Bli en oppgavebehandlingsveiviser med IFTTTs Microsoft To Do-automatisering.

Microsoft To Do er et hendig verktøy for personlig oppgavebehandling. Men har du noen gang prøvd å automatisere det for å øke produktiviteten ytterligere? IFTTT - "If This Then That" er et kodefritt verktøy for oppgaveautomatisering. Ved å bruke IFTTT kan du automatisere oppgaveoppretting, fullføring eller kryssplanlegging i Microsoft To Do.

Klar til å stoppe den daglige manuelle skyllingen og gjenta på Microsoft To Do? Slik går du frem.

Automatisering av e-postvarsler for nye Microsoft To Do Tasks

Du vil bruke en IFTTT-applett til å automatisere e-postvarsler til angitte e-postadresser når en oppgave opprettes i Microsoft To Do. Denne appletten vil bruke en kjede med to handlinger:

  • Den første handlingen vil opprette en ny oppgave hver gang du legger til en hendelse i Google Kalender.
  • Den andre handlingen vil sende en e-postmelding om oppgaveoppretting til utpekte mottakere.

I det minste trenger du et IFTTT Pro-abonnement på $2,5 per måned for å legge til mer enn én handling til en applet.

instagram viewer

La oss nå gå gjennom en kreativ måte å bruke Microsoft To Do produktivt. For å begynne, logg inn på IFTTT-kontoen din eller opprett en konto på IFTTT nettsted hvis du ikke allerede har gjort det. Du kan også gjøre dette via mobilappen på Android eller iOS. Trinnene er like på tvers av plattformer.

Følg deretter disse trinnene:

  1. Fra IFTTT-dashbordet klikker du Skape øverst til høyre.
  2. Klikk Legg til til høyre for Hvis dette banner.
  3. Skriv inn "Google Kalender" i søkefeltet og klikk på Google Kalender banneret når det vises.
  4. Velg fra listen over utløsere Ny begivenhet lagt til.
  5. Klikk hvis du blir bedt om det Koble og følg ledeteksten på skjermen for å koble IFTTT-kontoen din til Google-kontoen din.
  6. Klikk deretter Opprett trigger.
  7. Klikk på Så det banner. Deretter skriver du "Å gjøre" i søkefeltet. Plukke ut Microsoft å gjøre når du ser det.
  8. Klikk Opprett oppgave i oppgavelisten. IFTTT legger til Microsoft To Do-kontoen din som standard.
  9. Du kan klikke Legg til ny konto for å bytte Microsoft-konto.
  10. Fra Hvilken oppgaveliste? rullegardinmenyen, velg oppgavelisten som vil motta kalenderutløseren
  11. De Oppgavekropp feltet inneholder ingrediensene som er inkludert i den opprettede oppgaven; dette er oppgavebeskrivelsen. Ingrediensene er uthevet i grått. Du kan la dette være standard eller fjerne det du ikke vil inkludere i oppgavedetaljene dine.
  12. Klikk Lag handling.
  13. Klikk deretter på kryssikonet (+) under Deretter banner.
  14. Type Gmail i søkefeltet. Klikk Gmail fra resultatet.
  15. Plukke ut Send en epost.
  16. Skriv inn e-postadressene til personene du vil varsle i Til adresse felt. Hvis du merker mer enn én e-postadresse, skiller du hver med et komma. For å merke flere personer, skriv inn e-postadressene deres i CC adresse og BCC adressefelt etter behov. Disse tjener formålet med CC og BCC i vanlige e-poster.
  17. La de andre feltene være som de er. Rull deretter ned og klikk Skapehandling.
  18. Klikk Fortsette.
  19. Klikk til slutt Bli ferdig for å aktivere appletten.

Den opprettede appleten kjører nå på IFTTT-kontoen din. Hver gang du legger til en Google Kalender-hendelse, skriver den oppgaven til Microsoft-oppgavelisten din og sender e-post til de oppførte adressene med detaljene for oppgaven. Dette er en flott Google Kalender-tips for å øke produktiviteten.

