Fool Proof-systemet for å planlegge og administrere flere prosjekter

Annonse

Å ha flere prosjekter både på jobb og hjemme er som en mugg som vokser på avluggens vegger. En mugg som oser av angst og forferdelse når du stuper lenger bak, og mister oversikten over hvor du er opp til og hva som gjenstår å gjøre. Heldigvis finnes det et relativt enkelt system for å rydde opp i den mugg, pålitelig styre prosjektene tilbake på sporet, og holde det slik.

Legg inn Full Horisontplanlegging

Dette systemet kalles “Full Horizon Planning” (FHP), et begrep myntet og illustrert av matematikkprofessor og produktivitetssage, Cal Newport. FHP er et arbeidsflytsystem som tar din stort sett udugelig oppgaveliste 4 populære produktivitetstips som bør ignoreresNoen av produktivitetsidéene som selges til oss er noen ganger grunnløse og ofte feil. La oss avkorte noen av disse produktivitetsmytene ved å vise at det motsatte like sannsynlig kan være sant. Les mer , og forvandler det til noe som er både mer håndterbart og mer respekt for tiden din. Det er også fantastisk uknuselig når det kommer til garanterte, daglige distraksjoner.

Når Newport snakker om arbeidsflytsystemer, definerer han disse som et "sett med vaner og verktøy som brukes til å organisere hvilket arbeid du gjør og når du gjør det. Og når [han] sier ‘effektiv’, [refererer han] til mengden verdi du produserer ”.

Fra denne definisjonen er det klart at FHP ikke fremmes som systemet for å styre alle systemer. Det passer kanskje ikke for din egen jobb, men det er absolutt verdt å vurdere. Kort sagt, det er et alternativ, med likheter til andre systemer som David Allens Få ting gjort Organiser 2015: Lær kampsporten med å få ting gjort [Ting å se]Noen gang lurt på hvorfor de vellykkede, overpresterende alltid ser ut til å holde et kjølig hode? Les mer , monotasking Få ting gjort: 10 inspirerende videoer for å øke produktivitetenI stedet for at du går gjennom hver videokanal på YouTube, trodde vi at vi ville lette byrden og anbefale noen få valgklipp som vil fortelle deg hvordan du kan øke produktiviteten. Les mer , og tidsblokkering Tidsblokkering - Det hemmelige våpenet for bedre fokusLeter du etter en mer effektiv måte å organisere arbeidsdagene på? Prøv tidsblokkering. Denne tidsstyringstaktikken kan hjelpe deg med å holde deg i rute mens du holder distraksjoner, utsettelse og uproduktiv multitasking i sjakk. Les mer . Full Horizon Planning er både en tettbebyggelse og stripping av deler av disse ideene. Tillat meg å omskrive Newports forklaring.

• Hvert prosjekt du er midt i, bør kategoriseres som enten sovende, eller aktiv.
• Sovende prosjekter bør arkiveres ut av veien, men gjennomgås regelmessig.
• Når et prosjekt blir promotert til aktiv status, må det utarbeides en detaljert plan for hvordan det prosjektet skal fullføres.

Når det gjelder planlegging aktiv prosjekter, bør du ikke ha å gjøre med abstraksjoner, men "direkte med tidenes brute fysiske". Dette betyr:

”På månedlig nivå vet jeg hvilke uker jeg skal jobbe med prosjektet, og bare når jeg kommer til disse ukene planlegger jeg ut hvilke dager jeg skal jobbe med det, og bare når jeg kommer til de bestemte dagene, finner jeg ut hvilke timer det vil forbruke."

Denne tilnærmingen gjør det langt mindre sannsynlig at du vil overoppheve, slik at du kan planlegge mer effektivt og få mer ut av tiden din.

For mange planlegger nøyaktig hvilke oppgaver de skal utføre, på hvilke bestemte dager, kanskje til og med måneder i forveien. Dette etterlater ikke rom for det virkelige liv. Med bare et par sykedager eller tilleggsoppgaver kan hele systemet falle i unåde.

Jeg tror et eksempel er i orden. Jeg bruker skjermbilder fra Trello (les oppskrivningen vår Trello - Et unikt, enkelt og kraftig prosjektstyringssystem fra et godt hjemBetyr navnet Joel Spolsky noe for deg? I så fall vil du lese dette innlegget, fordi det viser Spolskys siste og største prosjekt. Og hvis ikke, bør du vite at dette er ... Les mer ) for å vise deg hvordan du kan organisere dette arbeidsflytsystemet i en slik plattform.

