Gmails arkiv vs. Slett: Hvilken er best for en organisert innboks?

Hvis du har for mange unødvendige e-poster som fyller innboksen din, kan du enten arkivere eller slette dem. Men du lurer kanskje på: Blir arkiverte e-poster slettet, og er arkivering det samme som sletting?

Arkiverte e-poster fjernes fra innboksen din, og slettede e-poster havner i papirkurven. Men når er det fordelaktig å arkivere, og når er det å foretrekke å slette? Sparer arkivering av e-poster plass i Gmail? I denne artikkelen vil vi gå gjennom begge funksjonene i detalj og når det er best å bruke hver.

Hva skjer når en e-post arkiveres?

Når du arkiverer en e-post i Gmail, flyttes den fra innboksen og relaterte kategorier til All e-post. Du kan imidlertid fortsatt få tilgang til e-posten ved å bruke Gmail-etiketter eller i All Mail-mappen. Det vil også bli trukket fra antall uleste e-poster i innboksen din.

Husk at arkiverte e-poster ikke slettes med mindre du sletter dem manuelt fra Gmail-kontoen din. Hvis noen svarer på en arkivert e-post, vil e-postsvaret vises i innboksen din.

Hvordan arkivere en e-post i Gmail

Du kan arkivere én eller flere e-poster ved å merke av i avmerkingsboksen foran dem og klikke på Arkiv ikonet øverst.

Du kan også høyreklikke på e-posten og velge Arkiv fra menyen.

Slik finner du arkiv-e-poster i Gmail

For å finne arkiverte e-poster i Gmail, gå til All Mail på sidefeltet i Gmail for å finne de arkiverte e-postene dine.

Alternativt kan du gå inn i: arkiv inn i det Gmails søkefelt for kun å se arkiverte e-poster.

Hvordan automatisere e-postarkivering i Gmail

Hvis du ikke vil manuelt velge e-poster som skal arkiveres, kan du bruke Gmails filterfunksjon for å gjøre det automatisk for deg. Slik kan du gjøre det:

1. Klikk på Innstillinger ikonet øverst i Gmail og velg Se alle innstillinger fra venstre sidefeltvindu.
2. Plukke ut Filtre og blokkerte adresser fanen.
3. Gi avsendere detaljer med annen relevant informasjon og klikk Opprett filter.
4. I neste vindu merker du av for Hopp over innboksen (arkiver den) alternativet og klikk Opprett filter.
5. Det nye filteret vil automatisk arkivere e-poster fra den aktuelle avsenderen.

Slik fjerner du e-post i Gmail

Hvis du ved en feiltakelse har arkivert en e-post du vil ha i innboksen din, kan du angre den ved å velge Angre nederst varslingspop-up.

Men hvis du gikk glipp av varselet, gå til All Mail og velg e-posten. Øverst klikker du på Flytt til innboks ikon.

Alternativt kan du gå inn i: arkiv inn i det Gmails søkefelt og velg én eller flere e-poster du vil fjerne fra arkivet. Høyreklikk på e-posten din og velg Flytt til innboks fra listen.

Hva skjer når en e-post blir slettet?

Når du sletter en e-post fra Gmail-kontoen din, fjernes den automatisk fra innboksen og flyttes til papirkurven. Du kan enten slette e-postene permanent eller gjenopprette slettede e-poster til innboksen din fra papirkurven.

Når du sletter en e-post permanent, sletter du også alle tilknyttede vedlagte filer. Imidlertid slettes e-poster i papirkurven din permanent etter 30 dager. Du kan også tømme papirkurven din helt.

Slik sletter du en e-post i Gmail

Det er to metoder for å slette en e-post fra Gmail. Du kan velge én eller flere e-poster fra innboksen og klikke på Slett ikonet øverst.

Du kan også høyreklikke på utvalgte e-poster og velge Slett fra listen.

Slik sletter du flere e-poster i Gmail

Hvis du vil for å slette flere e-poster i Gmail, plukke ut Alle fra rullegardinmenyen i avmerkingsboksen øverst og klikk på Slett ikon.

Den vil imidlertid bare slette 50 e-poster om gangen, og hvis du vil slette mange e-poster, må du gjøre det flere ganger.

Alternativt kan du konfigurere et Gmail-filter for å automatisk slette e-poster fra bestemte avsendere.

1. Klikk på Innstillinger ikonet øverst i Gmail og velg Se alle innstillinger.
2. Plukke ut Filtre og blokkerte adresser fanen.
3. Gi avsendere detaljer med annen relevant informasjon og klikk Opprett filter.
4. I neste vindu, velg avmerkingsboksen for Slett detog klikk Opprett filter.
5. Det nye filteret vil automatisk slette e-poster fra den aktuelle avsenderen.

Hva er forskjellen mellom å arkivere og slette en e-post?

