Grunnleggende om bruk av felt i Airtable

Blant de mange produktivitetsverktøyene der ute, har Airtable blitt stadig mer populært, og med god grunn.

Airtables unike kombinasjon av et regnearks funksjonalitet, en databases informasjonstetthet og mangfoldet av dets mange synspunkter har gjort det attraktivt for mange som en integrert del av deres produktivitet arsenal.

Så, hvor begynner du når du nettopp har satt opp din første base? Ta deg tid til å utforske de forskjellige alternativene og se hvordan de best kan dekke dine behov.

Hva er felt i Airtable?

Enten du vil bruk Airtable til å administrere prosjekter, organisere data eller spore oppgaver, må du gjøre deg kjent med Airtable-felt for å få mest mulig ut av Airtable.

Felt er hjørnesteinen i databehandling i Airtable, og fungerer som beholdere for informasjon, formler og formatering. Hvert felt opptar sin egen kolonne i standard rutenettvisning for din nye base. Felter gjelder på samme måte for hver post i tabellen. Du kan ikke spesifisere forskjellige formateringsstiler per celle, noe som kan virke begrensende for rene regnearkbrukere.

Du kan imidlertid ha flere rutenettvisninger og tabeller i hvilken som helst base, skjule felt om nødvendig, og til og med koble informasjon på tvers av tabeller. Avveiningene kan virke begrensende i utgangspunktet, men det kan endre seg når du er kjent med Airtable.

Rollen til det primære feltet i Airtable

Når du starter din nye base, vil du legge merke til at noen felt allerede er på det første bordet ditt. Feltet lengst til venstre er spesielt uthevet og låst til venstre side. Dette er det primære feltet, og det tjener en viktig rolle som den unike identifikatoren for posten din – nesten som en overskrift som all annen informasjon ligger under.

Det primære feltet brukes som en posttittel på tvers Airtable utsikt og mange andre steder, for eksempel navnet på hvert kort i Kanban-visningen eller referansenavnet i koblede poster. Det primære feltet er et enkeltlinjes tekstfelt som standard. Likevel, ifølge Airtable-støttedokumentasjon, kan du endre primærfeltet til flere andre felttyper om nødvendig.

Hvordan legge til et nytt felt i Airtable

Det er to måter å legge til et felt i Airtable; den første metoden er gjennom Airtables Grid-visning. Ved siden av overskriftene til de eksisterende feltene dine vil du se en overskrift med et plusstegn. Ved å klikke på det plusstegnet åpnes en meny som viser alle tilgjengelige felt. Velg en felttype, følg eventuelle tilleggsinstruksjoner for å sette opp feltet, og klikk Opprett felt.

Den andre måten å legge til et felt på er innenfor en hvilken som helst individuell post i basen din, tilgjengelig i de fleste visninger ved å klikke på posten. Klikk på nederst i posten Legg til et nytt felt i denne tabellen.

Et popup-vindu vil dukke opp som lar deg legge til et nytt enkeltlinjet tekstfelt i posten. Skriv inn et navn for feltet, og bruk deretter rullegardinmenyen for å endre felttypen om nødvendig. Følg eventuelle tilleggsinstruksjoner som vises for å sette opp feltet og klikk Lagre.

Husk at å legge til et nytt felt legger det til i hver post i tabellen din, så du vil sannsynligvis finne en kolonne full av tomme mellomrom neste gang du går inn i tabellens rutenettvisning.

1. Tekstinntastingsfelt

Det er flere tekstformater med tilsvarende felttyper i Airtable. Standard enkeltlinjetekstfelt er det mest grunnleggende feltet og passer for kortfattede beskrivelser. Hvis du trenger å skrive mer, bør du vurdere feltet Lang tekst, som gjør det mulig å skrive inn opptil 100 000 teksttegn, linjeskift og rik tekstformatering når du veksler.

