Hvordan gjøre sporendringer enklere å bruke på Microsoft Word

Spor endringer er et av de beste verktøyene for å redigere Word-dokumenter og samarbeide med andre, men å bruke det kan bli komplisert og rotete. Hvis du er ny på denne funksjonen på Microsoft Word eller ikke tåler de røde markeringene og merkelige innstillingene, ikke gi opp Spor endringer ennå.

Når du forstår hvordan de forskjellige komponentene fungerer, er funksjonen enklere å bruke. Du kan tilpasse funksjonen for å få et ryddigere system når du reviderer et dokument eller gjennomgår andres redigeringer. Her er noen ideer.

1. Vis revisjoner i ballonger

Spor endringer er ikke bare en av/på-veksling. Når du lærer det grunnleggende om ved å bruke MS Words Track Changes, kan du utforske funksjonene og tilpasse brukeropplevelsen enda mer.

En av hovedkomponentene du kan endre er markup-displayet. Når du går til Gjennomgå > Vis markering > Ballonger, har du tre alternativer:

• Vis revisjoner i ballonger
• Vis alle revisjoner innebygd
• Vis kun formatering i ballonger

Spor endringer bruker innebygde revisjoner som standard, noe som betyr å skrape ut slettede ord og sette inn redigeringene dine i selve teksten. Noen få slike revisjoner er håndterbare, men en hel bok med dem kan være en øyenskade. Denne innstillingen fremhever heller ikke formatering - det er vanskelig å prøve å finne disse redigeringene.

Å bruke ballonger kun for formatering er et steg opp fra innebygde revisjoner. Slettinger og innsettinger vises fortsatt i hoveddelen, men eventuelle formatendringer er oppført i ballonger i et panel til høyre for teksten.

Hvis innebygd redigering ikke er din preferanse i det hele tatt, bytt til revisjoner i ballonger. Du kan deretter slette, sette inn og formatere alt du vil, og en liste over endringene dine vises i panelet til høyre. Det er fortsatt rødt, men redigeringene dine er mye ryddigere og enkle å administrere.

2. Bruk ingen eller enkel markering for å unngå distraksjoner

Avhengig av redigeringsstilen din, foretrekker du kanskje å lese gjennom et dokument først før du justerer det for å få en følelse av flyten, lesbarheten og potensielle hull. Å fylle teksten med markeringer fra start kan virke mot sin hensikt.

Track Changes tilbyr to løsninger i Vis for gjennomgang nedtrekksmenyen. Enkel markering skjuler ballonger og inline-revisjoner og viser bare vertikale røde linjer for å vise hvor endringer er gjort. Klikk på en av disse linjene for raskt å avsløre redigeringer. Klikk igjen for å skjule dem.

Ingen markering fjerner også de vertikale linjene. Du kan lese og redigere i fred til du velger noe annet. Arbeid med en av disse innstillingene sikrer et klart dokument med minimale distraksjoner. Hvis du jobber med et team, etablere beste måtene å samarbeide i sanntid om Word, og sett ned sporendringer-regler slik at alle kan jobbe komfortabelt.

3. Bruk all markering eller original sparsomt

Du trenger ikke å vise et Word-dokuments fullstendige oppmerking med mindre du spesifikt vil gjennomgå en viss revisjon eller integrere endringene.

Å se på originalteksten er enda mindre nødvendig. Du kan se på originalteksten for å kort sammenligne de to versjonene, for eksempel når det gjelder stil eller lengde, men det er omtrent det. Så du trenger ikke å aktivere noen av disse innstillingene før du faktisk trenger dem. Dette kan bidra til å minimere frustrasjonen din med spor endringer.

4. Tilpass fargene og merkingene

Når flere brukere jobber med et Word-dokument og gjør endringer, fremhever funksjonen Spor endringer redigeringene deres i forskjellige farger. Det mest skurrende problemet med sporendringer er ofte den røde standardfargen på markeringene, spesielt når den dominerer tekster med mange revisjoner.

Den gode nyheten er at du kan endre denne fargen. Faktisk kan du fargekode hvert dokument du jobber med.

I Sporing seksjonen, klikk på Endre sporingsalternativer pil. Du vil se noen grunnleggende innstillinger som du kan endre, men for å få tilgang til flere alternativer, klikk Avanserte alternativer. Dette åpner et vindu som tilbyr flere måter å gjøre sporendringer til dine egne.