Sett opp Trello Board

Dette er på ingen måte den eneste måten å sette opp Trello for dette systemet, men det er det som har jobbet for meg. Sett opp fire "lister".

1. En liste over alle aktive og sovende prosjekter.
2. En liste over hva du trenger å takle den kommende måneden, og ukene som visse ting må fullføres (ikke legg til noe informasjon til dette ennå).
3. En liste over hva du trenger å gjøre denne uken, og på hvilke dager.
4. En liste over oppgaver som må fullføres i dag.

Når du har lagt alle prosjektene dine til "Prosjekt" -listen, merker du de som er aktiv med en farget "etikett". Jeg kapitaliserer også disse prosjektene for å sikre at de skiller seg ut.

Skriv prosjektoversikter

Deretter klikker du på det første av de aktive prosjektene dine, og skriver en kommentar med detaljer om hva du trenger å gjøre, i brede, praktiske vendinger og omtrent når. I dette eksemplet antar jeg at hvert prosjekt varer i flere måneder. Dette lar deg virkelig forstå hva som trengs av deg, og du kan begynne å forstå hvordan du best kan strukturere oppgavene. Gjør dette for hvert av de aktive prosjektene dine.

Merk: Dette er det første nivået av granularitet. Du trenger ikke tilordne bestemte uker, dager eller tider til disse oppgavene, ennå.

Planlegg ut denne måneden (En gang per måned)

Du bør ta sikte på å gjøre dette i begynnelsen av hver måned. Basert på kommentarene du nettopp har skrevet for hvert av de aktive prosjektene dine, bør du kunne se hvilke behov som skal fullføres innen utgangen av dette måned.

Legg hver av disse milepælene ut som en egen "flis" på denne listen og merk disse med tilsvarende farge (samme farge som den aktive oppgaven den knytter seg til), slik at du enkelt kan se hvilket prosjekt den oppgaven har å gjøre med. Bestem nå hvilke uker i løpet av denne måneden du skal jobbe med disse individuelle milepælene.

Du kan duplisere oppgaven, eller dele den opp i underoppgaver, hvis du skal jobbe med den i løpet av et par uker denne måneden.

Nå, i begynnelsen av hver måned, vet du omtrent hvilke oppgaver du vil bli pålagt innen slutten av hver måned uke. Hvis du ikke klarer å oppfylle noen av disse milepælene, kan du bare flytte rundt litt rundt slik at du fremdeles kan oppnå det overordnede prosjektet innen den endelige fristen.

Planlegg denne uken (en gang per uke)

Først på en mandag morgen, sjekk den aktuelle uken på listen "Denne måneden" for å se hva du trenger å takle i løpet av de neste dagene.

Ta deg tid til å dra hver av disse oppgavene over til "Denne uken" -listen, og bestem deg for hvilken dager du vil bruke tid til disse varene.

Igjen, hvis du trenger å dele oppgavene i underoppgaver, eller duplisere dem, fortsett. Hvis du for eksempel fant ut på slutten av forrige uke at du hadde et treningskurs å delta på onsdag, for eksempel, kan du nå strukturere timeplanen din rundt dette.

Planlegg i dag (en gang per dag)

På starten av hver dag, bruk 10-15 minutter på planlegging, basert på oppgavene i Denne uka hvordan du kommer til å bruke tiden din for å sikre at du treffer disse milepælene. Så igjen, dra de relevante elementene fra Denne uka liste, til I dag liste.

På dette stadiet av granularitet kan ting endre seg raskt, så husk dette og vær forberedt på å endre planen din basert på disse distraksjonene. Men ved å sette av bestemte tidsblokker med vilje og ha selvdisiplinen til å holde deg til timeplanen så langt det er mulig, har du langt større sannsynlighet for å fullføre det som må fullføres.

I eksemplet over kan du se at hele arbeidsdagen er planlagt, inkludert møter, samtaler og svare på e-post. Nøkkeloppgaven har blitt delt inn i to separate blokkeringer av tid.

På slutten av hver dag, fjern I dag liste. Fjern slutten av hver uke på slutten av hver uke Denne uka liste. Og på slutten av hver måned må du fjerne Denne måneden liste, og begynn igjen med å gå gjennom prosjektene dine.

Gjør dette til en vane

Som du forhåpentligvis kan se, er dette et system bygget for de som følger en rekke relativt komplekse prosjekter. Det er for folk som må oppfylle en rekke frister uten å låse seg fast i en forhåndsinnstilt rutine og tidsplan som er diktert uker, eller til og med måneder, på forhånd.