Dato-feltet tillater manuell eller kalenderbasert dato og klokkeslett. Videre er det mange andre spesialiserte felt som telefonnummer, e-post, URL, nummer, valuta, varighet og prosentandel. Hvert felt er utformet for å lagre og formatere sine respektive datatyper.

2. Utvalgsbaserte felt

Airtable tilbyr flere felt basert på valg av forskjellige alternativer. Dette er nyttige måter å kategorisere postene dine på, holde styr på oppgaver eller følge en prosess.

Avmerkingsboks-feltet legger ganske enkelt til en klikkbar avmerkingsboks i postene dine. Rangeringsfeltet legger til et visuelt rangeringssystem fra ett til ti poeng, satt til fem stjerner som standard. Enkeltvalg og Flervalgsfelt aktiverer rullegardinmenyer for kategorisering, med sistnevnte tillater flere valg for en enkelt post.

3. Oppslag og tellefelt

Oppslags- og Antall-feltene viser Airtables mest karakteristiske funksjonalitet: dens kraftige evne til å koble til og samhandle med forskjellige datasett gjennom relasjonsdatabasemodellen.

Kobling til post-feltet kobler sammen poster på tvers av tabeller, og skaper rike lag med tilknyttet informasjon. Med utgangspunkt i dette lar sammendragsfeltet deg lage beregninger og sammendrag basert på felt i koblede poster.

Telling-feltet lar deg telle antall poster koblet til et Link til post-felt. Oppslagsfeltet henter data fra koblede poster, noe som letter informasjonsdeling mellom tabeller uten redundans.

Airtable inkluderer et sett med felt som lagrer metadata om postene dine. Disse feltene er uvurderlige når du håndterer store data som ofte endres.

Feltene Opprettet tid og Sist endret tid sporer når poster ble opprettet eller sist redigert. Opprettet av og Sist endret av identifisere de respektive brukerne som er ansvarlige for disse handlingene. Du kan velge spesifikke betingelser som dette feltet skal oppdateres under om nødvendig.

Autonummer-feltet tildeler et sekvensielt nummer til poster, og tilbyr et konsistent nummereringssystem gjennom hele tabellen. Mens Airtable selv nummererer postene dine helt til venstre i rutenettvisningen, teller denne nummereringen bare antallet synlige poster

5. Andre Airtable-felt

I tillegg til feltene ovenfor, tilbyr Airtable også noen særegne felt som fungerer i en egen liga. Formelfeltet bringer en av de mest nyttige regnearkfunksjonene til basen din. Dette feltet lar deg utføre beregninger, lage sammensatte data og bygge logikkbasert funksjonalitet.

Hvis du er vant til verktøy som Microsoft Excel, vet du allerede hvordan Formel-feltet fungerer, men det kan være lurt å lese hvordan du bruker formler i Airtable for å sikre at du får mest mulig ut av dette feltets muligheter.

Bruker-feltet lar deg legge til noen andre som bruker Airtable til en post ved å velge navnet deres fra en rullegardinliste eller invitere dem til basen via e-post. Noen funksjoner i dette feltet kan kreve en av Airtables betalte planer.

Strekkodefeltet lagrer strekkoder og QR-koder skannet via Airtables mobilapper. Til slutt lar Button-feltet deg legge til tilpassbare knapper til postene dine, som kan forhåndsvise nettsider, kjøre skript, laste inn tilpassede Airtable-utvidelser og mer.

Organiser, kommenter og vær mer produktiv med felt i Airtable

Felt hjelper deg å få mest mulig ut av dataene i Airtable-basen din, og de er inngangsporten til å frigjøre Airtables fulle potensial for arbeidsflyten din. Enten du lagrer informasjon, får ny innsikt eller lager skreddersydde arbeidsflyter, er Airtable et allsidig verktøy som hjelper deg å jobbe smartere.

Hvis du støter på en felttype du ikke har brukt før, ikke nøl med å eksperimentere og se om den kan heve prosessene dine.