3 typer Excel-lister for å lette dataregistrering

Annonse

Trenger du en liste som er basert på regnearkdata 5 Excel-dokumentinnstillinger du aldri må glemme å sjekkeNår du velger en Excel-mal eller deler et regneark, kan den inneholde tilpassede innstillinger som du ikke vil at noen skal se. Sjekk alltid disse innstillingene. Les mer ? Excel er din venn!

En Excel-liste gjør det lettere å legge inn og spore dataene dine. I dag skal vi dekke tre forskjellige typer lister du kan legge til i Excel-regnearkene dine: tilpassede lister, nedtrekkslister og sjekklister.

1. Tilpassede lister

Hvis du ofte bruker de samme datasettene på arbeidsarkene, kan du opprette tilpassede lister for dem. Tilpassede lister kan inneholde datasett som avdelingsnavn, klienter og aldersgrupper.

Når du har lagt til en tilpasset liste til en bestemt arbeidsbok, er den også tilgjengelig i alle nye og eksisterende arbeidsbøker. Du kan gå inn i listen direkte i dialogboksen Egendefinerte lister, importere listen fra celler på et arbeidsark eller importere en liste fra celler i et navngitt område.

Vår artikkel om lage en tilpasset liste i Excel Hvordan lage en tilpasset liste i Microsoft ExcelMå du fylle ut de samme datasettene i Excel-regnearket? Bare opprett en tilpasset liste i Excel og bruk autofyll. Les mer dekker hvordan du oppretter tilpassede lister ved hjelp av hver av disse metodene.

Du kan bruke tilpassede lister til å fylle et utvalg av celler med din egen personlige liste eller for å opprette nedtrekkslister. I denne Excel-filen, laget vi fire tilpassede lister for bruk i avhengige nedtrekkslister. Den første Excel-listen, navngitt Mat, bestemmer hvilken av de andre tilpassede listene som fyller den andre rullegardinlisten.

Når du velger et alternativ fra den første rullegardinlisten på Sheet1, fylles den andre rullegardinlisten med den tilpassede listen tilknyttet det navnet.

2. Nedtrekkslister

Vi har alle brukt nedtrekkslister før, enten du endrer innstillinger i et program eller fylle ut et skjema på en webside Hvordan lage en gratis undersøkelse og samle data med ExcelEr du lei av å måtte samle inn og konsolidere data fra forskjellige personer manuelt til Excel-regnearket? I så fall er sjansen stor for at du ennå ikke har oppdaget Excel Survey. Les mer . Du kan også legge til nedtrekkslister til Excel-regnearkene dine for å gjøre det lettere å legge inn data.

Nedtrekkslister bidrar også til å redusere feil i dataregistrering ved å begrense oppføringene som er tilgjengelige for et inputfelt. En bruker som legger inn data, velger ganske enkelt et alternativ i stedet for å skrive et, forhindre skrivefeil og stavefeil i dataene.

Du kan også ha flere nedtrekkslister som er avhengige av hverandre. Når du velger et element i en rullegardinliste, endres elementene som er tilgjengelige i en annen rullegardinliste.

Vår artikkel om lage en rullegardinliste i Excel Hvordan lage en rullegardinliste i Microsoft ExcelLær hvordan du lager en nedtrekksliste i Microsoft Excel, i tillegg til å tilpasse den og legge til en avhengig nedtrekksliste. Les mer dekker hvordan du oppretter enkeltstående og avhengige nedtrekkslister.

Her er vårt eksempel på Excel-fil der vi opprettet to nedtrekkslister på Sheet1. Nedtrekkslisten til høyre er avhengig av den til venstre for alternativene.

De Oppgavelister på Vertex42s nettsted inneholder flere nedtrekkslister og bruker betinget formatering for handlinger som å endre farge på tekst når en oppgave er fullført eller når Prioritet Endringer. Den viser også en rullefelt i en rullegardinliste når det er mer enn seks alternativer.

3. Sjekklister

Bruker du oppgavelister for å holde deg organisert? Hvis du bruker Excel ofte, trenger du ikke en annen app for oppgavelistene dine. Du kan opprette sjekklister i Excel og sjekke av elementer. En sjekkliste er også nyttig for å holde oversikt over hva du fremdeles trenger å gjøre i arbeidsboken din uten å bruke et annet program eller app.

Du kan til og med følge med på hvor mange elementer som er krysset av og om sjekklisten er fullstendig. Vår artikkel om lage en sjekkliste i Excel Hvordan lage en sjekkliste i ExcelEn sjekkliste er en god måte å holde rede på oppgaver eller prosesser. Vi viser deg hvordan du lager en sjekkliste i Excel, ett enkelt trinn av gangen. Les mer dekker hvordan du lager en som gir deg en visuell indikasjon som forteller deg om alle elementene på Excel-listen din er komplette eller ikke.

Her er filen vi brukte til sjekklisten vår nedenfor. Du kan studere hva vi gjorde og legge til det slik det passer seg.

Vertex42 har en sjekkliste mal for en ferie pakkeliste der de brukte nedtrekkslister for å sjekke av elementer. Hver avkrysningsrute har et blankt alternativ og et avkrysningsalternativ.

En annen måte å opprette en sjekkliste ved å bruke rullegardinlistene, er å legge til en tom boks og et hake for hver enkelt. Den tomme boksen er valgt som standard. Når oppgaven er fullført, velger du haken fra rullegardinlisten. Dette gjør all teksten for det elementet grått og krysset ut.

Vertex42s sjekkliste-mal er et godt eksempel på dette.

En annen måte å sjekke ting på i et Excel-regneark er å lage en rullegardinliste med et hake som det eneste alternativet. Velg avkrysningsmerke for å vise varen som fullført. For å fjerne merket for elementet, velg cellen med avmerkingen i rullegardinlisten og trykk Slett. Bare haken er fjernet. Nedtrekkslisten gjenstår, og du kan velge avkrysningsmerket igjen for å merke elementet som fullført.

Vertex42 demonstrerer denne metoden i deres Handlingselementmal.

Alternativene er uendelige

De forskjellige listene i Excel kan gjøre livet ditt enklere. Bruk egendefinerte lister for datasett du bruker gjentatte ganger, nedtrekkslister når du oppretter skjemaer for å samle data, og sjekklister som gjøremålslister.

Hvordan bruker du lister i arbeidsarkene? Del ideene og forslagene dine i Excel-listen i kommentarene nedenfor.

Bildekreditt: Rawpixel /Depositphotos