Du kan velge bedre farger for innsettinger, slettinger, formatering og mer. Du kan til og med endre hvordan hver funksjon er merket, alt fra fet skrift til dobbel gjennomstreking og symboler. I tillegg kan du til og med justere utseendet til ballonger. Ta inspirasjon fra produktivitetsapper med effektiv fargekoding eller bare velg farger som er lette for øynene når du bruker Track Changes.

Å legge igjen kommentarer er den nest beste måten å gi tilbakemelding på Microsoft Word i tillegg til å spore endringer. Imidlertid kan overbruk av kommentarer gjøre redigerings- og leseopplevelsen like overveldende.

Det som gjør det enklere å bruke kommentarer sammen med Spor endringer, er å bestemme på forhånd hvordan du skal bruke hver funksjon. Når det gjelder kommentarer, kan du reservere dem for spørsmål til forfatteren eller ideer for å forbedre teksten – ting du ikke kan si gjennom Spor endringer uten å legge til mer rødt.

I tillegg er det best å bare fremheve ordene som er relatert til kommentarene dine, ikke hele avsnitt. Du kan til og med legge inn kommentarene dine bare i begynnelsen eller slutten av kapitler.

Hvis du sliter med et dokument som er overbelastet med notater og kommentarer, kan du prøve å utforske alternativene som er tilgjengelige i Vis kommentarer nedtrekksmenyen. Denne funksjonen kan hjelpe deg med å organisere kommentarer på en måte som gir mening for deg, enten du leser eller redigerer teksten.

Alternativt, hvis dokumentet du reviderer er lite, men du har mye å si, bør du vurdere å gå til en tom side i begynnelsen eller slutten av dokumentet og oppgir tilbakemeldingene du ville ha lagt inn i kommentarer der. Du kan også gjøre dette for individuelle kapitler. Kommentarverktøyet er mer praktisk, men du står fritt til å bruke det når og når du vil.

Ikke nøl med å være kreativ med funksjonene du har til rådighet, som legge til Microsoft Words linjenumre til teksten og referer deretter til spesifikke linjer i tilbakemeldingen din. Ta deg tid til å lære alt denne tekstbehandlingsprogramvaren har å tilby, og tilpass hver Track Changes-jobb deretter.

7. Godta eller avslå grupper av revisjoner

Som skribent som vurderer en redaktørs revisjoner, er det viktig å vurdere de fleste endringer nøye, selv når du gjør dine egne redigeringer.

Men når det gjelder mindre korrigeringer som formatering eller staverettelser, er det en raskere måte å integrere endringene på eller bli kvitt dem. Bare velg hele avsnittet, høyreklikk det, og gå for enten Godta endring eller Avvis endring. Ditt valg vil påvirke alle revisjonene i det avsnittet.

Du kan gå enda lenger og integrere hele dokumentets revisjoner. For å gjøre dette, etter å høyreklikke på det uthevede avsnittet, velg nedoverpilen under Aksepterer i verktøylinjen og deretter Godta alle endringer. Rett under det har du muligheten til å automatisk stoppe Spor endringer også.

8. Juster gjennomgangsruten

Som tidligere nevnt kan du bruke alt som vil forbedre brukeropplevelsen din med Track Changes, inkludert produktivitetstillegg for Microsoft Word. Men selv om du enkelt omorganiserer oppsettet til det digitale arbeidsområdet ditt kan det være til fordel for arbeidsflyten din.

Gjennomgangsruten på Spor endringer er en annen måte å se alle revisjoner uten at de fyller skjermen. Du kan redigere et dokument uten markering og la ruten generere en enkel liste over endringer. Ved å klikke på pilen ved siden av Gjennomgangsrute, kan du bytte den fra en vertikal til en horisontal posisjon og tilbake igjen.

Få sporendringer til å fungere for deg

Det kan virke komplisert ved første øyekast, men Microsofts Track Changes-program er faktisk veldig enkelt og nyttig når du først har lært inn og ut. Enten du gjør eller mottar endringer, angi innstillingene dine for spor endringer før du begynner å jobbe for å gjøre ting enklere. Organiser hvordan markeringer, kommentarer og gjennomgangsruten skal se ut i og rundt teksten.

Å bruke Spor endringer på Microsoft Word er enklere når du oppretter et oppsett og fargeskjema som motiverer deg i stedet for å overstimulere deg.