Slik skriver du ut et Excel-regneark på en enkelt side

Annonse

Excel er en fantastisk nyttig 7 morsomme og rare ting du kan lage med Microsoft ExcelSe for deg at Excel var gøy! Excel tilbyr rikelig med muligheter for prosjekter som går utover den tiltenkte bruken. Den eneste grensen er fantasien din. Her er de mest kreative eksemplene på hvordan folk bruker Excel. Les mer regnearksprogram, men det er ikke noe verre enn å lage et perfekt regneark og skrive ut det bare for å se det komme ut på ni ark, inkludert en enkelt rad på den siste. Hva er bra med et vakkert utformet regneark hvis det ser forferdelig ut på papiret?

Heldigvis kan du finjustere regnearket og programinnstillingene for å få alt på en side, og få den siden til å se så bra ut som mulig. Hvis regnearket ditt er for stort for en enkelt side, kan du bruke disse innstillingene til å distribuere det over et antall sider mer behagelig.

Forhåndsvis før du skriver ut

Dette er et viktig trinn - du kan ta av deg mange problemer før du skriver ut hvis du bare vet om dem. Hvis du skriver ut og deretter kontrollerer hvor bra det fungerte, kan det hende du havner

kaste bort mye papir Administrer utskriftskostnader og kutt papiravfall ved å sette opp en utskriftsserver med PaperCut Les mer prøver å få den siste raden eller kolonnen på papiret.

Avhengig av din versjon av Excel, kan det hende du må klikke Fil> Forhåndsvisning av utskrift, Fil> Skriv ut> Forhåndsvisning av utskrift, eller bare Fil> Skriv ut for å se hvordan regnearket ditt vil se ut når det kommer ut av skriveren. Hvis det ser bra ut, fortsett og skriv ut. Hvis ikke, prøv noen av strategiene oppført nedenfor!

Bruk sidelayoutvisningen

Sidevisningsvisningen viser deg hvordan dokumentet ditt skal skrives ut mens du jobber med det. Det er ikke en flott utsikt for å jobbe med regnearket, men det kan hjelpe deg å gjøre justeringer for å sikre at kolonnene og radene får mest mulig ut av plassen du har. Gå til for å aktivere visningen Vis> Sideoppsett.

Nå ser du regnearket slik det vil bli skrevet ut. Å gjøre justeringer ved å bruke verktøyene listet nedenfor mens du er i denne visningen, vil gi deg en bedre ide om hvorvidt de har fungert bra. (Den samme funksjonaliteten er tilgjengelig i Word, og kan hjelpe deg lage profesjonelle dokumenter Hvordan lage profesjonelle rapporter og dokumenter i Microsoft WordDenne guiden undersøker elementene i en profesjonell rapport og gjennomgår struktureringen, stylingen og sluttføringen av dokumentet ditt i Microsoft Word. Les mer der også.)

Endre sideorientering

Hvis regnearket er bredere enn det er høyt, vil en horisontal retning hjelpe deg å plassere mer av det på en side. Et høyere regneark vil sannsynligvis dra fordel av en vertikal retning. For å velge hvilken retning regnearket bruker, åpner du Sideoppsett og velg Stående eller Liggende under kategorien Side.

Slett eller skjul rader eller kolonner

I store regneark er det ofte rader eller kolonner som er overflødige, inneholder gammel informasjon, eller som bare ikke trenger å skrives ut i en bestemt situasjon. Disse radene og kolonnene tar opp verdifull eiendom på siden og kan gjøre det mye vanskeligere å få regnearket til å passe godt.

Hvis du kan slette noen av disse dataene, bare bruk den kjente uthev> Rediger> Slett sekvens for å bli kvitt dem. Hvis de inneholder informasjon som du tror du trenger noen gang senere, kan du skjule dem ved å høyreklikke på rad- eller kolonneoverskriften og velge Gjemme seg. Hvis du vil se dataene igjen, markerer du radene eller kolonnene på hver side av de skjulte dataene, høyreklikker du på etiketten og velger Unhide.

Bruk sideskift

Akkurat som i favoritt tekstbehandlingsprogrammet ditt, kan du sette inn sideskift for å sikre at ditt regnearket er delt mellom flere sider der du vil at det skal være, i stedet for der Excel bestemmer det praktisk. Bare bruk Sett inn> Sideskift for å fortelle Excel hvor du skal dele dokumentet.

Endre utskriftsområdet

Hvis regnearket ditt har en enorm mengde data og du bare trenger å skrive ut noe av det, kan du skrive ut bare den delen av regnearket du velger. Velg cellene du vil skrive ut, og klikk deretter Skrive ut. Endre Skriv ut Hva: alternativ til utvalg, og forhåndsvisningen oppdateres slik at den bare inneholder dataene du har valgt.

Hvis du pleier å skrive ut det samme utvalget med jevne mellomrom, kan du angi et permanent utskriftsområde som omfatter bare den delen, slik at du ikke trenger å velge det hver gang. For å gjøre dette, velg området du skriver ut ofte, og gå til Fil> Utskriftsområde> Angi utskriftsområde. Nå vil dette valget bli standardutskriftsområdet for regnearket. For å bli kvitt den innstillingen, bruk Fil> Utskriftsområde> Tøm utskriftsområde.

