13 Google Kalender-hack for å øke produktiviteten din

Viktige takeaways

• Angi standardpåminnelser for alle hendelser i Google Kalender for å unngå å gå glipp av viktige avtaler og forbedre produktiviteten. Legg til flere varsler om nødvendig.
• Integrer Google Kalender med andre verktøy for å strømlinjeforme arbeidsflyter og unngå å stadig bytte mellom apper. Integrer for eksempel med Slack for å planlegge og oppdatere status.
• Motta en daglig agenda-e-post for å prioritere viktige påminnelser og avtaler. Konfigurer dette i Google Kalender-innstillingene for å sikre at du aldri går glipp av et varsel.

Det er mer sannsynlig enn ikke at du har brukt Google Kalender minst én gang, enten noen har sendt deg en møteinvitasjon eller du bare har brukt den fordi den følger med enheten din.

Mens Google Kalender er en ganske enkel app når det kommer til planlegging, kommer den med flere fantastiske funksjoner og integrasjoner som kan bidra til å øke produktiviteten din og forbedre totalen din effektivitet. Her er en liste over noen av de beste nedenfor.

1. Sett opp standardpåminnelser

Det er alltid nyttig å angi påminnelser for å unngå å gå glipp av kommende arrangementer eller for å gi deg selv nok tid til å forberede deg. Det kan imidlertid være ganske vanskelig å sette opp en påminnelse for hver nye hendelse du lager.

Heldigvis lar Google Kalender deg automatisk lage standardpåminnelser for alle hendelsene du lager. Dette er hvordan:

1. Gå til startsiden for Google Kalender.
2. Klikk på tannhjulikonet til høyre og velg Innstillinger.
3. Under Innstillinger for mine kalendere, velg kalenderen din.
4. Plukke ut Hendelsesvarsler og velg deretter + Legg til varsel.
5. Velg ønsket varighet ved å klikke på rullegardinmenyen.

Fremover vil alle hendelsene du oppretter automatisk ha disse standardpåminnelsene. Merk at du kan legge til mer enn ett varsel – for eksempel at du vil motta flere varsler for arrangementet ditt.

Det kan bli overveldende å administrere og bruke forskjellige verktøy på daglig basis, enten det er for personlig eller jobbmessig bruk – noe som krever at du hele tiden veksler mellom verktøy for å holde deg oppmerksom på prosjektene og oppgavene dine.

Mange av disse verktøyene lar deg integrere Google Kalender slik at du ikke trenger å manuelt overføre informasjon til eller fra appen din til kalenderen din. For eksempel er Google Kalender en ganske nyttig Slack-integrasjon du bør prøve hvis du bruker bedriftsmeldingsappen. Integrasjonen lar deg planlegge og slette hendelser direkte fra Slack. Slack kan oppdatere statusen din basert på timeplanen din! Merk at hvordan du integrerer Google Kalender med en app varierer avhengig av appen.

3. Motta din daglige agenda via e-post

Hvis du har for vane å tilfeldig sveipe bort varsler uten å tenke på dem, er det en god sjanse for at du kan overse kalendervarslene dine. Og hvis du prioriterer e-post fremfor andre former for kommunikasjon, her er et praktisk triks: du kan få din daglige timeplan sendt direkte til e-posten din. På denne måten vil du ikke gå glipp av de viktige påminnelsene og avtalene.

Å gjøre dette:

1. Gå til Google Kalender og klikk på tannhjulikonet.
2. Plukke ut Innstillinger > Innstillinger for mine kalendere.
3. Velg kalenderen du vil motta en e-post fra.
4. Rull ned til Andre varsler.
5. Gå til Daglig agenda og velg E-post fra rullegardinmenyen.

Forvent å motta en daglig agenda-e-post hver morgen klokken fem om morgenen for å få et glimt av hvordan dagen din vil se ut.

4. Begynn uken på en annen dag

Enten arbeidet ditt involverer skiftende tidsplaner, offshore-oppdrag med forskjellige ukentlige startdager, eller du bare foretrekker en utradisjonell start på uken, har Google Kalender deg dekket. Du kan enkelt endre startdagen for uken i Google Kalender.

Bare gå til Google-kalenderen din Innstillinger, plukke ut Generell, og bla ned til Vis alternativer. Klikk Start uke på og velg fra lørdag, søndag, eller Mandag.

5. Bruk stemmen din til å angi en ny hendelse

Hvis hendene dine ikke er ledige for øyeblikket, men trenger å planlegge en begivenhet umiddelbart, kan du bruke stemmen til å opprette en begivenhet i stedet for å åpne Google Kalender-appen og skrive inn alle detaljene.

Bare si noe sånt som «Hei, Google, lag en kalenderhendelse: en middag med Jane Doe kl. 20.00. hos Chili. Bortsett fra å registrere all informasjon, kan Google be om ytterligere informasjon før du lagrer hendelsen.