Det er mange forskjeller mellom Gmail-arkiv vs. slette, avhengig av hvordan de fungerer. Her er noen viktige forskjeller å huske:

• Selv om både arkiverte og slettede e-poster fjernes fra innboksen, flyttes arkiverte e-poster til All Mail-mappen – mens slettede e-poster flyttes til Papirkurv-mappen.
• Slettede e-poster er tilgjengelige i papirkurven til de er fullstendig fjernet fra kontoen din etter 30 dager. Arkiverte e-poster, på den annen side, kan nås fra All Mail-mappen.
• Arkiverte e-poster slettes ikke automatisk, men slettede e-poster blir automatisk fjernet fra papirkurven etter 30 dager. Arkiverte e-poster forblir i Gmail-kontoen din til du sletter dem manuelt.
• Slettede e-poster frigjør lagringsplass etter å ha blitt permanent slettet fra Gmail-kontoen din. Arkiverte e-poster fortsetter imidlertid å bli lagret på kontoen din og teller mot den totale lagringstildelingen.
• Når du bruker Gmail-søkemotoren til å finne noe, er arkiverte e-poster inkludert i resultatene, men slettede e-poster er ikke det.
• Når du klikker på etiketten for å se alle e-poster merket med den, vil den arkiverte e-posten også vises. Slettede e-poster er imidlertid bare synlige i papirkurven.

Når bør du arkivere en e-post?

Hvis du lurer på når det er å foretrekke å arkivere vs. slette e-poster fra Gmail-kontoen din, her er noen grunner til å foretrekke arkivere e-poster i stedet for å slette dem:

• Du kan rydde opp i innboksen din og gjøre den mer håndterlig ved å arkivere e-poster du ikke lenger trenger.
• For å oppnå innboks null, arkiver alle gamle e-poster som roter opp innboksen din.
• Du kan arkivere viktige e-poster som du kanskje ikke trenger akkurat nå, men som kan komme til nytte i fremtiden.
• Du kan bli pålagt å beholde visse e-poster av sikkerhetsgrunner. Arkivering kan hjelpe deg med å holde styr på disse e-postene og unngå utilsiktet sletting.
• Når en e-postsamtaletråd er avsluttet og det ikke forventes flere svar, kan du arkivere disse viktige e-postdiskusjonene for å holde oversikt og gjøre dem lettere å finne.
• Ved å arkivere en e-post kan du beholde sensitiv informasjon og vedlegg som du ikke vil miste fra innboksen din.

Gmail-arkiv vs. Slett e-poster: Når er det best å slette en e-post?

Det er mange grunner til at du bør slette en e-post i stedet for å arkivere den. Her er noen av de beste grunnene til å slette uønskede e-poster fra Gmail-innboksen din:

• Hvis du er helt sikker på at du ikke trenger en e-post i fremtiden, bør du slette den for å rydde opp i innboksen.
• Du kan slette en e-post hvis du ikke vil at den skal vises i Gmail-søkeresultatene dine i fremtiden.
• Hvis du trenger å frigjøre lagringsplass i Gmail, kan du slette eldre e-poster som du ikke lenger trenger.
• Når du ikke lenger trenger å se eller hente vedlegg eller dokumenter fra en e-post, slett dem etter dobbeltsjekking.
• Spam og salgsfremmende e-poster kan fylle opp innboksen din og ta opp lagringsplass. Du kan enkelt frigjøre plass til viktige e-poster ved å slette spam-e-poster samtidig.

Slik sletter du arkiverte e-poster

Arkiverte e-poster forblir i Gmail-kontoen din til de blir slettet manuelt. Du kan slette arkiverte e-poster på et par måter. Slik kan du gjøre begge deler:

1. Gå til All Mail mappen, velg arkiv-e-posten du vil slette og klikk på Slett ikonet øverst.
2. Alternativt, skriv inn i: arkiv inn i det Gmails søkefelt, velg arkiv-e-posten og klikk på Slett ikon.

Hvorfor er arkivering av e-post et bedre alternativ?

Når det gjelder Gmail-arkiv vs. slett e-post, er det ofte best å arkivere e-postene dine. På den måten kan du gå tilbake og finne en e-post når du foretrekker det. I tillegg lar dette deg holde styr på alle tidligere samtaler og gjør det enkelt å finne spesifikk informasjon ved behov.

Sletting av e-poster kan føre til tap av data og gjøre det vanskeligere å hente informasjon senere. Som et resultat trenger du ikke å bekymre deg for å miste e-poster som du enkelt kan arkivere og flytte ut av innboksen.

Generelt slett bare e-poster som du er sikker på at du aldri kommer til å trenge igjen. Så hvis du ikke vil slette noe for alltid, velg Gmail-arkiv i stedet for å slette det. På samme måte, Rydd opp i Outlook-innboksen ved å arkivere e-poster du ikke vil slette.

Organiser Gmail-innboksen din ved å arkivere e-poster

Nå vet du svaret på: "Er arkiv det samme som sletting eller ikke?". Arkivering hjelper deg med å holde innboksen din organisert og ryddig ved å flytte e-poster du ikke lenger trenger til All Mail-mappen.

Hvis du for eksempel mottar en ny e-post og behandler den, kan du raskt arkivere den for å holde innboksen klar. Imidlertid kan alle e-poster du har slettet i papirkurven eller arkivert i mappen All e-post enkelt flyttes tilbake til innboksmappen.