Slik bruker du Evernote til å administrere møtene dine

Annonse

Visste du at de nyeste verktøyene levert av Evernote gjør det til en veldig nyttig applikasjon for styring av møter?

Organisering og styring av møter Online møteguide: programvare og strategiModerne videokonferanse-tjenester er enkle å bruke, og er tilgjengelige for nesten alle som har datamaskin eller smarttelefon. Muligheten til å få kontakt og møte mennesker online betyr at vi ikke lenger er begrenset av geografisk beliggenhet. Les mer er en kjedelig, men allikevel viktig del av å få til ting, og jeg var ikke klar over hvor nyttig Evernote kan være for å lage møteordener og ta minutter før nylig. De siste funksjoner 8 Evernote-oppgraderinger du bør vite omDet virker som om hver annen måned får Evernote flere oppgraderinger. Noen få er stille utgitt, mens andre er sterkt etterlengtet av tunge Evernote-brukere. Siden jeg skrev min siste artikkel om Evernotes nye design og ... Les mer for å legge til oppgavelister, lage tabeller, dele notater og notatbøker og legge ved dokumenter gjør Evernote til et ideelt verktøy for styring av møter.

Hvis du er ny på Evernote, kan du laste ned gratis uoffisiell Evernote-manual Hvordan bruke Evernote: Den uoffisielle manualenDet tar lang tid å lære hvordan du bruker Evernote på egen hånd. Derfor har vi satt sammen denne guiden for å vise deg hvordan du kan dra full nytte av de viktigste Evernote-funksjonene. Les mer å komme i gang på kort tid.

Lag en mal

Alle lag, utvalg og organisasjoner har unike behov og formål, men når det gjelder å lage en møteagenda er det noen standardelementer du sannsynligvis vil inkludere for hvert møte. Før neste møte lager du en notatmal som skal brukes til dagsorden og referat fra møtet.

Jeg foretrekker å bruke Evernote-tabellen-funksjonen for agenda og minutter fordi den endres automatisk når innholdet legges til. Kolonner og rader kan ikke legges til eller slettes, men siden jeg bruker tabellen som mal, er dette ikke mye av problemet. Å legge til navnene på faste deltakere gjør det lettere å sjekke av hvem som deltok på møtet.

Jeg holder datoen og klokkeslettet for møtet i titteldelen av merknaden for å gjøre det lettere for meg selv og andre teammedlemmer å identifisere den informasjonen. Et annet attraktivt formatformat for en agenda er Evernotes spesielle horisontale regel-menyelement (Format> Sett inn horisontal regel).

Dupliser agenda-notatet og prøv det neste gang du har et faktisk møte for å se hva som må revideres. Når du er fornøyd med resultatene, kan du duplisere malen for fremtidige møter, og selvfølgelig oppbevare alle møteanmerkningene dine i en utpekt notatbok. Du kan også eksportere (Fil> Eksporter merknad) malnotatet til dokumentmappen eller Dropbox-kontoen, og importer en kopi på nytt ved behov.

Link til andre merknader

Når du utarbeider agendaen for møtet ditt, kan det hende du kanskje ikke vet at eksterne lenker og lenker til notater kan legges til elementene i møteanmeldingen. For å legge til en ekstern lenke, velg og høyreklikk på et element i notatet og velg Link> Legg til link ... og sett inn den eksterne URL-en.

For å koble til et annet notat i Evernote, høyreklikker du på lappen i et utdrag, kort eller listevisning og velger Kopier merknadslenk. Lim inn lenken som du vil gjøre for en ekstern lenke for å lenke til notatet. Dette er veldig nyttig for å legge til resultatene fra tidligere møter til din nåværende agenda, eller diskutere menyelementer du har annet materiale i Evernote for.