Merk at dette ikke er mulig hvis du bruker en Apple-enhet. Siri kan ikke opprette hendelser med Google Kalender. Hvis du vil at Siri skal legge til hendelser i Google-kalenderen din, må du angi den som standardkalender. Gjør dette ved å gå til Innstillinger > Kalender > Standard kalender.

6. Bygg inn kalenderen din

Å håndtere timeplanen din kan være vanskelig, spesielt hvis folk ønsker å sette tidsplaner med deg. Hvis du har et nettsted, la andre sette en tidsplan med deg basert på deres preferanser ved å bygge inn kalenderen din på nettstedet ditt.

7. Bruk en online planleggingsprogramvare

Å dele kalenderen din kan ha ulempen ved å få utnyttet fritiden din. Hvis du ser etter bedre kontroll over når andre kan planlegge avtaler med deg, er det verdt å utforske verktøy som forenkler online planlegging, som Calendly.

Når du registrerer deg for Calendly med Gmail-adressen din, synkroniserer den sømløst kalenderen din med Calendly-kontoen din. Men det er ikke alt. Denne integrasjonen gir en rekke fordeler, for eksempel automatisert planlegging, tidssonehåndtering og tilpasning – noe som gjør bestillingsopplevelsen med deg til en mer personlig opplevelse.

8. Sett opp tidsblokker

Google Kalender kan hjelpe deg ytterligere oppnå topp produktivitet med tidsblokker. Funksjonen lar deg tilordne utpekte spor slik at du kan fokusere på spesifikke prosjekter eller oppgaver. Ved å gjøre det kan du fokusere energien din på bestemte mål effektivt, og forhindrer deg i å utsette og kaste bort tid på å bytte fra en oppgave til en annen.

9. Avslå hendelser automatisk

Å bruke Google Kalender hjelper deg ikke bare med å holde oversikt over avtalene dine. Du kan også bruke den til å sikre at du opprettholder en balanse mellom arbeid og privatliv. Når du angir en arbeidsplan, kan Google Kalender automatisk avslå møteforespørsler når du er borte fra kontoret eller på ferie.

Du kan også sende dem en fraværsmelding, informere dem om hva de kan gjøre i mellomtiden, for eksempel henvise dem til en annen kollega som kan håndtere deres forespørsler eller bekymringer.

10. Veksle med en annen tidssone

Å jobbe med mennesker i andre tidssoner kan gjøre det vanskelig å planlegge møter og sette tidsplaner. I stedet for å bruke for mye tid på å konsultere en online tidssonekonverterer, kan du bruke Google Kalenders sekundære tidssonefunksjon for å holde styr på tidsforskjeller og forhindre planleggingsulykker.

Klikk på i Google Kalender Innstillinger > Generell > Tidssone. Sett kryss Vis sekundær tidssone under Tidssone.Du kan også legge til etiketter til hver tidssone for videre organisering.

11. Lag gjentakende møter

Hvis du har møter hver uke eller måned, kan du sette opp gjentakende møter i stedet for manuelt å opprette hendelser hver gang. Når du oppretter en hendelse, velg rullegardinmenyen som sier Gjentas ikke og velg hvor ofte du vil at arrangementet skal gjentas.

12. Opprett en hendelsessnarvei

Selv om det å opprette en ny hendelse på Google Kalender bare vil ta deg flere klikk, hopper en hendelsessnarvei over de fleste trinnene og tar deg rett til det nye hendelsesvinduet i Google Kalender.

Bare åpne nettleseren din, skriv inn cal.new, og treffer Tast inn eller returnere. I tillegg er det en lang liste over Google Kalender-snarveier som kan hjelpe deg med å navigere og bruke appen mer effektivt.

13. Finn et ideelt tidspunkt for møter

Å finne det ideelle tidspunktet er en annen kamp med å sette et møte eller en tidsplan. Dette er vanskeligere jo flere som er involvert, og situasjonen blir mer forvirrende hvis du kaster forskjellige tidssoner inn i ligningen.

Heldigvis har Google Kalender en Finn et tidspunkt-funksjon som lar deg finne en tilgjengelig tid for alle i teamet. Det krever imidlertid tilgang til teamets Google-kalendere, og du kan bare bruke det via nettappen, ikke på mobilappen. Denne funksjonen lar deg finne en gjensidig tilgjengelig tid som fungerer for alle i teamet.

Bruk kalenderen din til din fordel

Google Kalender tilbyr en rekke produktivitetsfremmende funksjoner og integrasjoner. Fra å angi standardpåminnelser til å administrere tidssoner og bruke talekommandoer, kan å mestre disse hackene hjelpe deg med å få mest mulig ut av kalenderen din for effektiv tidsstyring.