro-tidtaker gjorde livet mitt bedrePomodoro-teknikken er en av de enklere tidsstyringene. Bryt gjennom distraksjoner ved hjelp av 25-minutters biter og en tidtaker. Det kan være en livsendrende rutineendring hvis det passer deg. Les mer eller noe lignende vil øke produktiviteten din ytterligere.

Hvis du er klar til å prøve oppgavebatching, er det du trenger å gjøre:

Batching-oppgaver med Google Kalender

Det første du trenger å gjøre er å lage oppgavegrupper. Siden alle vil ha forskjellige sett med oppgaver og forskjellige metoder for batching, er hvordan du går gjennom denne prosessen helt opp til deg. Som jeg nevnte, kan det være greit å starte med tre eller fire kategorier. For eksemplene våre bruker vi "planlegging", "bygning", "gjennomgang" og "rapportering."

Vi kombinerer disse gruppene med konseptet tidsblokkering Tidsblokkering - Det hemmelige våpenet for bedre fokusLeter du etter en mer effektiv måte å organisere arbeidsdagene på? Prøv tidsblokkering. Denne tidsstyringstaktikken kan hjelpe deg med å holde deg i rute mens du holder distraksjoner, utsettelse og uproduktiv multitasking i sjakk. Les mer . Bare sett av blokkeringer av tid i Google Kalender for spesifikke partier.

Her har jeg lagt til hendelser som forteller meg når jeg skal jobbe med bestemte partier:

Jeg har også lagt til en påminnelse for å forsikre meg om at jeg vet når rapporteringsblokken min starter:

Nå får jeg en påminnelse når det er på tide å jobbe med rapporteringsoppgavene mine. I løpet av den tiden kan jeg bruke Pomodoro teknikk De beste Pomodoro-timerapper som raketter produktiviteten dinHvis du ofte treffer en produktivitetsvegg etter noen timers arbeid, kan en Pomodoro-tidtaker hjelpe deg med å holde fokuset. Dette utvalget av tidtakere har et alternativ for hver plattform. Les mer å styre tiden min på forskjellige oppgaver. Eller så lar jeg det skje mer naturlig, der jeg beveger meg mellom oppgavene når jeg vil. Denne delen er opp til deg.

Du får ideen. Nå er det bare å sette inn flere grupper i kalenderen! Men husk at du fremdeles trenger sperret tid. Du vil trenge noen minutter her og der for å administrere e-post, hente samtaler, chatte med folk på kontoret eller bare la tankene hvile litt.

Et spørsmål du kanskje stiller akkurat nå: hvordan velger jeg når jeg skal planlegge hver batch? Det er ikke noe riktig svar på dette. Hvis du har en spesifikk type oppgave du gjør best om morgenen, kan du planlegge den tidlig. Hvis du liker mindre kognitivt intense oppgaver på ettermiddagen, kan du planlegge dem der. Foretrekker å bytte til noe helt annet når du bytter oppgaver? Det kan du også gjøre.

Du vet hvordan og når du jobber best Slik holder du deg produktiv enten du er en morgenperson eller en nattugleIkke forsøk å våkne opp tidlig eller bli sent. Optimaliser i stedet systemer slik at du kan takle fasen der produktiviteten din er lav. Her er noen smarte strategier. Les mer , og du kan bruke den kunnskapen til å fungere i batchplanen din.

Når du har gruppene dine i kalenderen, er du klar til å gå! Nå trenger du bare å jobbe.

Bruke Google Kalender for å øke produktiviteten

Å planlegge oppgavegruppene dine i Google Kalender kan være nok til å revolusjonere produktiviteten din fullstendig. Men hvis du trenger litt mer løft, kan du bruke Google Kalenders andre fantastiske funksjoner.

Du kan for eksempel gjøre det synkroniser oppgavelisten din med Google Kalender Slik synkroniserer du Google-kalenderen din med oppgavelistenNår du organiserer livet ditt, er to verktøy uunnværlige: kalenderen og oppgavelisten. Men de fleste oppgaveledelsesløsninger holder disse to tingene adskilt. Vi viser deg hvordan du kan kombinere dem. Les mer og se viktige oppgaver sammen med batchplanen din. Dette kan hjelpe deg med å prioritere blant oppgavene i hver batch.

Eller du kan bruke oppdatert flerkalendervisning 5 nye Google Kalender-funksjoner du må prøve!Google Kalender ble bare mer fantastisk. Google oppdaterte endelig kalenderen. Vi viser deg hvordan du får det nye designet og hvilke nye funksjoner du må prøve. Les mer for å holde batchplanleggingen adskilt fra de andre avtalene dine.

Du kan til og med tag kalenderoppføringene dine Slik får du mest mulig ut av Google Kalender med 7+ nye verktøyBruk Google Kalender for å spare tid og få mest mulig ut av arbeidsdagen din. Disse nye Google Kalender-verktøyene og tjenestene tilbyr noen flere produktivitetstriks. Les mer å se hvor tiden din går og hvordan du kan forbedre din tidsstyring.

Det er så mange funksjoner og verktøy der ute at du kan gjøre nesten hva du vil med Google Kalender.

Oppgavesatsing på lang sikt

Selvfølgelig er det aldri så enkelt. Det er alltid vedlikehold. For eksempel bør du regelmessig sette av noen minutter til å gjennomgå gruppene dine. Hvis du føler at en bestemt oppgave ikke flyter med de andre i batchet, kan det være lurt å opprette en ny batch for å redusere byttekostnadene.

Og du kan finne ut at planleggingen din ikke er optimal. Kanskje trenger du mer tid mellom gruppene, eller trenger du en hel dag uten planlagte aktiviteter for å få tak i ting.

Selv når du finner perfekt produktivitetssystem Hvordan lage det siste perfekte tidsstyringssystemet du noen gang vil brukeProduktivitet er et konstant søk etter mer organisasjon med mindre arbeid. En måte å oppnå alt du drømmer om å oppnå, uten å miste søvnen. Kan dette automatiserte tidsstyringssystemet gjøre alt? Les mer , det vil alltid være noen vedlikehold du trenger for å utføre. Batchoppgaver er ikke noe unntak.

Men når du samler oppgavene vellykket og integrerer dem i Google Kalender, vil du ha et nesten automatisert tidsstyringssystem. Og det blir ikke så mye bedre enn det!

Har du prøvd oppgavebatching? Hva gjør du for å minimere tiden og kreftene det tar å bytte oppgaver? Del rådene dine i kommentarene nedenfor!

Bildekreditt: photographee.eu/Depositphotos