Endre sidemarginer

Hvis du trenger bare litt mer plass for å få plass til regnearket på en side, kan du legge til litt ekstra plass til kantene på siden, kan du løse problemet. Du kan få tilgang til dialogboksen Sideoppsett enten fra Fil> Sideoppsett eller med knappen Sideoppsett i utskriftsdialogen. Legg til en brøkdel av en tomme i hver margin og sjekk utskriftens forhåndsvisning igjen.

Det er lett å gå over bord med å legge til plass i marginene for å passe så mye som mulig på en side. Husk imidlertid at tekst som kjører helt til kanten av et stykke papir ikke bare er estetisk ubehagelig, men også kan være vanskelig å lese. Vær forsiktig med denne!

Pakk inn tekst og endre størrelse på kolonner

Excel brukes vanligvis til numeriske data, men det kan det være virkelig nyttig for tekst Sparer tid med tekstoperasjoner i ExcelExcel kan gjøre magi med tall, og det kan takle tegn like bra. Denne håndboken viser hvordan du kan analysere, konvertere, erstatte og redigere tekst i regneark. Disse grunnleggende elementene lar deg utføre komplekse transformasjoner. Les mer også. Hvis du har mye tekst i cellene dine, kan de virkelig strekke ut regnearket og gjøre det vanskelig å plassere det på en side, eller til og med på flere sider; kan du ende opp med et rart utskriftsopplegg som får dokumentet ditt til å se slik ut:

Noe av teksten er avskåret, og cellene som ikke er avskåret løper for langt til høyre. Hvis du vil begrense bredden på regnearket til bredden på en enkelt side, kan du begrense bredden på kolonnene dine og bruk tekstinnpakning for å sikre at du ikke mister dataene du vil ha skrevet ut. Gå først til Format> Celler> Justering og sørg for Bryte tekst Er på.

Når teksten i en celle er bredere enn kolonnebredden, vil teksten brytes ned til neste linje. Herfra kan du justere bredden på kolonnene dine ved å dra kanten på en rad eller kolonneoverskrift for å endre størrelsen på den.

Du kan også dobbeltklikke på rad- eller kolonnetikettene for automatisk å gjøre dem så brede som nødvendig, som vist i videoen nedenfor. For å forsikre deg om at kolonnene dine passer på en side som du vil ha dem, bruker du sidelayoutvisningen som er nevnt over.

Skala regnearket

Hvis ingenting annet har gjort jobben, kan du skalere regnearket slik at det passer på en enkelt side (eller et visst antall sider). I Sideoppsett, klikk på alternativknappen ved siden av Passer til: og velg antall sider du vil at regnearket skal skrives ut på. Hvis du velger et mindre antall "brede" sider, skaleres dokumentet horisontalt, og ved å velge et mindre antall "høye" sider skaleres det vertikalt. Du kan også velge en prosentvis skala.

Å bruke skaleringsalternativet kan bidra til å begrense størrelsen på dokumentet når det legges på papir, men det kan også gjøre teksten din veldig liten og vanskelig å lese. Kontroller forhåndsvisningen, og pass på at du ikke skalerer så langt at det er umulig å lese dataene dine. Skalering er veldig nyttig når du prøver å skrive ut Excel-diagrammer 8 typer Excel-diagrammer og grafer og når du skal bruke demGrafikk er lettere å forstå enn tekst og tall. Diagrammer er en flott måte å visualisere tall på. Vi viser deg hvordan du lager diagrammer i Microsoft Excel, og når du best bruker hvilken type. Les mer også.

Gjør utskriften enklere å lese

Når du har klart å få regnearket ditt på et akseptabelt antall sider, kan du gå et skritt videre og gjøre det så enkelt å lese som mulig. Ved å finjustere noen få andre utskriftsinnstillinger, kan du optimalisere utseendet til utskriften. Her er et par du bør vite om.

Skrive ut rutenett og overskrifter for rad eller kolonne

I Sideoppsett meny (åpnes via utskriftsdialogen eller Fil> Sideoppsett), klikk på arkfanen og velg rutenett under Skrive ut seksjon. Du kan også velge Rad- og kolonneoverskrifter for å legge disse etikettene til utskriften.

Legge til topp- og bunntekstinformasjon

Excel kan automatisk legge til nyttig informasjon i overskriften og bunnteksten i dokumentet for å gjøre det enklere å lese. I Sideoppsett, klikk på Topptekst bunntekst kategorien og bruk rullegardinmenyene for å legge til informasjon som sidenummer, filnavn og forfatternavn til toppteksten eller bunnteksten. Hvis regnearket ditt er veldig langt, kan denne informasjonen bidra til å holde sidene organisert lettere.

Du kan også legge til tilpasset tekst ved å klikke på Tilpass topptekst eller Tilpass bunntekst.

Ikke avgjøre for dårlig trykte regneark

Det kan være frustrerende å prøve å få regnearket til å se bra ut når du skriver det ut - spesielt hvis du må få det til på en enkelt side. Men med noen få justeringer til innstillinger og format på dokumentet, kan du produsere en fin utskrift! Ikke glem å lære andre tips til Excel-suksess på kontoret 5 Microsoft Word- og Excel-ferdigheter du må ha for å lykkes på kontoret"Få den rapporten til meg, ASAP!" Et kjernesett med Microsoft Excel- og Word-triks kan gjøre denne oppgaven mindre stressende og hjelpe deg med å sviske opp en stilig rapport på kort tid. Les mer mens du er inne på det også.

Har du andre tips for å skrive ut regneark fra Excel? Del dem nedenfor!

Bildetillegg:forretningsmann med spørsmålstegn av Dooder via Shutterstock