Hvordan bruke IFTTT for oppgavereplikering i Microsoft To Do

Du kan kryssplanlegge oppgaver fra en annen oppgavebehandlingsapp som Asana, Trello eller Clickup på Microsoft To Do.

Appletten nedenfor vil opprette en ny oppgave på Microsoft To Do hver gang en ny oppgave blir tildelt deg fra organisasjonen din på Asana:

  1. Gå til Skape øverst til høyre og klikk på Hvis dette banner.
  2. Skriv "Asana" i søkeboksen og klikk Asana.
  3. Klikk Ny oppgave tildelt deg i et prosjekt. Klikk Koble hvis du blir bedt om det, og følg instruksjonene på skjermen for å koble IFTTT til Asana.
  4. Velg Asana-kontoen din og organisasjonens arbeidsområde. Spesifiser prosjektet du vil spore ved å lime inn URL-adressen i Prosjektnavn eller URL eske.
  5. Klikk Opprett trigger.
  6. Klikk på Så det banner.
  7. Skriv "Microsoft" i søkeboksen og velg Microsoft å gjøre når den dukker opp.
  8. Klikk Opprett oppgave i oppgavelisten.
  9. Velg mållisten for Microsoft to Do-oppgaver fra Hvilken oppgaveliste? fall ned.
  10. Rull ned og klikk Lag handling.
  11. Klikk Fortsette.
  12. Klikk til slutt Bli ferdig for å distribuere appletten.

Når den er distribuert, vil appletten utføre Asana-Microsoft To Do-arbeidsflyten tilsvarende. Dette kan være nyttig Asana-hack for å øke produktiviteten din.

Hvordan automatisere oppgavefullføring ved hjelp av IFTTT

Ved å bruke en annen IFTTT-applett kan du automatisk sende e-post til folk når du har fullført en oppgave fra de som er lagt til i Microsoft To Do.

Du trenger bare å sørge for at du sporer den samme oppgavelisten som gjort ovenfor i denne nye appletten. Slik går du frem:

  1. Fra IFTTT-dashbordet klikker du Skape og klikk på Hvis dette banner.
  2. Deretter skriver du "Å gjøre" i søkefeltet og velger Microsoft å gjøre når du ser det.
  3. På den neste siden klikker du på Oppgave i liste fullført avtrekker.
  4. Sørg for at du stiller inn Hvilken oppgaveliste? rullegardinmenyen til oppgavelisten som ble brukt ved automatisering av oppgaveoppretting i de forrige avsnittene. Hvis du for eksempel automatiserer oppretting av nye oppgaver på "Eksempeloppgave", velg den samme oppgaven for utløseren.
  5. Klikk på Så det banner og skriv "Gmail" i søkefeltet. Plukke ut Gmail når sett.
  6. Klikk Send en epost. Deretter fyller du ut e-postadressefeltene på neste side tilsvarende, og skiller e-postadressene med et komma.

    Avhengig av arbeidsflyten din, kan dette også være e-postene du varslet når du opprettet oppgaven.

  7. La de andre feltene være som de er. Klikk deretter Lag handling.
  8. Klikk Fortsette.
  9. Klikk til slutt Bli ferdig for å aktivere din Microsoft To Do-oppgavefullføringsapplett.

Hver gang du fullfører den angitte oppgaven i Microsoft To Do, vil IFTTT-appletten sende en e-postmelding til de oppførte adressene om at du har fullført den.

I tillegg til disse eksemplene vi har gitt ovenfor, har IFTTT også offentlige Microsoft To Do-appletter du kan bruke fritt. Utforsk gjerne disse på IFTTTsin Microsoft To Do offentlige applet-side.

Automatiser Microsoft å gjøre uten begrensninger

IFTTT har over 700 tjenester for automatisering. Den eneste lille begrensningen med det er at noen utløsere kanskje ikke støttes eller ennå ikke er tilgjengelige. Til tross for denne begrensningen, kan du fortsatt koble Applet-enheter kreativt for å oppnå automatiseringsmålet ditt.