Når du har fått tak i denne rutinen i løpet av et par uker, vil du raskt lære om den er noe for deg. Hvis du liker dette systemet, bør den tidsrammen være nok til at du kan redigere systemet som angitt ovenfor, så det fungerer effektivt for dine spesifikke behov. Først da synker den inn som vane.

Andre oppsett

Fysiske notatbøker

Hvis du ikke liker å bruke Trello, eller heller vil bruke dette systemet i en annen innstilling, er det noen få alternativer. Newport selv bruker et utvalg av notatbøker. Ved hjelp av fysisk penn og papir kan faktisk bidra mer 6 enkle grunner til at papir fremdeles kan være din Killer Produktivitets-appPapir kan være et kraftigere verktøy for produktivitet enn en datamaskin eller en berøringsenhet, og bør ikke umiddelbart kastes bort. Ikke overbevist? Her er seks årsaker til at papir fortsatt er relevant. Les mer enn du kanskje tenker på produktiviteten din. Hver notisbok representerer et annet nivå av granularitet: måned, uke, dag, slik at han raskt kan skripte endringer i timeplanene sine hvis og når det trengs.

Evernote & OneNote

Et annet alternativ er verktøy som Evernote eller OneNote. Du kan konfigurere dette på nøyaktig samme måte som Newport bruker fysiske notatbøker. Sett opp en ny notisbok OneNote er nå virkelig gratis med flere funksjoner enn førEvernote styrer ikke lenger roost for notat-apper. Microsoft kunngjorde nylig at OneNote ville være mer gratis enn noen gang før. La oss vise deg hva dette betyr med tanke på funksjoner og funksjonalitet. Les mer for hvert nivå av granularitet du trenger (se nedenfor). Følg deretter trinnene, lik de ovenfor, for å holde disse oppdaterte. Min eneste problem med denne tilnærmingen er at det er mye å klikke frem og tilbake mellom forskjellige notatbøker, som er grunnen til at jeg foretrekker å bruke Trello, der mesteparten av informasjonen kan sees på et øyeblikk, og kan flyttes rundt veldig Enkelt.

utmerke

Hvis du er en Excel-type person, er en potensiell løsning å gjenskape oppsettet som vi satte opp i Trello. Dette fungerer, men å flytte oppgaver og endre rekkefølgen er vanskeligere når du har det celler for å bevege seg rundt Sparer tid med tekstoperasjoner i ExcelExcel kan gjøre magi med tall, og det kan takle tegn like bra. Denne håndboken viser hvordan du kan analysere, konvertere, erstatte og redigere tekst i regneark. Disse grunnleggende elementene lar deg utføre komplekse transformasjoner. Les mer , i stedet for bare å dra og slippe. Hvis du heller vil ha mindre informasjon på en side, kan du alltid sette opp nye faner for Prosjekter, denne måneden, denne uken, og I dag.

Kunne FHP fungere for deg?

Full Horizon Planning er et arbeidsflytsystem som betyr at du kan administrere flere prosjekt uten å måtte forplikte deg til planer som du ikke virkelig kan forutsi eller ikke kan kontrollere.

Det er ingen tvil om at dette "systemet krever mer forhåndsinvestering av mental energi enn å lure fra frist til tidsfrist, og det vil absolutt ikke fungere for alle typer jobber." Men det har vært en stor bidragsyter til Newports egen bemerkelsesverdige produktivitet i akademia, blogging og forfatterskap, samtidig som han sørget for at han sjelden jobber forbi 17 uten bli utbrent Programmering av utbrenthet: Hvordan gjenvinne din tapte motivasjonÅ skrive alle kodelinjene kan tappes fysisk og følelsesmessig. Alt du trenger for å komme opp igjen er bevisstheten om at motivasjon kan gjenvinnes. Les mer .

Tror du dette er et arbeidsflytsystem du kan benytte deg av? Hvordan vil du måtte ta det til din egen karriere? Eller er det en system som fungerer mer effektivt 3-streksystemet: Hvordan prioritere oppgavelisten dinFår du ikke gjennom oppgavelisten din? Problemet er kanskje ikke produktiviteten din, det er kanskje bare prioriteringene dine. La oss lære å prioritere oppgavelisten, og få ting gjort. Les mer for deg?

Bildekreditt: utmattet forretningskvinne av Piotr Marcinski via Shutterstock, 40+235 av Bark via Flickr