Deling og samarbeid

Mens det er flere gode agenda og protokollapper tilgjengelig for iPad MinuteTaker og møter hjelper deg med å produsere profesjonelle iPad-rapporterI min gratis online MakeUseOf Online Meeting Guide hvor jeg ga noen tips for planlegging og avholdelse av møter over nettet, refererte jeg noen minutter til å ta apper. Mens veldig få av oss ... Les mer , Jeg foretrekker å bruke Evernote på grunn av delings- og samarbeidsfunksjonene. Disse gjør det enkelt å dele agendaer og møter online eller via e-post med teamet ditt og andre møtedeltakere.

En annen fordel med denne typen deling er at lenker til møteanmerkningene dine alltid vil inkludere endringer og oppdateringer til notatene, og at utformingen av Evernote-notater er profesjonell på en webside.

Hvis du bruker en premium Evernote-konto, kan du dele notater med andre Evernote-brukere, spesielt for samarbeidsformål. Delte notater kan settes for skrivebeskyttet eller lese og endre tilgang. Evernote holder oversikt over hvem som har endret notatene, og hvis det er systemkonflikter, lager Evernote automatisk en kopi av din konfliktnotat slik at problemet kan løses.

påminnelser

En annen nyttig funksjon i Evernote er muligheten til å stille påminnelser. Personlig knytter jeg en påminnelse til en møteagenda som minner meg om å sende protokollen til deltakere noen dager før møtet skal holdes. Evernote-påminnelser vises på alle enhetene dine som har Evernote installert.

Under møtet

Selv om Evernote selvfølgelig er nyttig for å ta minutter, inkluderer mange versjoner en presentasjonsfunksjon for visning din møteagenda og andre notater via en projektorskjerm, samt et innebygd markørverktøy for utheving innhold.

Presentasjonsverktøyet inneholder et menyelement for presentasjon av et notat på en annen skjerm, men du trenger å klikke eller trykk på presentasjonsknapp i verktøylinjen hver gang du endrer til en annen lapp, så pass på å øve på å bruke presentasjon modus før ditt møte! Presentasjonsfunksjonen kan også brukes som en digital "tavle" for idédugnad.

Lydopptaksverktøyet er også nyttig for innspilling av deler av møtet som du vil gjennomgå senere. Du trenger kanskje en ekstern mikrofon, i stedet for den interne mikrofonen på din Mac eller PC, for å få en god kvalitet innspilling av et rom fullt av mennesker.

Evernote tillater ikke for øyeblikket to eller flere personer å samarbeide live om notater, men en nylig oppdatering til online-tjenesten LiveMinutes gir mulighet for direkte samarbeid med Evernote-notater.

Post-Meeting

Som med agendaer, gjør Evernote det praktisk å også dele referatet fra møtet ditt nesten umiddelbart etter at møtet er fullført. Teamsamarbeidere kan gjøre nødvendige justeringer av referatet, og referatet kan brukes til å forberede dagsorden for neste møte.

Det fine med å bruke Evernote er at alle minuttene dine oppbevares i en notatbok for enkel tilgang. Etter at du har samlet mange minuttnotater, kan du velge dem alle og enten slå dem sammen til en enorm note, eller eksportere dem til en lokal stasjon (Fil> Eksporter notater) hvor de kan hentes hvis du trenger dem igjen.

Legg merke til også når flere notater er valgt i en notisbok, kan en innholdsfortegnelse opprettes for den samlingen. TOC er laget som et notat, og er en flott måte å dele en liste over fullførte minutter over tid.

Tilpasser seg dine behov

Å bruke Evernote effektivt for å hjelpe til med å organisere og kjøre møtene krever at du er kjent med mange av tjenestens avanserte funksjoner. Hvis teammedlemmene dine også bruker tjenesten, kan det gjøre organisering, samarbeid og deling av møtemateriell enklere, og det betyr å bruke noen få mindre applikasjoner for å få ting gjort.

Gi oss beskjed hvis du bruker Evernote til å forberede og holde møter i kommentarfeltet nedenfor.